Kelan työjärjestys 1.3.2016 alkaen

Kansaneläkelaitoksesta annetun lain (17.8.2001/731) 7 §:n 1 momentin 3 kohdan perusteella Kansaneläkelaitokselle (jatkossa Kela) on vahvistettu seuraava työjärjestys.

1 § Kelan hallintorakenne ja toimielimet

Kelan hallintorakenteesta ja toimielimistä säädetään Kansaneläkelaitoksesta annetussa laissa. Kelassa on kuusi tulosyksikköä. Tulosyksiköihin sisältyy yksiköitä. Vakuutuspiiri rinnastetaan yksikköön. Yksiköihin voi sisältyä ratkaisukeskuksia, osaamiskeskuksia ja ryhmiä. Ryhmiin voi sisältyä tiimejä. Kelan paikallishallinto muodostuu Etuuspalvelujen tulosyksikköön sisältyvistä viidestä vakuutuspiiristä. Kelan tulosyksiköille asetetaan tulostavoitteet ja vahvistetaan työjärjestys.  

2 § Johtaminen

Hallitus johtaa ja kehittää Kelan toimintaa kuten Kansaneläkelaitoksesta annetussa laissa säädetään.

Pääjohtajan tehtävistä säädetään Kansaneläkelaitoksesta annetussa laissa ja tämän työjärjestyksen 3 §:ssä ja 5 §:ssä. Hallitus päättää pääjohtajan ja johtajien välisestä työnjaosta.

3 § Tulosohjaus

Pääjohtaja valmistelee vuosittain Kelan toiminta- ja taloussuunnitelman hallituksen päätettäväksi.

Toiminta- ja taloussuunnitelman pohjalta hallitus tekee tulossopimuksen pääjohtajan kanssa. Pääjohtaja tekee tulossopimuksen vastuulleen annettujen tulosyksiköiden kanssa ja kukin johtaja vastuulleen annettujen tulosyksiköiden kanssa.

Tulossopimuksessa sovittujen tavoitteiden saavuttamisesta pääjohtaja raportoi hallitukselle, johtajat pääjohtajalle ja tulosyksiköiden johtajat pääjohtajalle ja johtajille.

4 § Asioiden esittely hallituksessa

Pääjohtaja esittelee asiat hallitukselle. Pääjohtaja voi kuitenkin siirtää esittelytehtävän.

Hallitus päättää läsnäolo-oikeudesta hallituksen kokouksissa.

5 § Pääjohtajan tehtävät

Sen lisäksi mitä Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 9 §:n 3 momentissa säädetään ja tämän työjärjestyksen 3 §:ssä määrätään pääjohtajan tehtävistä, pääjohtaja vastaa Kelan strategisesta johtamisesta ja kehittämisestä sekä hallituksen hänen vastuulleen antamista yksiköistä ja niille kuuluvista asioista.

Pääjohtaja päättää vastuulleen kuuluvien yksiköiden työjärjestykset ja johtajien esityksistä muiden tulosyksiköiden työjärjestykset. Jos on epäselvyyttä siitä, minkä tulosyksikön tehtäviin asia kuuluu, toimivaltakysymyksen ratkaisee pääjohtaja.

Pääjohtaja päättää Kelan prosessikokonaisuudesta.

6 § Johtajien tehtävät

Johtajat vastaavat hallituksen heidän vastuulleen antamien tulosyksiköiden ja niille kuuluvien asioiden suunnittelusta sekä johtamisesta. Johtajat raportoivat pääjohtajalle.

Johtajat toimivat toistensa sijaisina hallituksen päätöksen mukaisesti. Pääjohtajan sijaisena toimii tehtävään määrätty johtaja.

7 § Johtoryhmätyöskentely

Pääjohtajan johdolla toimii Kelan johtoryhmä ja Kelan laajennettu johtoryhmä. Johtoryhmään kuuluvat pääjohtaja, johtajat ja pääjohtajan määräämät jäsenet.  Johtoryhmä käsittelee hallitukselle esiteltävät keskeiset asiat, ja muut asiat, jotka vaativat yksittäistä toimialaa laajempaa tarkastelua.

Laajennettuun johtoryhmään kuuluu johtoryhmän jäsenten lisäksi tulosyksiköiden johtajat ja muut pääjohtajan määräämät jäsenet.Laajennettu johtoryhmä käsittelee Kelaa koskevia asioita ja linjauksia sekä toimii pääjohtajan ja johtajien tukena.

