Arbetsordning för Folkpensionsanstalten (FPA)

Med stöd av 7 § 1 mom. 3 punkten i lagen om Folkpensionsanstalten (17.8.2001/731) har följande arbetsordning fastställts för Folkpensionsanstalten (nedan FPA) 21.3.2013.

Arbetsordning för Folkpensionsanstalten från och med 1.5.2013

1 § FPA:s förvaltningsstruktur och förvaltningsorgan

I lagen om Folkpensionsanstalten stadgas om FPA:s förvaltningsstruktur och förvaltningsorgan.

En resultatenhet är en avdelning eller annan verksamhetsenhet inom centralförvaltningen, en försäkringskrets eller ett försäkringsdistrikt eller en annan enhet inom lokalförvaltningen.

2 § Ledarskap

Styrelsen leder och utvecklar FPA:s verksamhet enligt vad som stadgas i lagen om Folkpensionsanstalten.

Om generaldirektörens uppgifter stadgas i lagen om Folkpensionsanstalten och i 3 § och 5 § i denna arbetsordning. Styrelsen beslutar om generaldirektörens och direktörernas arbetsfördelning.

3 § Resultatstyrning

Generaldirektören bereder årligen FPA:s verksamhets- och ekonomiplan för beslut av styrelsen.

På basis av verksamhets- och ekonomiplanen ingår styrelsen resultatavtal med generaldirektören, som sedan ingår separata resultatavtal med direktörerna. Generaldirektören ingår resultatavtal med de resultatenheter som denne fått ansvaret för, och varje direktör ingår resultatavtal med de resultatenheter som direktören i fråga fått ansvaret för.  Kretsdirektören ingår resultatavtal med cheferna för försäkringsdistrikten och med cheferna för andra enheter inom lokalförvaltningen.

Vid beredandet av resultatavtal ska vederbörande processansvariga höras.

Beträffande uppnåendet av de mål som överenskommits i ett resultatavtal rapporterar generaldirektören till styrelsen, direktörerna till generaldirektören och resultatenheternas chefer till generaldirektören och direktörerna.

4 § Föredragning av ärenden i styrelsen

Generaldirektören föredrar ärendena för styrelsen. Generaldirektören kan också delegera uppgiften att föredra ett ärende.

Styrelsen beslutar om rätten att närvara vid dess sammanträden.

5 § Generaldirektörens uppgifter

Utöver vad som stadgats om generaldirektörens uppgifter i 9 § 3 mom. i lagen om Folkpensionsanstalten och i 3 § i denna arbetsordning, svarar generaldirektören för de enheter som styrelsen tilldelat generaldirektören ansvaret för och för de ärenden som hänför sig till dessa.

Generaldirektören beslutar om arbetsordningar för de enheter som denne har ansvaret för samt, på föredragning av direktörerna, om arbetsordningar för övriga resultatenheter. Vid oklarhet om vilken resultatenhet som ska ha ansvaret för ett visst ärende avgörs behörighetsfrågan av generaldirektören.

Generaldirektören beslutar om FPA:s processhelhet.

6 § Direktörernas uppgifter

Direktörerna svarar för planeringen och ledningen för de resultatenheter för vilka de tilldelats ansvaret av styrelsen och för de ärenden som hänför sig till dessa. Direktörerna rapporterar till generaldirektören.

Ansvaret för krets- och lokalförvaltningens verksamhet åligger den direktör som styrelsen utser för uppgiften. Direktören ingår resultatavtal med kretsdirektörerna.

Direktörerna är ställföreträdare för varandra i enlighet med styrelsens beslut. Ställföreträdare för generaldirektören är den direktör som utsetts för uppgiften.

7 § Ledningsgrupper

FPA:s ledningsgrupp verkar under ledning av generaldirektören. I ledningsgruppen ingår generaldirektören, direktörerna och av generaldirektören utsedda medlemmar.  Ledningsgruppen handlägger centrala ärenden som ska föredras för styrelsen, liksom även andra ärenden som kräver en vidare granskning utöver den ifrågavarande verksamhetssektorn.

Varje verksamhetsområde och varje resultatenhet har en egen ledningsgrupp, vars uppgifter definieras närmare i respektive arbetsordning.

8 § Samarbete vid beredningen av ärenden

Det processinriktade arbetssättet vid FPA förutsätter ett helgjutet samarbete över enhetsgränserna.  Vid beredningen av ärenden ska resultatenheterna och personalen hålla kontakt genom att förhandla och informera och på andra lämpliga sätt.

Den chef för en resultatenhet som svarar för beredningen ska tillse att reglerna och bestämmelserna om samarbete följs vid beredningen av ärenden.

