Toimintansa lopettaneiden sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien paperisten potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu

Palvelu on tarkoitettu yksityisille sosiaali- tai terveydenhuollon palveluntuottajille, jotka ovat lopettaneet toimintansa ja joilla on vastuu toimintansa aikana syntyneiden paperisten asiakas- ja potilasasiakirjojen säilyttämisestä. Toiminnan lopettaminen tarkoittaa sosiaali- tai terveydenhuollonalan ammatin harjoittamisen tosiasiallista päättymistä esim. yritystoiminnan lopettamisen, alan vaihdon tai eläköitymisen takia. Toiminnanlopettamisesta on tehtävä ilmoitus aluehallintovirastoon. Tarkemmin edellytyksistä arkistointipalvelun käytölle osiossa Kenelle arkistointipalvelu on tarkoitettu?

Aineistojen arkistointi Kelassa on toistaiseksi maksutonta, mutta aineiston saattaminen Kelan edellyttämään muotoon voi aiheuttaa palveluntuottajalle tai hänen edustajalleen kustannuksia. Lisäksi palveluntuottaja tai hänen edustajansa vastaavat niistä kustannuksista, jotka syntyvät aineiston siirrosta Kelaan. Kela ei toistaiseksi ota vastaan työterveyshuollon aineistoja eikä sähköisessä muodossa olevia aineistoja.

Arkistoinnista tehdään kirjallinen sopimus ennen asiakirjojen siirtoa

Palveluntuottaja tai hänen edustajansa ja Kela laativat aina kirjallisen sopimuksen asiakirjojen arkistoinnista Kelassa ennen kuin asiakirjat siirretään arkistointipalveluun.

Kaikki sopimusjärjestelyt tehdään sähköpostiosoitteen toimintansa.lopettaneet@kela.fi kautta. Kelan palvelupisteet eivät tee arkistointisopimuksia tai sovi asiakirjojen vastaanottamisesta. Asiakirjojen kuljetusjärjestelyistä ja vastaanottoajasta sovitaan, kun Kela ja asiakirjojen siirtäjä ovat allekirjoittaneet arkistointisopimuksen. Asiakirjoja ei voi siirtää Kelaan ilman voimassa olevaa arkistointisopimusta. Tarkemmin sopimusvalmisteluista ja asiakirjojen siirtämisestä Kelaan osiossa Asiakirjojen siirtäminen sopimuksella Kelan arkistointipalveluun.

Kela huolehtii arkistoinnista ja asiakirjoihin kohdistuvista tietopyynnöistä

Kela on vastuussa arkistointisopimuksen mukaisesti palveluntuottajien Kelaan siirtämien asiakirjojen arkistoinnista, säädösten mukaisesta hävittämisestä säilytysajan päättymisen jälkeen ja asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen hoitamisesta.

Tarkemmat ohjeet tietopyynnön tekemiseen löytyy osiosta Tietopalvelu Kelan arkistointipalveluun siirrettyihin asiakirjoihin liittyen. Kaikki palveluun liittyvät yhteydenotot lähetetään sähköpostiosoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.

Asiakirjojen arkistoinnista tehdään aina kirjallinen sopimus ennen kuin asiakirjoja siirretään Kelaan. Katso tarkemmat ohjeet sopimusvalmisteluista ja asiakirjojen siirtämisestä Kelaan osiosta Asiakirjojen siirtäminen sopimuksella Kelan arkistointipalveluun.