Kelan valtuutetut vastaanottivat selvityksen Kelan vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen
hankinnoista

Kelan toimintaa valvovat valtuutetut edellyttävät Kelan hallitukselta toimenpiteitä raportissa esitettyjen suositusten pohjalta.

Kelan valtuutettujen tilaamaa ulkoinen selvitys Kelan vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen hankinnoista luovutettiin valtuutetuille tiistaina.

Selvityksessä arvioitiin vuonna 2018 toteutettua terapiapalvelujen hankintaa. Tavoitteena oli arvioida muun muassa Kelan terapiapalveluhankintojen kokonaisprosessia, Kelan sisäistä yhteistyötä ja sitä, miten terapiapalveluhankinnoissa onnistuttiin turvaamaan asiakkaiden tarpeet ja palvelun laatu.

Kelan hallintoa ja toimintaa valvovat valtuutetut, jotka valitaan kansanedustajista.  Valtuutetut päättivät toimittaa raportin Kelan hallitukselle. Valtuutetut edellyttävät, että Kelan hallitus käy raportissa esitetyt suositukset läpi ja esittelee Kelalta edellyttämänsä toimet valtuutettujen yleiskokouksessa 10. huhtikuuta.

Ulkoisen selvityksen vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen hankinnoista on tehnyt BDO Audiator Oy.

Selvitysraportti sisältää seuraavat suositukset

Suunnittelu

”Palvelun ja hankinnan muutoksista tehdään suunnitteluvaiheessa riskianalyysi ja riskien-hallintasuunnitelma. Palvelutuottajia ja kuntoutujia koskevat muutokset ja niihin liittyvät riskit käydään läpi etujärjestöjen kanssa riittävän aikaisin ja kattavasti. Riskienhallintaan varataan riittävästi aikaa ja resursseja.”

Toteutus

”Lasten- ja nuorten fysio- ja toimintaterapia kuntoutujan etu tulisi huomioida ensisijaisena, tulisi mm. palvelutuottajia valittaessa, pystyä harkitsemaan hankalassa asemassa olevien kuntoutujien kykyä matkustaa. Tutkitaan, voisiko kehittää yksinkertaista laskentamallia, jolla voisi ennakoida Kelalle aiheutuvat kokonaiskustannukset, esim. sen perusteella, montako kuntoutujaa on ollut edellisenä vuotena kunnassa ja missä kunnassa valittavat palveluntarjoajat sijaitsevat.”

Hankintailmoitus ja tarjouspyynnöt

”Yksilöterapioiden tarjouspyyntöasiakirjoista tulee käydä ilmi, kuinka monta palveluntuottajaa alueellisesti valitaan. Tässä tapauksessa tätä joutuisi muotoilemaan, koska tämä riippuu palveluntuottajien kapasiteetista, esim. ”valitaan kysyntää vastaava määrä, kuitenkin minimissään yksi, fysioterapiassa kolme palveluntuottajaa”.”

Tarjousvertailut

”Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Tietojen täsmentäminen ei kuitenkaan saa johtaa tarjouksen muuttamiseen tai parantamiseen. Suositellaan, että korjaukset pisteytykseen perustuvat tarjoajalta pyydettyihin ja saatuihin täydennyksiin tai täsmennyksiin. Korjaukset dokumentoidaan niin, että jälkikäteen voidaan auditoida, kenen tarjouksia on korjattu, miten ja millä perusteella. Uutta tarjousta ei tule kuitenkaan pyytää vaan tarjoukseen liittyvät lisätiedot ja tähän liittyvä tuottajan kanssa käyty kirjeenvaihto tulee arkistoida erikseen, josta käy ilmi edellä mainitut tiedot.”

Hankintapäätökset

”Hankintapäätöksessä on suositeltavaa dokumentoidusti todeta valittujen puitesopimus-kumppaneiden lukumäärään johtaneet perusteet.”

Hankintasopimukset

”Suosittelemme, että Kelassa seurattaisiin myös sitä, milloin sopimukset on allekirjoitettu Kelan toimesta. Sopimukset tulisi olla allekirjoitettuja ennen palvelutuotannon käynnisty-mistä. Sopimusten arkistoinnista on syytä varmistua.”

