Mikä on asiakirja? | Tietoa Kelasta | KelaSiirry sisältöön

Mikä on asiakirja? Mikä on viranomaisen asiakirja?

Asiakirjan käsite määritetään arkistolaissa ja julkisuuslaissa. Asiakirja on muoto- ja välineriippumaton. Tämä tarkoittaa, että asiakirja voi olla

  • kirjallinen esitys
  • kuvallinen esitys
  • sähköinen esitys
  • tallenne, joka on mahdollista kuunnella tai tulkita teknisin apuvälinein.

Asiakirja voi käytännössä olla mitä tahansa perinteisen paperiasiakirjan tai sähköisen esityksen väliltä.

Mikä tahansa asiakirja ei kuitenkaan ole viranomaisen asiakirja. Julkisuuslain mukaan viranomaisen asiakirjoja ovat viranomaisen hallussa olevat asiakirjat. Kelassa tämä tarkoittaa, että viranomaisen asiakirjoja ovat asiakirjat, jotka ovat Kelan hallussa jostakin seuraavasta syystä.

Asiakirja on

  • Kelan toimihenkilön laatima
  • toimitettu Kelaan asian käsittelyä varten
  • toimitettu Kelaan Kelan toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa
  • laadittu Kelan toimeksiannosta.

Mitkä ovat Kelassa viranomaisen asiakirjoja?

Tyypillisiä viranomaisen asiakirjoja Kelassa ovat Kelan toimihenkilöiden laatimat

  • päätökset
  • lausunnot
  • muistiot
  • esitykset
  • selvitykset
  • tilastot.

Kelalle asian käsittelyä varten toimitettuja asiakirjoja ovat muun muassa erilaiset hakemukset ja ilmoitukset.

Mitkä eivät ole Kelassa viranomaisen asiakirjoja?

Kelassa viranomaisen asiakirjoja eivät ole

  • kirjeet tai muut asiakirjat, jotka on lähetetty Kelan toimihenkilölle tai luottamushenkilölle hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi
  • muistiinpanot tai luonnokset, jotka Kelan toimihenkilö on laatinut omaa työskentelyään varten
  • asiakirjat, jotka on laadittu tai hankittu Kelan sisäistä työskentelyä varten (esim. muistiinpanot koulutuksista tai vapaamuotoiset viestit).
Sivu päivitetty 12.1.2023

Mitä mieltä olet sivusta?