Asiakirjajulkisuuskuvaus

Kelan velvollisuus ylläpitää asiakirjajulkisuuskuvausta perustuu tiedonhallintalakiin eli lakiin julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019). Kela on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Mikä asiakirjajulkisuuskuvaus on?

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on

  • toteuttaa julkisuusperiaatetta
  • antaa yleiskuvaus siitä, miten asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta Kelassa jäsentyvät.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan

  • mitä asiakirjatietoa Kelassa on
  • millaisia tietokokonaisuuksia niistä muodostuu
  • millä tietojärjestelmillä niitä käytetään
  • mitä asiakirjoihin liittyviä oikeuksia sinulla on
  • miten voit tehdä tietopyynnön Kelaan
  • mistä saat tarvittaessa lisätietoa tai mihin voit ottaa yhteyttä.

Mikä on asiakirja? Mikä on viranomaisen asiakirja?

Asiakirjan käsite määritetään arkistolaissa ja julkisuuslaissa. Asiakirja on muoto- ja välineriippumaton. Tämä tarkoittaa, että asiakirja voi olla

  • kirjallinen esitys
  • kuvallinen esitys
  • sähköinen esitys
  • tallenne, joka on mahdollista kuunnella tai tulkita teknisin apuvälinein.

Asiakirja voi käytännössä olla mitä tahansa perinteisen paperiasiakirjan tai sähköisen esityksen väliltä.

Mikä tahansa asiakirja ei kuitenkaan ole viranomaisen asiakirja. Julkisuuslain mukaan viranomaisen asiakirjoja ovat viranomaisen hallussa olevat asiakirjat. Kelassa tämä tarkoittaa, että viranomaisen asiakirjoja ovat asiakirjat, jotka ovat Kelan hallussa jostakin seuraavasta syystä.

Asiakirja on

  • Kelan toimihenkilön laatima
  • toimitettu Kelaan asian käsittelyä varten
  • toimitettu Kelaan Kelan toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa
  • laadittu Kelan toimeksiannosta.

Mitkä ovat Kelassa viranomaisen asiakirjoja?

Tyypillisiä viranomaisen asiakirjoja Kelassa ovat Kelan toimihenkilöiden laatimat

  • päätökset
  • lausunnot
  • muistiot
  • esitykset
  • selvitykset
  • tilastot.

Kelalle asian käsittelyä varten toimitettuja asiakirjoja ovat muun muassa erilaiset hakemukset ja ilmoitukset.

Mitkä eivät ole Kelassa viranomaisen asiakirjoja?

Kelassa viranomaisen asiakirjoja eivät ole

  • kirjeet tai muut asiakirjat, jotka on lähetetty Kelan toimihenkilölle tai luottamushenkilölle hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi
  • muistiinpanot tai luonnokset, jotka Kelan toimihenkilö on laatinut omaa työskentelyään varten
  • asiakirjat, jotka on laadittu tai hankittu Kelan sisäistä työskentelyä varten (esim. muistiinpanot koulutuksista tai vapaamuotoiset viestit).

Kanta-palvelujärjestelmässä olevat tiedot eivät ole Kelan asiakirjoja, koska vastuu näistä tietosisällöistä kuuluu terveydenhuollon eri toimijoille.

Kelan asiarekisteri

Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja asiakirjoista. Kelassa on esimerkiksi hallinnollisten asioiden ja etuusasioiden asiarekisterit.

Hallinnollisten asioiden asiarekisteri

Kelan hallinnolliset asiat rekisteröidään hallinnollisten asioiden kirjaamisjärjestelmään (Diaari). Hallinnolliset asiakirjat rekisteröidään hallinnollisten asiakirjojen arkistointijärjestelmään (DARK). Hallinnollisista asioista rekisteröidään

Kelan toiminnan kannalta toimenpiteitä edellyttävät asiat

  • viralliset asiat
  • oikeusvaikutuksia aiheuttavat asiat.

Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin rekisteröitäviä asioita ovat esimerkiksi

  • Kelalta pyydettävät lausunnot
  • Kelaan saapuvat kantelut ja selvityspyynnöt
  • hallintokantelut
  • vahingonkorvausvaatimukset
  • nimitykset työryhmiin
  • hankinta-asiat
  • lokitietopyynnöt
  • rekisteritietojen tarkastuspyynnöt.

Kela voi rekisteröidä hallinnollisia asiakirjoja myös muihin erityisrekistereihin, kuten henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmiin.

Etuusasioiden asiarekisteri

Kelan etuusasioiden asiarekisteri koostuu usean tietovarannon tiedoista, ja nämä tiedot ovat hajautetusti Oiwa-työnohjausjärjestelmässä, eri etuuksien tietojärjestelmissä ja asiakirjojen hallintajärjestelmissä.

Kelan tietovarannot

Tietovarannoilla tarkoitetaan laajoja tietokokonaisuuksia, jotka kuuluvat kiinteästi yhteen fyysisellä tai loogisella tavalla. Kelassa erilaisia tietovarantoja on useita kymmeniä. Kelan tyypillisiä tietovarantoja ovat esimerkiksi

  • etuuksien käsittelytiedot
  • asiakastiedot
  • maksamisen tiedot
  • henkilöstö- ja organisaatiotiedot
  • palvelutyön tiedot
  • valvonta- ja käyttövaltuushallintatiedot
  • taloushallinnon tiedot
  • asianhallinnan ja yleishallinnon tiedot
  • tilasto-, raportti- ja tietoaineistotiedot.

Tietovarannoissa olevia tietoja käsitellään Kelassa useissa eri tietojärjestelmissä. Tietovarannoista saadaan tarvittaessa koostettua esimerkiksi tietyn asiakkaan asiaan liittyvä tietoaineisto. Tällainen tietoaineisto koostuu asian

  • hakemustiedoista
  • käsittelytiedoista
  • ratkaisutiedoista
  • maksutiedoista
  • päätöstiedoista
  • näihin liittyvistä asiakirjoista.

Kelan tietojärjestelmät ja hakutekijät

Kelan tietojärjestelmien kokonaisuus on hajautettu. Tietojärjestelmillä on useita riippuvuuksia muihin järjestelmiin ja tukijärjestelmiin.

Tyypillisiä tietojärjestelmiä Kelassa ovat esimerkiksi

  • etuus- ja asiakkuusjärjestelmät
  • tukijärjestelmät
  • tiedonvaihdon järjestelmät
  • ydintietojen hallinnan järjestelmät
  • tietojen jatkojalostuksen järjestelmät
  • Kanta-palvelujen järjestelmät.

Tietoja haetaan asiarekisteristä ja tietojärjestelmistä esimerkiksi seuraavilla hakutekijöillä:

  • diaarinumerolla
  • henkilön nimellä
  • henkilötunnuksella
  • asiakastunnisteella
  • henkilöstötunnisteella.

Asiakirjojen saatavuus

Kela tarjoaa teknisen rajapinnan kautta esimerkiksi tilastotietoraportteja vapaasti käytettäväksi.

Lisätietoja saatavilla olevista tutkimus- ja tilastotiedoista löydät osoitteesta www.kela.fi/tietopalvelut.

Oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjoista

Julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei julkisuuslaissa tai muissa laeissa toisin säädetä. Kuka tahansa voi pyytää tiedon viranomaisen julkisesta asiakirjasta, mutta mitä tahansa tietoa ei ole oikeutta saada. Pyyntöä ei tarvitse perustella. Salassapidon täytyy perustua aina lakiin.

Kelan hallinnolliset asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, ellei julkisuuslaissa tai muissa laeissa erikseen toisin säädetä.

Sinulla on oikeus saada tieto Kelan asiakirjoista, jos

  • tietopyynnön kohteena on Kelan asiakirja
  • pyydetty asiakirja on julkinen.