9 § Centralförvaltningens avdelningar

Inom FPA:s centralförvaltning finns följande avdelningar:

  1. administrativa avdelningen, vars uppgift är att handha den allmänna förvaltningen, strategiskt planering och resultatstyrning, utvecklandet av organisationen och verksamheten, juridiska ärenden, allmän koordinering av arbetet med beredning av lagstiftning och av den internationella verksamheten samt information och översättningsverksamhet;
  2. ekonomiavdelningen, vars uppgift är att handha den ekonomiska planeringen, att sörja för finansieringen och likviditeten och att sköta försäkringspremiegranskningen, placeringsverksamheten, penningtrafiken och huvudbokföringen;
  3. avdelningen för pensioner och utkomstskydd, vars uppgift är att handha planering, utveckling, styrning och processledning i fråga om pensionsförsäkringsförmåner, boendestöd, utkomsttrygghet för arbetslösa, förmåner för barnfamiljer, studieförmåner och militärunderstöd samt att handha koordineringen av internationella förmånsärenden;
  4. hälsoavdelningen, vars uppgift är att handha planering, utveckling, styrning och processledning i fråga om sjukförsäkringsförmåner, företagshälsovård, rehabilitering, handikappförmåner och sjukpensioner samt att handha avgörandeverksamheten beträffande sjukpensioner och beträffande de företagshälsovårdsärenden som avgörs vid centralförvaltningen;
  5. fältavdelningen, vars uppgift är att planera och koordinera krets- och lokalförvaltningens verksamhet, svara för kundservicesupport och utveckla kundserviceprocessen;
  6. personalavdelningen, vars uppgift är att sköta frågor som gäller FPA:s personalpolitik, kollektivavtal, arbetsgivarverksamhet och personalprocesser och svara för utvecklandet av personalresurserna, arbetsgemenskaperna och kompetensutvecklingen samt att handha utbildningsverksamheten och företagshälsovården;
  7. dataförvaltningsavdelningen, vars uppgift är att svara för ärenden som gäller dataförvaltningen, för koordineringen av datatekniska tillämpningar, för systemtestning och datasupport, för utbetalning av förmåner och betalningsservice samt för debiteringar av statliga och kommunala finansieringsandelar;
  8. IT-avdelningen, vars uppgift är att svara för planering, underhåll och utvecklande av datasystemen och för produktion, leverans och anskaffning av informations- och kommunikationsteknologiska system;
  9. aktuarie- och statistikavdelningen, vars uppgift är att tillhandahålla försäkringsteknisk kalkylering och statistikföring till stöd för planeringen och verkställigheten av socialförsäkringen och FPA:s verksamhet samt att tillhandahålla samhällelig statistik;
  10. forskningsavdelningen, vars uppgift är att handha forskningen till underlag för utvecklandet av förmånssystemen och FPA:s verksamhet samt FPA:s bibliotek och informationstjänst; samt
  11. serviceavdelningen, vars uppgift är att handha ärenden som gäller upphandlingsverksamhet, kontorsservice, beredskap och säkerhet samt fastigheter och arbetslokaler.

10 § Andra verksamhetsenheter

Vid centralförvaltningen verkar FPA:s internrevision som lyder under generaldirektören. Instruktionen för internrevisionen fastställs av styrelsen.

Vid centralförvaltningen verkar enheten för Kanta-tjänster, vars uppgift är att svara för utvecklande och underhåll av de riksomfattande informationssystemtjänsterna för social- och hälsovården.

11 § Servicenät 

Styrelsen beslutar om försäkringskretsarna och kretscentralernas förläggningsorter och om försäkringsdistrikten och andra enheter inom lokalförvaltningen samt om inrättande och indragning av byråer.

Distriktschefen beslutar om samservice och andra serviceformer efter diskussion med kretsdirektören.

12 § Krets- och lokalförvaltning

Inom FPA:s kretsförvaltning finns följande enheter: Södra Finlands försäkringskrets med kretscentral i Lahtis, Östra och Norra Finlands försäkringskrets med kretscentraler i Kuopio och Uleåborg samt Västra Finlands försäkringskrets med kretscentraler i Åbo och Seinäjoki.

Inom FPA:s lokalförvaltning finns följande enheter:

Försäkringsdistrikten inom Södra Finlands försäkringskrets är: Esbo, Helsingfors, Kanta-Häme, Mellersta Nylands, Kymmenedalens, Päijät-Häme, Västra Nylands och Vanda-Borgå försäkringsdistrikt.

Försäkringsdistrikten inom Östra och Norra Finlands försäkringskrets är: Södra Karelens, Södra Savolax, Lapplands, Uleåborgs, Norra Karelens, Norra Österbottens och Norra Savolax försäkringsdistrikt.

