Tjänsten för arkivering av klient- och journalhandlingar i pappersform för serviceproducenter inom social-och hälsovården som har avslutat sin verksamhet

Tjänsten är avsedd för privata serviceproducenter inom social- och hälsovården som har avslutat sin verksamhet och som har ansvaret för att förvara klient- och journalhandlingar i pappersform som uppkommit under verksamhetens gång. Att verksamheten avslutats innebär att utövandet av ett yrke inom social- och hälsovårdsbranschen faktiskt har upphört, till exempel på grund av nedläggning av företagsverksamhet, byte av bransch eller pensionering. En anmälan om avslutande av verksamheten ska göras till regionförvaltningsverket. Närmare information om villkoren för användning av arkiveringstjänsten finns i avsnittet Vem är arkiveringstjänsten avsedd för?

Arkiveringen av material hos FPA är tills vidare avgiftsfri, men det kan medföra kostnader för serviceproducenten eller serviceproducentens företrädare att omvandla materialet till en sådan form som FPA förutsätter. Dessutom svarar serviceproducenten eller serviceproducentens företrädare för de kostnader som överföringen av materialet till FPA medför. Tills vidare tar FPA inte emot material från företagshälsovården eller material i elektronisk form.

Ett skriftligt avtal om arkivering ingås före överlåtelsen av handlingarna

Serviceproducenten eller serviceproducentens företrädare och FPA ingår alltid ett skriftligt avtal om arkiveringen av handlingarna hos FPA innan handlingarna överlåts till arkiveringstjänsten.

Alla avtalsarrangemang görs via e-postadressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. På FPA:s serviceställen gör man inte upp arkiveringsavtal eller överenskommelser om mottagande av material. När arkiveringsavtalet har undertecknats kommer FPA och den som överlåter materialet överens om transportarrangemangen och tidpunkten för mottagandet av handlingarna. Handlingar kan inte överlåtas till FPA utan ett gällande arkiveringsavtal. Närmare information om beredningen av avtalet och överlåtelsen av handlingar till FPA finns under Arkiveringsavtal och överlåtelse av handlingar till FPA:s arkiveringstjänst. 

FPA sköter arkiveringen och tar hand om begäranden om uppgifter som gäller handlingarna

I enlighet med arkiveringsavtalet  ansvarar FPA för arkiveringen av de handlingar som serviceproducenterna överlåtit till FPA, för att handlingarna förstörs enligt gällande bestämmelser efter att förvaringstiden gått ut och för att ta hand om begäranden om uppgifter som gäller handlingarna.

Närmare anvisningar om begäranden om uppgifter finns i avsnittet Informationstjänst för handlingar som överlåtits till FPA:s arkiveringstjänst. Alla kontakter som gäller tjänsten ska skickas till e-postadressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.