Yhteystiedot
Toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien paperisten potilasasiakirjojen arkistointi Kelassa
Terveydenhuollon palveluntuottajien ja itsenäisten ammatinharjoittajien paperisten potilasasiakirjojen arkistointi Kelassa alkoi vuoden 2019 alussa. Aineistojen arkistointi on toistaiseksi maksutonta.
Arkistointipalvelu koskee toimintansa lopettaneita pieniä yksityisiä terveydenhuollon toimijoita, jotka eivät ole siirtäneet arkistointivelvoitetta muulle taholle. Arkistoon ei voi toimittaa potilaspapereita väliaikaista säilyttämistä varten.
Kela ei ota toistaiseksi vastaan työterveyshuollon ja sosiaalihuollon palveluntuottajien aineistoja. Sosiaali- ja terveysministeriö huomioi nykytilan ja ohjeistuksen tarkennustarpeet tiedonhallintasäädösten uudistamisen yhteydessä.
Aineistojen siirroista ja kuljetuksista sovitaan yhteistyössä
Asiakirjojen kuljetusjärjestelyistä ja vastaanottoajasta sovitaan, kun Kela ja luovuttaja ovat allekirjoittaneet luovutussopimuksen. Aineistoja siirrettäessä varmistetaan palveluntuottajan ja potilaiden oikeusturva ja tietoturvallisuus.
Aineistoja otetaan vastaan Kelan osoittamissa toimipisteissä
Aineistot voi sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen toimittaa Kelan osoittamiin toimipisteisiin (pdf). Palveluntuottaja huolehtii aineiston kuljetuksesta ja siihen liittyvistä kustannuksista Kelan toimipisteeseen saakka.
Potilasasiakirjojen arkisto sijaitsee Helsingissä, Kelan päätoimitalossa. Kela vastaa aineistojen kuljetuksesta aineistoja vastaanottavista toimipisteistä Helsinkiin. Palveluntuottaja voi myös sopia Kelan kanssa aineiston lähettämisestä suoraan Helsinkiin. Silloin lähettäjä huolehtii kuljetuskustannuksista ja kuljetuksen järjestämisestä.
Kelan vastuu aineistoista alkaa, kun ne on kuitattu vastaanotetuiksi
Vastuu aineistosta siirtyy Kelalle, kun aineisto on kuitattu Kelassa vastaanotetuksi. Kelan palvelupisteisiin ei voi tuoda aineistoja ilman, että sopimus on allekirjoitettu ja siirtämisestä on sovittu. Siirtämisestä huolehtivat henkilöt ovat käytettävissä toimipisteissä vain ennakkoon sovittuna aikana.
Kela huolehtii arkistoinnista ja potilasasiakirjoihin kohdistuvista aineistopyynnöistä
Kela on vastuussa palveluntuottajien luovuttamien potilasasiakirjojen arkistoinnista ja säädösten mukaisesta hävittämisestä säilytysajan päättymisen jälkeen. Aineistopyyntöihin vastaamisesta sovitaan Kelan ja palveluntuottajan välisessä sopimuksessa.