Tulosyksiköillä on kullakin oma johtoryhmänsä, jonka tehtävistä määrätään tarkemmin asianomaisessa työjärjestyksessä

8 § Yhteistyö asioiden valmistelussa

Kelan prosessimainen toimintatapa edellyttää saumatonta yhteistyötä yli yksikkörajojen.  Asioiden valmistelussa tulosyksiköiden ja toimihenkilöiden tulee pitää yhteyttä neuvotteluin, tiedottamalla ja muilla sopivilla tavoilla.

Valmistelusta vastaavan tulosyksikön johtajan tulee huolehtia, että yhteistoiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan asioiden valmistelussa.

9 § Palveluverkko  

Hallitus päättää vakuutuspiireistä sekä toimistojen perustamisesta ja lakkauttamisesta.  
Asiakkuuspalvelujen tulosyksikön johtaja päättää yhteispalveluista ja muista palvelutoiminnoista.  

10 § Kelan tulosyksiköt

Kelassa on seuraavat tulosyksiköt:

1. Asiakkuuspalvelujen tulosyksikkö   
2. Etuuspalvelujen tulosyksikkö    
3. Kehittämispalvelujen tulosyksikkö   
4. ICT-palvelujen tulosyksikkö          
5. Yhteisten palvelujen tulosyksikkö     
6. Esikuntapalvelujen tulosyksikkö 

11 § Sisäinen tarkastus

Pääjohtajan alaisena toimii sisäinen tarkastus. Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen vahvistaa hallitus.

12 § Asiakkuuspalvelujen tulosyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet 

Asiakkuuspalvelujen tulosyksikkö vastaa laadukkaasta ja vaivattomasta asiakaspalvelusta kaikissa palvelukanavissa sekä asiakkaiden neuvonnasta ja ohjauksesta asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.  

Asiakkuuspalvelujen tulosyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

1. asiakkuuksien johtaminen ja kehittäminen
2. palvelun johtaminen ja kehittäminen
3. asiakaspalvelu eri palvelukanavissa ja asiointitavoissa  
4. asiakas- ja kumppaniviestintä asiakkaille ja sidosryhmille.

13 § Etuuspalvelujen tulosyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet  

Etuuspalvelujen tulosyksikkö vastaa laadukkaasta, vaivattomasta, yhdenmukaisesta ja tehokkaasta etuusratkaisutoiminnasta asiakkaiden tarpeiden mukaisesti sekä etuuslainsäädännön kehittämisehdotusten tekemisestä aktiivisesti ja asiakaslähtöisesti.

Etuuspalvelujen tulosyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

1. etuusprosessien johtaminen ja kehittäminen
2. etuuksien käsittely ja ratkaisutyö sekä niiden johtaminen ja kehittäminen
3. etuustuotteiden sisällön määrittäminen ja kehittäminen
4. etuuslainsäädännön kehittämisehdotusten tekeminen. 

14 § Kehittämispalvelujen tulosyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet   

Kehittämispalvelujen tulosyksikkö vastaa asiakas- ja etuusprosessien ja tietojärjestelmien sekä niihin liittyvien palvelujen kehittämisestä ja jatkuvasta parantamisesta asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti  sekä projektitoiminnan hallinnasta.
 
Kehittämispalvelujen tulosyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

1. asiakkuus- ja etuustietojärjestelmien sekä niihin liittyvien prosessien ja palvelujen kehittäminen ja jatkuva parantaminen
2. projektitoiminnan hallinta
3. tietohallintotoiminnot
4. arkkitehtuurit ja toiminnan kehittämisen menetelmät ja välineet  
5. tiedonvaihdon ja -tietovarantojen kehittäminen
6. laadunvarmistus ja testaustoiminnot
7. tietojärjestelmien tilaajavastuu.       

15 § ICT-palvelujen tulosyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet 

ICT-palvelujen tulosyksikkö vastaa ICT-palvelujen tuottamisesta ja toimittamisesta vastuullisesti ja kustannustehokkaasti asiakkaiden, sidosryhmien ja henkilöstön käyttöön.
      
ICT-palvelujen tulosyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

1. ICT-palvelujen johtaminen ja kehittäminen
2. tilaajayhteistyö
3. ICT-palvelutuotanto  
4. ICT-hankinnat ja -sopimukset.

ICT-palvelujen tulosyksikössä toimii Kanta-palvelujen yksikkö, jonka tehtävänä on valtakunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluiden kehittäminen ja ylläpito.     

16 § Yhteisten palvelujen tulosyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet 

Yhteisten palvelujen tulosyksikkö vastaa toimintaa mahdollistavien yhteisten palvelujen tuottamisesta ja toimittamisesta taloudellisesti ja tehokkaasti asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.
 
