Arkiveringsavtal och överlåtelse av handlingar till FPA:s arkiveringstjänst

Serviceproducenten eller serviceproducentens företrädare och FPA ingår alltid ett skriftligt avtal om arkiveringen av handlingarna hos FPA innan handlingarna överlåts till arkiveringstjänsten.

Alla avtalsarrangemang görs via e-postadressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. På FPA:s serviceställen gör man inte upp arkiveringsavtal eller överenskommelser om mottagande av material. När arkiveringsavtalet har undertecknats kommer FPA och den som överlåter materialet överens om transportarrangemangen och tidpunkten för mottagandet av handlingarna.

Om ni vill överlåta pappersdokument till FPA:s arkiveringstjänst ska ni först läsa användningsvillkoren för arkiveringstjänsten under Vem är arkiveringstjänsten avsedd för? 

Läs också om vilka verksamhetsställen som tar emot material. Om villkoren uppfylls ska följande uppgifter som behövs för arkiveringsavtalet skickas till e-postadressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.

Överföring av handlingar

Uppgifter om serviceproducenten som avslutat sin verksamhet och den som överför handlingarna:

  • Namnet på serviceproducenten som avslutat sin verksamhet
  • FO-numret för serviceproducenten som avslutat sin verksamhet
  • Personbeteckningen för serviceproducenten som avslutat sin verksamhet
  • Rätten att utöva yrke och eventuell specialitet för serviceproducenten som avslutat sin verksamhet
  • Namn, adress och telefonnummer för den kontaktperson som ansvarar för överföringen av handlingarna

Uppgifter om det material som överlåts:

  • Uppgifter om vilka handlingar materialet består av, t.ex. journalhandlingar, klienthandlingar inom socialvården, klientkartotek, röntgenbilder i original eller något annat, vad?
  • Det tidsintervall inom vilket materialet uppkommit
  • Mängden material som överlåts, angiven i fodral/lådor, och en uppskattning av hur många hyllmeter det rör sig om
  • Uppgift om huruvida materialet är skadat
  • Uppgift om huruvida handlingar som hör till materialet har förstörts
  • Uppgift om huruvida materialet inkluderar andra serviceproducenters handlingar.  Om så är fallet ska också de här serviceproducenternas namn, personbeteckningar och FO-nummer anges i meddelandet.
  • Uppgift om huruvida det i serviceproducentens verksamhet har uppkommit digitalt material och, om så är fallet, från vilken tidsperiod detta material är och hur arkiveringen av materialet har skötts.
  • Uppgift om huruvida det i serviceproducentens verksamhet har uppkommit material som hänför sig till servicesedelverksamhet eller material som beställts av kommunala aktörer och, om så är fallet, från vilken tidsperiod detta material är och hur arkiveringen av materialet har skötts.

Uppgifter om hur handlingarna överförs:

Uppgift om på vilket sätt serviceproducenten eller serviceproducentens företrädare önskar att överföringen av materialet ska ske. Materialet kan levereras till något av de angivna verksamhetsställen (pdf) som tar emot material eller till FPA:s huvudkontor med hjälp av ett transportföretag. Serviceproducenten eller serviceproducentens företrädare svarar för kostnaderna för överföringen av materialet och för att överföringen sker på ett säkert sätt.

FPA börjar utarbeta ett arkiveringsavtal när serviceproducenten eller serviceproducentens företrädare har lämnat de ovan beskrivna uppgifterna. Kontakterna behandlas i den ordning de kommit in. När arkiveringsavtalet är färdigt att undertecknas kontaktar FPA serviceproducenten eller serviceproducentens företrädare. När arkiveringsavtalet har undertecknats kommer FPA och den som överlåter materialet överens om transportarrangemangen och tidpunkten för mottagandet av handlingarna.

Ansvaret för handlingarna överförs på FPA när handlingarna har kvitterats som mottagna hos FPA. Material kan levereras till FPA:s verksamhetsställen först då man undertecknat ett avtal och på förhand kommit överens om överlåtelsen. De personer som har hand om överlåtelsen är tillgängliga vid FPA:s verksamhetsställen endast vid på förhand överenskomna tidpunkter.

Efter att ett arkiveringsavtal har upprättats ska serviceproducenten ordna sina handlingar för den kommande överlåtelsen och arkiveringen. Handlingarna ska vara ordnade patientvis/klientvis enligt efternamn eller födelsetid. Se närmare anvisningar om hur klient- och journalhandlingarna ska ordnas och packas inför transporten och arkiveringen (pdf).