Tietopyynnöt tieteellisiin tutkimuksiin

Kelan hallinnollisessa etuusasioiden käsittelyssä syntyneitä tietoja voidaan käyttää tieteellisissä tutkimuksissa laeissa, kuten henkilötietolaissa (523/1999) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laeissa (621/1999), säädetyin edellytyksin.

Kelan tietoja luovutetaan vain tutkimuksiin, jotka täyttävät tieteellisen tutkimuksen kriteerit ja em. laeissa säädetyt edellytykset. Tieteellisen tutkimuksen määritelmästä on lisätietoja työryhmämuistiossa Salassa pidettävien rekisteritietojen luovutuksen periaatteet ja käytännöt (2.6.2006). Yksittäisen henkilön tiedot eivät saa paljastua tutkimuksen yhteydessä. Tutkimuksen tietoja ei saa koskaan käyttää yksittäistä henkilöä koskevaan päätöksentekoon.

Tietojen käyttöön tutkimuksissa tarvitaan Kelan antama lupa, jota haetaan sähköisellä lomakkeella.

Hakemuksen pakollisia liitteitä ovat

  • ajantasainen tutkimussuunnitelma
  • määrittelydokumentti
  • tieteellisen tutkimuksen rekisteriseloste
  • julkaisusuunnitelma
  • salassapitositoumukset
  • laskutustiedot.

Hankkeesta riippuen hakemukseen tulee liittää myös mahdolliset kopiot muiden organisaatioiden käyttöluvista, tutkimuseettisen toimielimen lausunto sekä kopiot tutkittavien suostumuslomakkeesta ja informointikirjeestä. Hakemus liitteineen toimitetaan Kelaan sähköisenä osoitteella kirjaamo(at)kela.fi. Liitteet tulee nimetä ja numeroida selkeästi tietopyynnön käsittelyn nopeuttamiseksi.

Mitä tietoja hakemuksesta pitää ilmetä?

  • tutkimuksen vastuutaho ja -henkilö ja muut tietojen käyttäjät
  • tutkimuksen suorituspaikka, miten tietojen suojaus on järjestetty ja tietojen hävittäminen
  • tutkimuksen aikataulu
  • tutkimuksen rahoittajat ja tutkimusryhmän mahdolliset sidonnaisuudet
  • mitä Kelan tietoja ja miltä ajalta haetaan
  • pyydettävien tietojen käyttötarkoitus
  • muut tutkimuksessa käytettävät tiedot.

Salassapitositoumus tarvitaan tutkimuksen vastuulliselta johtajalta ja tutkijoilta, jotka on mainittu tieteellisen tutkimuksen rekisteriselosteessa kohdassa 1d, sekä henkilöiltä, jotka käsittelevät koodattua tai pseudonymisoitua dataa. Tutkimusaineisto muodostaa henkilörekisterin niin kauan kuin tutkittavan suora tai välillinen tunnistaminen aineistosta on mahdollista tai aineiston koodiavainta säilytetään. 

Jos tutkittavilta suoraan kerättävään tietoon (haastattelut, kyselyt) on tarkoitus yhdistää rekisteritietoja, tutkittavilta pyydettävästä suostumuslomakkeesta tai tiedotteesta pitää käydä selvästi käydä ilmi, mitä tietoja aiotaan yhdistää (esim. Kelan lääkeostotietoja). Nämä suostumusasiakirjat on liitettävä hakemukseen. Etukäteissuunnittelu on tärkeää, jotta koko tutkimuksen kattava suostumus saadaan pyydettyä kerralla.

Tutkittavalle on annettava suostumusasiakirjoissa tiedot seuraavista asioista:

  • Kuka tietoja käsittelee? (tutkimuksen rekisterinpitäjä)
  • Mitä tietoja kerätään? (tutkittavasta kerättävät tietotyypit)
  • Kerätäänkö tietoja muualta; mitä tietoja ja mistä, millä perusteella? (muut rekisterit)
  • Mitä käyttötarkoitusta varten? (yksilöity tutkimus)
  • Luovutetaanko tietoja tutkimusryhmän ulkopuolelle? (kenelle, mitä tietoja ja mitä tarkoitusta varten)
  • Tutkimuksen kesto? (kuinka kauan kerättyjä tietoja käsitellään)
  • Mitä tutkimusrekisterille tapahtuu tutkimuksen jälkeen?
  • Tutkittavan oikeudet

Hakemuksen käsittely ja kustannukset

Tietopyynnön lupakäsittelyaika on lyhimmillään 2–3 kuukautta. Käsittelyaikaan vaikuttavat toimitettujen tietojen ja selvitysten selkeys ja asianmukaisuus. Asian käsittelyä nopeuttaa, jos tietopyyntölomake on täytetty huolellisesti ja hakemus sisältää kaikki tarvittavat liitteet.

Lisäselvityspyynnöt pidentävät käsittelyaikaa. Tietojen mahdollisimman tarkka yksilöinti on tarpeen myös kustannusarvion laatimiseksi. Tietopyyntö kannattaa lähettää hyvissä ajoin ennen tutkimuksen aloittamista.

Tietopyynnöt käsitellään Kelan hallinto- ja toimitilayksikössä, joka hankkii myös tarvittavat lausunnot ja kustannusarvion.

Lupapäätösten hinnoittelu

  • 300 euroa uusi tutkimuslupa tai päätös laajemmasta aineistosta
  • 150 euroa vastaava päätös, jos se koskee opinnäytetyötä
  • 100 euroa luvan voimassaolon jatkaminen.

