Virkailija-avusteinen Suomi.fi-valtuutusten rekisteröinti

Virkailija-avusteinen Suomi.fi-valtuuksien rekisteröinti on tarkoitettu niille tahoille, jotka eivät pysty aloittamaan sähköisten valtuutuksien antamista itsepalveluna. Näitä tahoja ovat sellaiset organisaatiot, joiden edustajaa ei ole rekisteröity julkisiin rekistereihin, esimerkiksi julkiset organisaatiot, kuten kunnat ja valtio, seurakunnat, oppilaitokset, elinkeinoyhtymät, kuolinpesät ja ulkomaiset yritykset.

Virkailija-avusteisessa rekisteröinnissä organisaatio hakee valtuutusoikeutta ja valtuutusoikeuden rekisteröi virkailija. Virkailija-avusteista rekisteröintiä varten organisaatiot nimeävät henkilöt, joille haetaan valtuutusoikeus. Valtuutusoikeuden saanut voi antaa Suomi.fin Valtuudet-palvelussa itsepalveluna valtuuksia muille organisaation puolesta toimiville henkilöille tai organisaatioille.

Virkalijavaltuuttamispalvelu ohjaa sähköisen valtuushakemuksen tekemistä asiakirjoineen vaihe vaiheelta.

Huomio

Palvelun ohjeet Suomi.fi-sivuilla.

Valmistautuminen virkailija-avusteiseen rekisteröintiin

Virkailija-avusteista valtuutusten rekisteröintiä tarvitsevat organisaatiot voivat Kela-asioissa valmistautua jo ennen palvelun käyttöönottoa näin:

  • Tutustukaa Suomi.fin Valtuudet-palvelun ohjeisiin ja Kelan ohjeisiin
  • Kartoittakaa kaikki ne asiat, joissa organisaationne käyttää Kelan asiointipalveluja, ja selvittäkää niissä tarvittavat valtuudet:
  • Valitkaa henkilöt, joille haluatte hakea valtuutusoikeuden rekisteröintiä. Rooli vastaa jossain määrin Katso-palvelun pääkäyttäjän roolia.

  • Päättäkää, mitä valtuusasioita kukin valtuutusoikeuden saava työntekijä saa hoitaa ja valtuuttaa eteenpäin. Valtuutusoikeus rajataan vain tiettyihin valtuusasioihin.

  • Valtuutusoikeuden voi kohdistaa koskemaan vain esimerkiksi tiettyä aliorganisaatiota. Tämä tapahtuu valtuustarkenteen avulla. Valtuustarkenteita on käytössä kuitenkin vain tietyissä valtuusasioissa. Myös valtuustarkenteisiin kannattaa tutustua ennakkoon ja miettiä ne valmiiksi.

  • Selvittäkää organisaationne toimivaltaiset valtakirjan allekirjoittajat.

Valtuutusoikeuksien virkailija-avusteinen rekisteröinti

Kun organisaatio hakee virkailija-avusteista rekisteröintiä, se jättää valtuushakemuksen, johon on yksilöity valtuuttajan ja valtuutetun tiedot sekä annettavan valtuuden laajuus. Valtuushakemuksen allekirjoittaa valtuuttaja itse tai valtuuttajan laillinen edustaja. Valtuuttajasta riippuen allekirjoitusoikeus osoitetaan yhdellä tai useammalla valtuushakemukseen liitettävällä asiakirjalla.

Valtuushakemuksen voi jättää käsiteltäväksi kolmella eri tavalla:

  • Suomi.fi-verkkopalvelun sähköinen valtuushakemus on toistaiseksi vain suomalaisten yritysten ja yhteisöjen käytössä. Ulkomaalaiset yritykset ja yhteisöt eivät siis toistaiseksi voi käyttää sitä.
  • Ulkomaalaisten yritysten sekä niiden kotimaisten yritysten, jotka eivät jostain syystä pysty käyttämään sähköistä valtuutushakemusta, kannattaa lähettää valtuushakemus postitse. Hakemuksen liitteeksi tarvitaan oikeaksi todistetut ja laillistetut asiakirjat.
  • Valtuushakemuksen voi myös toimittaa rekisteröintipisteeseen. Tätä tapaa suositellaan ensisijaisesti niille valtuuttajille, jotka toimivat yksityishenkilöinä. Lue lisää rekisteröintipisteistä Suomi.fi-verkkopalvelun ohjeista.

Valtuutusoikeus astuu voimaan heti, kun virkailija on sen rekisteröinyt.

Valtuutusoikeudellinen henkilö voi sen jälkeen kirjautua  Suomi.fin Valtuudet-palveluun henkilökohtaisilla vahvan tunnistautumisen välineillä ja hallinnoida edustamansa organisaation Suomi.fi-valtuuksia. Hän voi antaa valtuuksia organisaation muille  työntekijöille ja tarvittaessa myös ulkopuoliselle organisaatiolle, esimerkiksi yhteisön palkkahallintoa hoitaville tahoille.

Lue lisää:

Tietoa valtuuksista ja virkailijavaltuuttamispalvelusta