Yhteisten palvelujen tulosyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

1. yhteisten palvelujen johtaminen ja kehittäminen  
2. hallinto- ja toimitilapalvelut
3. hankinta- ja oikeudelliset palvelut  
4. henkilöstöpalvelut  
5. talouspalvelut
6. tiedon tuottamisen palvelut.  

17 § Esikuntapalvelujen tulosyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet

Esikuntapalvelujen tulosyksikkö vastaa johtamisen palveluista Kelan strategian toteuttamiseksi ja kokonaisonnistumisen varmistamiseksi sekä johdon tuesta palvelujen strategisessa johtamisessa.

Esikuntapalvelujen tulosyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

1. Kelan johtaminen ja kehittäminen  
2. talous ja henkilöstö
3. tulosohjaus
4. yhteiskunnallinen vaikuttaminen ja viestintä  
5. oikeudelliset asiat, toimielimet ja turvallisuus.
         

18 § Tulosyksiköiden organisaatio ja tehtävät

Tulosyksiköiden organisaatiosta ja tehtävistä määrätään tarkemmin tulosyksikön työjärjestyksessä.

19 § Tulosyksikön johtajan tehtävät ja kelpoisuusehdot

Tulosyksikön johtajan tehtävänä on vastata tulosyksikön johtamisesta sekä sille kuuluvien asioiden suunnittelusta ja kehittämisestä. Esikuntapalvelujen tulosyksikön johtaja sekä sisäisen tarkastuksen päällikkö raportoivat pääjohtajalle ja muut tulosyksiköiden johtajat raportoivat toimialasta vastaavalle johtajalle.

Lisäksi tulosyksikön omassa työjärjestyksessä voi olla määräyksiä raportoinnista.  
Tulosyksikön johtajan tulee olla tehtävään soveltuvan ylemmän korkeakoulututkinnon suorittanut sekä perehtynyt tulosyksikön toimialaan kuuluviin asioihin ja johtamistehtäviin.

Sisäisen tarkastuksen päällikköön sovelletaan tulosyksikön johtajaa koskevia määräyksiä.

20 § Yksikön päällikön tehtävät ja kelpoisuusehdot

Yksikön päällikön tehtävänä on vastata yksikön johtamisesta sekä sille kuuluvien asioiden suunnittelusta ja kehittämisestä. Yksikön päällikkö raportoi tulosyksikön johtajalle.

Yksikön päällikön tulee olla tehtävään soveltuvan ylemmän korkeakoulututkinnon suorittanut sekä perehtynyt yksikön toimialaan kuuluviin asioihin ja johtamistehtäviin. Vakuutuspiirin johtajaan sovelletaan yksikön päällikköä koskevia määräyksiä.  

21 § Muiden toimihenkilöiden kelpoisuusehdot

Muiden kuin 19 - 20 §:ssä mainittujen toimihenkilöiden kelpoisuusehdoista määrätään erikseen.   

22 § Tehtäväjaon määräytyminen eräissä tapauksissa

Kahden tai useamman tulosyksikön tehtäväalueeseen kuuluva asia käsitellään siinä yksikössä, jonka tehtäväalueeseen se pääasiallisesti kuuluu. Tulosyksiköt voivat sopia yksittäisen asian tai asiaryhmän tehtäväjaosta tästä työjärjestyksestä poiketen, jos se on asian käsittelyn kannalta tarkoituksenmukaista.

Jos tulosyksikössä käsiteltävä asia koskee myös toisen yksikön toimintaa, asiaa valmisteltaessa on neuvoteltava kysymyksessä olevan yksikön kanssa.

23 § Asioiden esittely

Kelan hallinnolliset päätökset tehdään esittelystä siten kuin hallituksen päätöksessä toimivallasta hallinnollisissa asioissa tarkemmin määrätään. Esittelijänä toimii pääjohtajan, johtajan tai tulosyksikön johtajan  määräämä toimihenkilö.

24 § Pääjohtajan informointi

Pääjohtaja on pidettävä tietoisena Kelan toimintaan liittyvistä keskeisistä asioista.

25 § Voimaantulo  

Tämä työjärjestys tulee voimaan 1 päivänä maaliskuuta 2016. Tällä työjärjestyksellä kumotaan 11 päivänä kesäkuuta 2015 vahvistettu työjärjestys.  

Ennen tämän työjärjestyksen voimaantuloa voidaan ryhtyä täytäntöönpanon edellyttämiin tarvittaviin toimenpiteisiin.