Hintoihin lisätään arvonlisävero. Myönteisestä ja kielteisestä päätöksestä peritään yhtä suuri maksu.

Tietopyyntöjen toteutus on valtion maksuperustelain mukaisesti maksullista, minkä vuoksi hakijalle tehdään lupakäsittelyn aikana kustannusarvio pyydettyjen tietojen poimintaan tarvittavasta ICT-työstä (79 euroa/tunti vuonna 2018).

Tietojen saanti on maksutonta, kun viranomaisella on laissa erikseen säädetty oikeus saada tiedot maksutta (sovelletaan 31.12.2016 jälkeen saapuneisiin tietopyyntöihin).

Kelan lupapäätös voidaan tehdä ennen kuin muiden organisaatioiden luvat ovat valmiina. Tiedot luovutetaan kuitenkin vasta kun kaikki luvat ovat saatu ja kopiot niistä on toimitettu Kelaan.

Kelan lupa on voimassa enintään 5 vuotta lupakirjeen päiväyksestä. Luvan voimassaolon jatkamista varten luvan saajan pitää lähettää hakemus, jonka liitteenä pitää olla vähintään seuraavat asiakirjat:

  1. kopiot aiemmista luvista
  2. selvitys tutkimushankkeen vaiheista ja julkaisuista sekä arvio asetettujen lupaehtojen ja jäljellä olevan tutkimusosuuden toteutumisesta
  3. luettelo mukana olevista tutkijoista ja henkilöistä, jotka käsittelevät salassa pidettäviä tutkimusaineistoja
  4. ajan tasalla oleva tieteellisen tutkimuksen rekisteriseloste.

Uuden tutkijan lisääminen tutkimusryhmään edellyttää Kelan lupaa. Hakemuksessa on mainittava tiedot tutkijan sidonnaisuuksista. Hakemuksen liitteenä toimitetaan:

  1. kopiot aiemmista luvista
  2. salassapitositoumus
  3. ajan tasalla oleva tieteellisen tutkimuksen rekisteriseloste.

Tutkimusaineiston laajennuslupahakemuksella tutkimukseen voidaan lisätä tietoja sisältöasioista tai alueelta, joita aiemmin myönnetyssä luvassa ei ole ollut. Hakemuksessa kuvataan aineistoon lisättävät uudet tiedot. Hakemuksen liitteenä toimitetaan:

  1. kopiot aiemmista luvista
  2. ajantasainen tutkimussuunnitelma
  3. ajan tasalla oleva tieteellisen tutkimuksen rekisteriseloste
  4. määrittelydokumentti.

Viranomaistietopyyntö: Tietojen saanti on maksutonta, kun viranomaisella on laissa erikseen säädetty oikeus saada tiedot maksutta. Hakijan pitää perustella asianomaisella lain kohdalla maksuttomuus.

Myönteisen lupapäätöksen jälkeen Kelan hallinnon ja tilastoinnin ICT-yksikkö poimii pyydetyt tiedot. Poiminnan aikataulu määräytyy hallinnon ja tilastoinnin ICT-yksiköstä tilattujen sekä Kelan sisäisten että ulkoisten tietopyyntöjen määrän ja laajuuden mukaan. Poiminnan jälkeen Kela säilyttää tutkimukseen liittyvät tiedot kolme (3) kuukautta, ellei tutkijan kanssa erikseen toisin sovita.

Kela vastaa siitä, että tutkimusaineisto on tietopyynnöstä laaditun määrittelydokumentin mukainen. Kela korjaa tutkimusaineistossa olevan virheen veloituksetta, jos toimeksiantaja ilmoittaa virheestä kirjallisesti 3 kuukauden kuluessa siitä, kun toimeksiantaja on saanut koko tutkimusaineiston käyttöönsä (sisältäen Kelan ja mahdollisesti muiden tahojen kyseistä tutkimusta varten toimittamat tiedot). Kela ei vastaa lähdeaineistossa olevista virheistä. Kela ei vastaa niistä virheistä tai myöhästy­misistä, jotka syntyvät, jos toimeksiantaja on laiminlyönnyt sovitut tehtävänsä.

Kelalla on oikeus teettää toimeksiannossa esiintyviä tehtäviä kolmannella osapuo­lella. Kela vastaa näistä tehtävistä kuin omistaan. Kela ei luovuta tietoja, joiden luovuttaminen rikkoo ko. aineistoa koskevia salassapitosäännöksiä tai joiden luovuttaminen on muutoin vastoin lakia.

Kela ei vastaa ylivoimaisen esteen aiheut­tamista virheistä tai myöhästymisistä eikä välillisistä vahin­goista. Kelan korvausvastuu ulottuu enintään vahinkoa tuottaneen palvelun sopimuksen mukaiseen hintaan. Rajoitusta ei kuitenkaan sovelleta Kelan tahallisuudesta tai törkeästä huolimattomuudesta johtuviin vahinkoi­hin.

Tutkimuksen päätyttyä Kelaa pitää informoida tutkimukseen luovuttamien tietojen hävittämisestä tai arkistoinnista.

Tietopyynnön ja henkilötietojen hävittämisestä tai arkistoinnista tehtävän ilmoituksen toimitusosoite on kirjaamo(at)kela.fi. Lisätietoja antaa suunnittelija Jarmo Partanen (020 634 1364 tai tietopyynnot(at)kela.fi).

Kelan tilastorekisterit

Tutkimuksissa usein käytettyihin rekisteritietoihin voi tutustua oheisen linkin kautta: Rekisteritiedot

Kelan tilastotietojen käytöstä ks. www.kela.fi/tilastot.

Ohjeita muualla verkossa