Försäkringsdistrikten inom Västra Finlands försäkringskrets är: Södra Birkalands, Södra Österbottens, Mellersta Österbottens, Mellersta Finlands, Österbottens, Satakunta, Tammerfors, Åbo och Egentliga Finlands försäkringsdistrikt.

Inom FPA:s försäkringskretsar finns dessutom följande enheter som motsvarar lokalförvaltningens försäkringsdistrikt: Studiestödscentralen, Centret för tolkningsservice för handikappade och FPA Åland [samt, från 1.1.2014, Indrivningscentret] (Västra Finland); Kontaktcentret (Östra och Norra Finland); samt Utlandsenheten [fram till 31.12.2013, från 1.1.2014 Centret för internationella ärenden] (Södra Finland).

Vid FPA kan även finnas andra enheter inom lokalförvaltningen.

13 § Uppgifter och behörighetsvillkor för avdelningscheferna och cheferna för andra verksamhetsenheter inom centralförvaltningen

Chefen för en avdelning svarar för ledningen av avdelningens verksamhet och för planeringen och utvecklandet i fråga om de ärenden som avdelningen har ansvaret för. Cheferna för administrativa avdelningen, ekonomiavdelningen och internrevisionen rapporterar till generaldirektören. De övriga avdelningscheferna rapporterar till direktören för respektive verksamhetsområde.

Chefen för en avdelning ska ha avlagt en lämplig högre högskoleexamen och vara förtrogen med avdelningens verksamhetsområde och med ledningsuppgifter. Chefen för administrativa avdelningen ska ha avlagt juris kandidat- eller juris magisterexamen.

På chefer för andra verksamhetsenheter inom centralförvaltningen tillämpas de bestämmelser som gäller för avdelningschefer.

14 § Gruppchefernas uppgifter och behörighetsvillkor

Chefen för en grupp svarar för ledningen av gruppens verksamhet och för planeringen och utvecklandet i fråga om de ärenden som gruppen har ansvaret för. Chefen för en grupp rapporterar till den egna avdelningschefen.

Chefen för en grupp ska ha avlagt en lämplig högre högskoleexamen och vara förtrogen med gruppens verksamhetsområde och med ledningsuppgifter.

15 § Kretsdirektörernas uppgifter och behörighetsvillkor

Varje försäkringskrets och kretscentral leds av en kretsdirektör vars uppgift är att planera, leda och utveckla försäkringskretsens verksamhet och att sörja för FPA:s uppgifter på kretsnivå.

Kretsdirektören ska ha avlagt en lämplig högre högskoleexamen och vara förtrogen med ledningsuppgifter. Kretsdirektören rapporterar till direktören för respektive verksamhetsområde.

16 § Uppgifter och behörighetsvillkor för cheferna för försäkringsdistrikten och cheferna för andra enheter inom lokalförvaltningen

Varje försäkringsdistrikt leds av en distriktschef vars uppgift är att planera, leda och utveckla försäkringsdistriktets verksamhet och att sörja för FPA:s uppgifter på lokal nivå.

Distriktschefen ska ha avlagt en lämplig högre högskoleexamen och vara förtrogen med ledningsuppgifter. Distriktschefen rapporterar till kretsdirektören.

På chefer för andra enheter inom lokalförvaltningen tillämpas de bestämmelser som gäller för distriktschefer.

17 § Behörighetsvillkor för andra arbetstagare

Om behörighetsvillkoren för andra arbetstagare än dem som nämns i 13 – 16 § bestäms separat. 

18 § Bestämmandet av behörighet i vissa fall

Ett ärende som hänför sig till två eller flera resultatenheters uppgiftsområde handläggs vid den enhet till vars uppgiftsområde ärendet huvudsakligen hör.

Resultatenheterna kan i ett enskilt ärende eller en enskild grupp av ärenden komma överens om en arbetsfördelning som avviker från denna arbetsordning, om detta är ändamålsenligt med tanke på handläggningen av ärendet.

När ett ärende som ska handläggas vid en resultatenhet även rör en annan enhets verksamhet, ska vid beredningen av ärendet förhandlingar föras med enheten i fråga.

19 § Föredragning av ärenden

FPA:s administrativa beslut fattas på föredragning i enlighet med bestämmelserna i styrelsens beslut om behörighet i administrativa ärenden. Ett ärende kan föredras av en anställd som utsetts till föredragande av generaldirektören, en direktör, en chef för en avdelning eller annan resultatenhet, en kretsdirektör, en distriktschef eller en chef för en annan enhet inom lokalförvaltningen.

20 § Information till generaldirektören

Generaldirektören ska hållas informerad om alla viktiga ärenden som hänför sig till FPA:s verksamhet.

Denna arbetsordning träder i kraft den 1 maj 2013. Genom denna arbetsordning upphävs den arbetsordning som utfärdats den 10 juni 2008.

 

 

Uppdaterad 2013-04-24