FPA börjar ta emot journalhandlingar i pappersformat av privata serviceproducenter som avslutat sin verksamhet

I våras startade Social- och hälsovårdsministeriet tillsammans med FPA ett projekt vars syfte var att göra det möjligt för privata serviceproducenter och självständiga yrkesutövare inom social- och hälsovården som avslutat sin verksamhet att förvara och arkivera sina klient- och journalhandlingar vid FPA.

Syftet var att säkerställa att handlingarna behandlas, arkiveras och förstörs enligt gällande bestämmelser och anvisningar. Syftet med projektet var också att trygga klienternas och patienternas rättsskydd och rätt att få uppgifter efter att serviceproducenten har avslutat sin verksamhet. Inom ramen för projektet skapades en verksamhetsmodell för mottagande och arkivering av icke-digitala journalhandlingar vid FPA. 

Elektroniska journalhandlingar som uppkommit inom den privata hälso- och sjukvården arkiveras i Kanta-tjänsterna. Om serviceproducentens skyldighet att ansluta sig till Kanta-tjänsterna föreskrivs i lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007).

FPA börjar ta emot och arkivera pappershandlingar från och med 1.1.2019. Tjänsten gäller i första hand små serviceproducenter och självständiga yrkesutövare inom hälso- och sjukvården som avslutat sin verksamhet och som inte genom avtal överfört sin arkiveringsskyldighet till någon annan aktör.

Under 2019 är det kostnadsfritt för serviceproducenterna att arkivera material vid FPA. Serviceproducenten ansvarar för att handlingarna levereras till FPA och för de kostnader som detta medför. Om serviceproducenten inte vill överföra sina journalhandlingar till FPA för arkivering ansvarar han eller hon själv för att de arkiveras på behörigt sätt.

Tillsvidare tar FPA inte emot material från privata företagshälsovårdsenheter som avslutat sin verksamhet. Social- och hälsovårdsministeriet har tillsatt en arbetsgrupp för att bereda närmare anvisningar om hur material som uppkommit inom företagshälsovården ska behandlas och arkiveras och vem som ska ansvara för det.

I frågor som gäller överföringen av material och de praktiska arrangemangen från 1.1.2019 ber FPA att serviceproducenterna i första hand tar kontakt per e-post på adressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. Innan materialet överförs ingår den som lämnar materialet till FPA ett skriftligt avtal med FPA.

FPA genomförde 2018 två enkäter bland serviceproducenter inom hälso- och sjukvården om hur mycket material de har och huruvida de är villiga att överföra journalhandlingar till FPA. FPA kommer i januari att kontakta dem som svarade på enkäten angående de praktiska arrangemangen i anslutning till överföringen av materialet.

Närmare information och anvisningar publiceras på FPA:s webbplats i januari 2019.