Hankinta-asiakirjojen hallinnointi

”Näinkin laaja-alaisessa hankinnassa on suositeltava keskitetysti varmistua siitä, että palvelinkansiorakenne on yhdenmukainen vakuutuspiireittäin ja sisältää kaikki hankinnan kannalta tarpeelliset asiakirjat, jotta koko kilpailutusprosessi olisi arkistoituna yhteen paikkaan.”

Palvelukuvauksen kriteerit

”Etenkin uusien palveluntuottajien osalta palautetta kerätään tehostetummin, jotta mahdollisiin epäkohtiin voidaan puuttua nopeammin.”

Vuoropuhelu asiakkaiden ja palvelujen tuottajien kanssa

Palvelukuvauksien ja tarjouspyyntöjen suunnitteluvaiheessa käydään kattavammin keskustelua palveluntuottajien ja terapialiittojen kanssa erityisesti suunniteltujen muutosten osalta ja kerätään palautetta.
Kilpailutusvaiheessa varmistutaan riittävästä tiedotuksesta ja tuesta palveluntuottajille.

Käytössä olevat laatukriteerit ja niiden seuranta

”Suunnitellaan ja varmennetaan riittävät valvonta- ja auditointiresurssit valvomaan ja seuraamaan palvelujen laatua. Mikäli nähdään että puutteita esiintyy runsaasti, tulee harkita lisätoimenpiteinä esim. palvelukuvauksien tarkentamista, laatukriteerien tai hinta-laatusuhteen muuttamista tai palvelujen kategorisointia eri palveluluokkiin.”

Käytössä olevat auditointimenetelmät

”Suunnitellaan ja varmennetaan riittävät valvonta- ja auditointiresurssit ja -prosessit valvomaan ja seuraamaan palvelujen laatua. Uusia palvelutuottajia olisi suositeltavaa auditoida tehostetusti. Yksi mahdollisuus voisi olla vakuutuspiirien ottaminen mukaan valvontatoimintaan.”

Palvelusta saatu palaute ja valitukset

”Selvennetään suorahankinnan periaatteet Kelan ohjeistuksessa ja tarvittaessa käydään läpi palvelutuottajien ja kuntoutujien etujärjestöjen kanssa. Sekä palveluntuottajilta että kuntoutujilta kerätään tehostetusti ja keskitetysti palautetta palvelun laadusta.”

Vastuut ja resursointi

”Mahdollisuuksien mukaan kilpailutuksia jaetaan tasaisesti eri vuosille ja suurempia kilpailutuksia voitaisiin vaiheistaa tai jakaa osiin, esim. aikuisten, lasten ja ryhmäterapiapalvelut.”

Yhteistyön muodot ja toimivuus

”Suosittelemme, että hankintakokonaisuuksien vastuut ja työnjako kuvataan selkeästi ja viestitään ja koulutetaan henkilöstölle. Yhteistyöpalaverikäytäntöjä on suositeltavaa jatkaa ja palavereille on suositeltavaa määritellä pelisäännöt, kuinka asiantuntijat tulevat riittävästi kuulluiksi ja palaverit voidaan viedä läpi rakentavassa hengessä. Esimiesten rooli ristiriitatilanteissa on merkittävä ja esimiesten kykyä toimia ristiriitatilanteissa on suositeltavaa vahvistaa esimerkiksi koulutuksilla. Vahvistetaan etuuspalvelujen kuntoutuspalvelujen ryhmän ja kuntoutusryhmän hankinta-lain menettelytapojen osaamista.”

Kela järjestää vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaille erilaisia terapioita, esimerkiksi toimintaterapiaa, puheterapiaa, musiikkiterapiaa ja psykoterapiaa sekä moniammatillista kuntoutusta kuntoutuslaitoksessa. Asiakas voi itse valita palveluntuottajan, joka toteuttaa kuntoutuksen. Edellytyksenä on, että palveluntuottajalla on sopimus Kelan kanssa.

Vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen terapioita saa yhteensä noin 30 000 asiakasta.