Kela alkaa vastaanottaa paperisia potilasasiakirjoja yksityisiltä palveluntuottajilta, jotka ovat lopettaneet toimintansa

Sosiaali- ja terveysministeriö käynnisti yhdessä Kelan kanssa keväällä 2018 projektin, jonka tehtävänä oli valmistella toimintansa lopettaneiden yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien ja itsenäisten ammatinharjoittajien potilas- ja asiakasasiakirjojen säilytystä ja arkistointia Kelassa.

Tavoitteena oli varmistaa, että asiakirjat käsitellään, arkistoidaan ja hävitetään säädösten ja ohjeiden mukaan. Lisäksi projektilla haluttiin turvata asiakkaiden ja potilaiden oikeusturva ja tiedonsaantioikeus, kun palveluntuottaja on lopettanut toimintansa. Projektissa rakennettiin toimintamalli muiden kuin sähköisten potilasasiakirjojen vastaanottoon ja arkistointiin Kelassa. 

Yksityisen terveydenhuollon sähköiset potilasasiakirjat arkistoidaan Kanta-palveluissa. Palveluntuottajan velvollisuudesta liittyä Kanta-palveluihin on säädetty laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007).

Paperisten asiakirjojen vastaanotto ja arkistointi Kelassa alkaa vuoden 2019 alussa. Palvelu koskee ensisijaisesti pieniä, toimintansa lopettaneita terveydenhuollon palveluntuottajia ja itsenäisiä ammatinharjoittajia, jotka eivät ole sopimuksella siirtäneet arkistointivelvoitetta muulle taholle.

Aineistojen arkistointi Kelassa on palveluntuottajille vuoden 2019 ajan maksutonta. Palveluntuottaja vastaa aineistojen toimittamisesta Kelaan ja siihen liittyvistä kustannuksista. Jos palveluntuottaja ei halua siirtää potilasasiakirjojaan Kelaan arkistoitavaksi, hän vastaa itse niiden asianmukaisesta arkistoinnista.

Kela ei toistaiseksi ota vastaan toimintansa lopettaneiden yksityisen työterveyshuollon yksiköiden aineistoja. Sosiaali- ja terveysministeriö on asettanut työryhmän valmistelemaan tarkempia ohjeita, jotka linjaavat työterveyshuollon aineistojen käsittelyä, arkistointia ja vastuita.

Kela pyytää palveluntuottajia ottamaan yhteyttä aineistojen siirrosta ja käytännön järjestelyistä 1.1.2019 alkaen ensisijaisesti sähköpostilla osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. Ennen aineistojen siirtoa Kelaan luovuttaja ja Kela tekevät kirjallisen sopimuksen.

Kela teki vuonna 2018 terveydenhuollon palveluntuottajille kaksi kyselyä aineistojen määristä ja halukkuudesta siirtää potilasasiakirjat Kelaan. Kela ottaa kyselyyn vastanneisiin yhteyttä tammikuun aikana aineistojen siirron käytännön järjestelyistä.

Lisätietoja ja tarkempia ohjeita päivitetään Kelan sivuille tammikuun 2019 aikana.