Kyselypalvelu on reaaliaikainen

Reaaliaikaisuus tarkoittaa, että kun apteekki hyväksyy asiakkaan lääkeoston toimitetuksi ja lähettää ostotiedot Kelaan, asiakkaan maksama omavastuu päivittää välittömästi Kelan järjestelmissä olevan asiakkaan alku- ja vuosiomavastuukertymän. Päivittynyt omavastuukertymä on heti kaikkien apteekkien käytettävissä asiakkaan seuraavaa lääkeostoa varten.

Jotta asiakkaat saisivat heille kuuluvat lääkekorvaukset oikein, edellytyksenä on, että asiakkaiden omavastuut (alkuomavastuu ja vuosiomavastuu) ovat kertyneet oikein osto ostolta.

Asiakas saa oikeat korvaukset, kun

• käytät kyselypalvelusta näkyviä ajantasaisia suorakorvaustietoja
• käsittelet vain yhtä asiakkaan ostoa kerrallaan
• haet kyselypalvelun tiedot aina uuden tai keskeneräisen oston käsittelyä aloitettaessa ja
• lähetät asiakkaalle luovutettujen valmisteiden ostotiedot heti Kelaan. Jos et ole luovuttanut valmisteita, et saa lähettää ostotietoja Kelaan (ks. Korvattujen lääkkeiden osatoimitukset).

Asiakkaan samalla kertaa tarvitsemat lääkkeet hinnoitellaan yleensä yhteen ostokertaan, sillä Kela maksaa apteekille ostokertakohtaisen palkkion (ks. Oston toimittaminen ja korjaaminen). Tietyissä erityistilanteissa asiakkaalle toimitettavat lääkkeet on kirjattava erilliseen ostokertaan.

Apteekkipalkkio

Kela maksaa apteekeille suorakorvausmenettelyn aiheuttamasta lisätyöstä palkkion. Sen suuruus on 0,85 € ostoa (eli ostokertaa) kohden. Annosjakeluostoissa apteekkipalkkio on pienempi. Asiakkaan samalla kerralla ostamat lääkkeet hinnoitellaan samaan ostoon, jos Kela ei ole toisin ohjeistanut.

Useita ostoja samalle asiakkaalle

Omavastuukertymän reaaliaikaisuuden kannalta on tärkeää, kuinka käsittelet ostot, jos niitä on samalle asiakkaalle samalla kertaa enemmän kuin yksi.

Jos asiakkaalle samalla kertaa luovutettavat valmisteet on hinnoiteltava erillisiin ostokertoihin (kuten poikkeavan lääkekohtaisen omavastuun sisältävä osto, esimerkiksi klotsapiini ja niin sanottu tavallinen osto) käsittele ostot peräkkäin.

1. Lähetä asiakkaan edellinen osto Kelaan aina ennen uuden oston aloittamista, jolloin asiakkaan tiedot (esim. alkuomavastuu- ja vuosiomavastuukertymä) päivittyvät Kelan kyselypalveluun.
2. Kun aloitat asiakkaan seuraavan oston, hae kyselypalvelun tiedot uudelleen. Tällöin asiakkaan korvaustiedot, kuten päivittynyt alkuomavastuu ja vuosiomavastuu tulevat oikein myös seuraavaan ostoon.

Näin toimitaan siksi, että ensimmäisen ostokerran kuittaaminen päivittää asiakkaan omavastuun kyselypalveluun. Tämän jälkeen toiseen ostokertaan haetaan tämä uusi, päivittynyt omavastuutieto.

Virheitä syntyy, kun samalla asiakkaalla on apteekkijärjestelmässä avoinna useampi osto yhtä aikaa ja kaikissa ostokerroissa on esimerkiksi sama lähtötilanteen alkuomavastuusumma. Tällöin korvauslaskenta on väärin, ja apteekki perii asiakkaalta liikaa alkuomavastuuta. Kun ostot ovat jo auki, alkuomavastuusumma ei päivity jälkimmäiseen ostoon ensimmäisen oston lähettämisen jälkeen, ellei asiakkaan suorakorvaustietoja haeta jälkimmäiseen ostoon uudelleen kyselypalvelusta.

Kyselypalvelun tietojen päivittäminen avoimeen ostoon

Avoin osto syntyy, kun asiakkaan tarvitsemat lääkkeet hinnoitellaan valmiiksi, mutta lääkepakkauksia ei voida luovuttaa asiakkaalle heti. Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat varastopuute, puhelinresepti tai annosjakelu.

Avoimen oston sisältämät kyselypalvelun tiedot (esim. alkuomavastuu, vuosiomavastuu, korvausoikeudet, maksusitoumustiedot) voivat muuttua ennen kuin lääke on valmis luovutettavaksi. Tämän vuoksi sinun on haettava kyselypalvelun tiedot ja tehtävä korvauslaskenta uudelleen ennen lääkkeiden luovuttamista ja oston lähettämistä Kelaan. Kela ei korvaa virheellisin perustein korvattua ostoa.

Ostossa havaittu virhe

Jos havaitset virheen asiakkaan ostossa, on ensiarvoisen tärkeää, että se korjataan välittömästi. Jos virhe ehditään korjata ennen asiakkaan seuraavaa lääkeostoa, seuraavan oston korvauslaskennan perusteena oleva omavastuukertymä on oikein. Mitä useamman oston asiakas on ehtinyt virheellisen oston jälkeen tehdä, sitä monimutkaisempaa on korjata virhettä jälkikäteen. Huomaa, että asiakas voi asioida samankin vuorokauden aikana useammassa eri apteekissa.

Kelaan lähetetyn oston tietoja voit korjata apteekkijärjestelmässä vain ostotiedon lähetyspäivän sekä lähetystä seuraavan päivän ensimmäisen tunnin ajan (klo 01.00 saakka). Kun korjaat oston apteekkijärjestelmässä, hae kyselypalvelun tiedot ja tee korvauslaskenta uudelleen ennen kuin lähetät korjatun oston Kelaan (ks. Oston korjaaminen).