Salassa pidettäviä asiakirjoja Kelassa ovat esimerkiksi etuusasiakirjat, koska ne sisältävät arkaluonteisia henkilötietoja. Etuusasiakirjojen salassapidosta säädetään tarkemmin eri etuuslaeissa. Salassa pidettäviä asiakirjoja ovat myös Kelaan toimitetut lääkärintodistukset, joiden salassapidosta säädetään esimerkiksi

  • laissa potilaan asemasta ja oikeuksista
  • laissa sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista.

Sinulla voi olla oikeus saada tieto myös Kelan salassa pidettävistä asiakirjoista.

Silloin kun pyydetty asiakirja on salassa pidettävä, oikeutesi saada tieto asiakirjasta varmistetaan tapauskohtaisesti. Sinulla on oikeus saada tieto myös salassa pidettävästä asiakirjasta, jos kyseinen tieto koskee omaa asiaasi tai olet muuten asiassa osallisena. Laissa voi olla tiettyjä poikkeuksia, jotka kuitenkin estävät tiedonsaannin tällaisesta salassa pidettävästä asiakirjasta, esimerkiksi lapsen etu.

Näin teet asiakirjoja koskevan tietopyynnön Kelaan

Tietopyyntö on Kelalle esitetty yksilöity pyyntö saada julkista tai salassa pidettävää tietoa. Tietopyyntöjä Kelaan voivat tehdä esimerkiksi

  • yksityiset henkilöt
  • viranomaiset
  • toimittajat
  • muut organisaatiot.

Voit tehdä asiakirjaa koskevan tietopyynnön Kelaan jollakin seuraavista tavoista:

Etuusasioissa

Hallinnollisissa tai muissa asioissa

Jos haluat tehdä pyynnön sähköpostitse ja pyytämäsi asiakirja sisältää henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja, käytä suojattua sähköpostia. Tutustu suojatun sähköpostin ohjeeseen.

Lisätietoa ja ohjeita muista tietopyyntötilanteista sekä tarkemmat yhteystiedot saat tämän kuvauksen lopusta.

Miten tietopyyntösi käsitellään Kelassa?

Tietopyynnöt käsitellään Kelassa asiakohtaisesti vastuuyksikössä tai yhteistyössä eri yksiköiden kesken.

Kelan täytyy vastata tietopyyntöösi viipymättä, viimeistään 2 viikon kuluessa pyynnöstäsi. Jos tietopyyntöön vastaaminen edellyttää tavanomaista suurempaa työmäärää, vastausaika voi olla enintään kuukausi. Samat määräajat koskevat julkisia ja salassa pidettäviä asiakirjoja.

Tiedon asiakirjasta antaa Kelassa se yksikkö, jonka vastuulla kyseinen tietosisältö on tai jonka tehtäviin asia kuuluu. Jos et ole tietopyyntöä tehdessäsi varma, miltä yksiköltä tietoa pitää pyytää, Kelan toimihenkilöt opastavat sinua.

Jos sinulle ei voida antaa tietoa pyytämästäsi asiakirjasta, sinulla on oikeus saada tästä kirjallinen päätös. Sen avulla voit tehdä valituksen asiasta.

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Mistä saat lisätietoja?

Lisätietoja tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä Kelassa löydät verkkosivultamme osoitteesta www.kela.fi/tietosuoja.

Lisätietoja ja ohjeita tutkimus- ja tilastotietojen saatavuudesta löydät verkkosivultamme osoitteesta www.kela.fi/tietopalvelut.

Lisätietoja Kanta-palveluista löydät osoitteesta www.kanta.fi/mita-kanta-palvelut-ovat

Lisätietoja Kanta-palveluissa olevien tietojen käsittelystä löydät osoitteesta www.kanta.fi/tiedot-kannassa

Lisätietoja Kanta-palvelujen tietosuojasta ja -turvasta löydät osoitteesta www.kanta.fi/tietosuoja-ja-turva