Kenelle arkistointipalvelu on tarkoitettu?

Palvelu on tarkoitettu yksityisille sosiaali- tai terveydenhuollon palveluntuottajille, jotka ovat lopettaneet toimintansa ja joilla on vastuu toimintansa aikana syntyneiden paperisten asiakas- ja potilasasiakirjojen säilyttämisestä. Toiminnan lopettaminen tarkoittaa sosiaali- tai terveydenhuollonalan ammatin harjoittamisen tosiasiallista päättymistä esim. yritystoiminnan lopettamisen, alan vaihdon tai eläköitymisen takia. Toiminnanlopettamisesta on tehtävä ilmoitus aluehallintovirastoon. Kela ei toistaiseksi ota vastaan työterveyshuollon aineistoja.

Edellytykset arkistointipalvelun käytölle ovat seuraavat:

  • Palveluntuottajan toiminta on tosiasiallisesti loppunut tai loppumassa
  • Palveluntuottajalla on vastuu arkistointipalveluun siirrettävien aineistojen arkistoinnista
  • Aineistojen arkistointivelvoite ei kuulu kunnalle esim. sopimuksen tai palvelusetelitoiminnan perusteella
  • Aineistojen arkistointivelvoite ei kuulu yritykselle esim. työsopimuksen tai yrityskaupan yhteydessä solmitun sopimuksen perusteella
  • Arkistointipalveluun toimitettavat aineistot ovat analogisia ts. paperiaineistoja tai esim. alkuperäisiä röntgenkuvia
  • Asiakirjojen arkistoinnista tehdään aina kirjallinen sopimus ennen kuin asiakirjoja siirretään Kelaan. Katso tarkemmat ohjeet sopimusvalmisteluista ja asiakirjojen siirtämisestä Kelaan osiosta Asiakirjojen siirtäminen sopimuksella Kelan arkistointipalveluun.