FPA arkiverar tryckta journalhandlingar från privata serviceproducenter som avslutat sin verksamhet

Arkiveringen av tryckta journalhandlingar från serviceproducenter och självständiga yrkesutövare inom hälso- och sjukvården inleddes vid FPA i början av 2019. Arkiveringen är tills vidare kostnadsfri.

Arkiveringstjänsten är avsedd för sådana små privata aktörer inom hälso- och sjukvården som har avslutat sin verksamhet och som inte har överfört sin arkiveringsskyldighet till någon annan aktör. Det är inte möjligt att lämna in journalhandlingar för tillfällig förvaring i arkivet.

FPA tar tills vidare inte emot material från företagshälsovården. En arbetsgrupp under ledning av Social- och hälsovårdsministeriet håller på att utarbeta anvisningar om hur material som uppkommit inom företagshälsovården ska arkiveras. FPA beslutar om mottagandet av material från företagshälsovården när anvisningarna är klara.

FPA tar tills vidare inte heller emot handlingar från serviceproducenter inom socialvården.

Innan materialet överlåts ingås ett skriftligt avtal om arkivering

Serviceproducenten eller dennes representant ingår alltid ett skriftligt avtal med FPA om överföringen av arkiveringsansvaret innan materialet överlåts.

Alla avtalsarrangemang görs via e-postadressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. FPA:s serviceställen gör inte upp överlåtelseavtal och kommer inte överens om mottagandet av material.

Överlåtandet och transporten av material sker enligt överenskommelse

När överlåtelseavtalet har undertecknats kommer FPA och den som överlåter materialet överens om transportarrangemang och tidpunkten för mottagandet handlingarna. Vid överlåtandet av materialet tryggas serviceproducentens och patienternas rättsskydd samt datasäkerheten.

Materialet tas emot vid de verksamhetsställen som FPA anger

Efter att avtalet undertecknats kan materialet levereras till de verksamhetsställen som FPA angett. Under våren 2019 tas materialet emot ortsvis. Serviceproducenten svarar för transporten av materialet fram till FPA:s verksamhetsställe och för kostnaderna i anslutning till den.

Arkivet för journalhandlingar i pappersform finns på FPA:s huvudkontor i Helsingfors. FPA svarar för transporten av materialet från det verksamhetsställe som tagit emot materialet till Helsingfors. Serviceproducenten kan också komma överens med FPA om att materialet skickas direkt till Helsingfors. I så fall svarar avsändaren för transportkostnaderna och för ordnandet av transporten.

Material kan lämnas till FPA för arkivering också efter 2019.

FPA:s ansvar för materialet börjar när FPA har kvitterat att materialet tagits emot

Ansvaret för materialet överförs på FPA när man på FPA har kvitterat att materialet tagits emot. Man kan inte leverera material till FPA:s serviceställen innan man undertecknat ett avtal och kommit överens om överlåtandet. De personer som svarar för överlåtandet är tillgängliga vid FPA:s verksamhetsställen endast vid på förhand överenskomna tidpunkter.

FPA sköter arkiveringen och svarar på förfrågningar gällande journalhandlingarna

FPA svarar för arkiveringen av de journalhandlingar som serviceproducenterna överlåtit till FPA och för att de förstörs i enlighet med gällande bestämmelser efter att förvaringstiden gått ut. I avtalet mellan FPA och serviceproducenten anges vem som svarar på förfrågningar gällande materialet.

Frågor gällande arkiveringen av journalhandlingar

Alla eventuella frågor skickas per e-post på adressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.

Ange i e-postmeddelandet er kontaktinformation (namn, adress och telefonnummer), vilket verksamhetsställe ni vill leverera materialet till samt önskad tidpunkt för överlåtandet. Ange också vid behov vilken serviceproducents/vilka serviceproducenters material det är fråga om.

FPA skickar ett utkast till överlåtelseavtal samt skriftliga anvisningar om hur materialet ska göras i ordning, förpackas och levereras till FPA.

Närmare information om hanteringen av journalhandlingar