Toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien paperisten potilasasiakirjojen arkistointi Kelassa

Terveydenhuollon palveluntuottajien ja itsenäisten ammatinharjoittajien paperisten potilasasiakirjojen arkistointi Kelassa alkoi vuoden 2019 alussa. Aineistojen arkistointi on toistaiseksi maksutonta.

Arkistointipalvelu koskee toimintansa lopettaneita pieniä yksityisiä terveydenhuollon toimijoita, jotka eivät ole siirtäneet arkistointivelvoitetta muulle taholle. Arkistoon ei voi toimittaa potilaspapereita väliaikaista säilyttämistä varten.

Kela ei ota toistaiseksi vastaan työterveyshuollon aineistoja. Sosiaali- ja terveysministeriön johdolla työskentelevä työryhmä on laatimassa ohjeistusta työterveyshuollon aineistojen arkistoinnista. Kela päättää  työterveyshuollon aineistojen vastaanotosta, kun ohjeistus on valmistunut.

Kela ei ota toistaiseksi vastaan myöskään sosiaalihuollon palveluntuottajien asiakirjoja.

Arkistoinnista tehdään kirjallinen sopimus ennen aineistojen siirtoa

Palveluntuottaja tai hänen edustajansa ja Kela tekevät aina kirjallisen sopimuksen arkistointivastuun siirtymisestä ennen kuin aineistot siirretään.

Kaikki sopimusjärjestelyt tehdään sähköpostiosoitteen toimintansa.lopettaneet@kela.fi kautta. Kelan palvelupisteet eivät tee luovutussopimuksia tai sovi aineistojen vastaanottamisesta.

Aineistojen siirroista ja kuljetuksista sovitaan yhteistyössä

Asiakirjojen kuljetusjärjestelyistä ja vastaanottoajasta sovitaan, kun Kela ja luovuttaja ovat allekirjoittaneet luovutussopimuksen. Aineistoja siirrettäessä varmistetaan palveluntuottajan ja potilaiden oikeusturva ja tietoturvallisuus.

Aineistoja otetaan vastaan Kelan osoittamissa toimipisteissä

Aineistot voi sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen toimittaa Kelan osoittamiin toimipisteisiin. Vastaanotto on keväällä 2019 porrastettu paikkakunnittain. Palveluntuottaja huolehtii aineiston kuljetuksesta ja siihen liittyvistä kustannuksista Kelan toimipisteeseen saakka.

Potilasasiakirjojen arkisto sijaitsee Helsingissä, Kelan päätoimitalossa. Kela vastaa aineistojen kuljetuksesta aineistoja vastaanottavista toimipisteistä Helsinkiin. Palveluntuottaja voi myös sopia Kelan kanssa aineiston lähettämisestä suoraan Helsinkiin. Silloin lähettäjä huolehtii kuljetuskustannuksista ja kuljetuksen järjestämisestä.

Aineistoja voi toimittaa Kelan arkistoitavaksi myös vuoden 2019 jälkeen.

Kelan vastuu aineistoista alkaa, kun ne on kuitattu vastaanotetuiksi

Vastuu aineistosta siirtyy Kelalle, kun aineisto on kuitattu Kelassa vastaanotetuksi. Kelan palvelupisteisiin ei voi tuoda aineistoja ilman, että sopimus on allekirjoitettu ja siirtämisestä on sovittu. Siirtämisestä huolehtivat henkilöt ovat käytettävissä toimipisteissä vain ennakkoon sovittuna aikana.

Kela huolehtii arkistoinnista ja potilasasiakirjoihin kohdistuvista aineistopyynnöistä

Kela on vastuussa palveluntuottajien luovuttamien potilasasiakirjojen arkistoinnista ja säädösten mukaisesta hävittämisestä säilytysajan päättymisen jälkeen. Aineistopyyntöihin vastaamisesta sovitaan Kelan ja palveluntuottajan välisessä sopimuksessa.

Yhteydenotot ja kysymykset potilasasiakirjojen arkistoinnista

Kaikki yhteydenotot ja kysymykset lähetetään sähköpostilla osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.

Ilmoittakaa sähköpostissa yhteystietonne (nimi, osoite ja puhelin), toimipiste johon haluatte aineistot tuoda sekä toive aineistojen siirron ajankohdasta. Kuvatkaa myös tarvittaessa, kenen tai keiden palveluntuottajien aineistosta on kyse.

Kela lähettää tutustuttavaksi luovutussopimusluonnoksen ja antaa kirjalliset ohjeet aineiston ennakkokäsittelystä, pakkaamisesta ja toimituksesta Kelaan.

Potilasasiakirjojen käsittelyyn liittyviä lisätietoja