Arkiveringstjänsten för patient- och klienthandlingar | Samarbetspartner | FPAGå till innehållet

Arkiveringstjänsten för patient- och klienthandlingar

Om en privat serviceproducent inom hälso- och sjukvården har upphört med sin verksamhet eller upphör med den, ska serviceproducenten överlämna de patient- och klienthandlingar som omfattats av serviceproducentens registerföring till FPA för förvaring. Arkiveringen av handlingar hos FPA är lagstadgad från 1.1.2024.

Serviceproducenten ska ansvara för att handlingarna förvaras och arkiveras så att serviceproducenten ska kunna överlämna dem till FPA.

Arkiveringen hos FPA är avgiftsfri. Serviceproducenten ansvarar likväl för eventuella kostnader för överlämnandet av handlingarna och för ordnandet och sparandet av dem i en sådan form som FPA kräver. 

För vem är arkiveringstjänsten avsedd?

Tjänsten är avsedd för privata serviceproducenter som har verkat inom social- och hälsovården, men som har upphört eller upphör med sin verksamhet.

FPA tar också emot patient- och klienthandlingar som hänför sig till företagshälsovård, om arbetsgivaren själv har ordnat företagshälsovård och slutat producera tjänsterna eller har bytt producent av företagshälsovårdstjänster.

En förutsättning för att arkiveringstjänsten ska kunna anlitas är dessutom att det inte är följande aktörers uppgift att sköta arkiveringen:

  • kommunen eller samkommunen, till exempel utifrån ett avtal eller på grund av verksamhet som inkluderar användningen av servicesedlar
  • ett företag, till exempel utifrån ett arbetsavtal eller ett avtal som ingåtts i samband med företagsköp. 

FPA tar emot begäranden om uppgifter

Välfärdsområdena, Helsingfors stad och FPA är från 1.1.2024 gemensamt personuppgiftsansvariga för material från serviceproducenter som lagt ner sin verksamhet. FPA fungerar som en kontaktpunkt, till vilken kunden kan skicka en begäran om uppgifter gällande handlingar.

FPA förmedlar begäran till välfärdsområdet eller Helsingfors stad, som ser till att uppgifterna lämnas ut till kunden. FPA ska också säkerställa att handlingar bevaras på ett säkert sätt och också förstörs på ett säkert sätt när förvaringstiden går ut.

Välfärdsområdena och Helsingfors stad svarar för den personuppgiftsansvarigas övriga skyldigheter, bland annat handläggningen av begäranden om rättelse och rättelsen av uppgifter.

Vilka handlingar ska överlämnas till FPA?

Till FPA:s arkiveringstjänst ska överlämnas handlingar i elektronisk form och i pappersform. Arkiveringstjänsten tar emot material som inte tidigare har överlämnats till ett välfärdsområde eller Helsingfors stad för förvaring eller som inte har införts i Patientdataarkivet i Kanta-tjänsterna.  Läs mer om Patientdataarkivet (kanta.fi).

Till arkiveringstjänsten ska man inte överlämna handlingar

  • som redan har överlämnats till välfärdsområdet eller Helsingfors stad
  • som har införts i Patientdataarkivet i Kanta-tjänsterna
  • som kommunen eller samkommunen är skyldig att arkivera.

Handlingarna behöver inte heller överlämnas om det enligt avtal är kommunens, samkommunens eller företagets uppgift att sköta arkiveringen.

Vad avses med att verksamheten upphör?

Att verksamheten upphör innebär att den tjänsteproduktion som är beroende av tillstånd eller anmälan avvecklas helt. Produktionen av tjänster kan upphöra till exempel på grund av att företagsverksamheten läggs ner, serviceproducenten byter bransch eller att serviceproducenten går i pension. Verksamheten betraktas alltså inte som avslutad om enbart företagets verksamhetsställe eller ett av dem stängs.

Om verksamheten läggs ner måste regionförvaltningsverket meddelas. Om en serviceproducent är verksam inom två eller fler regionförvaltningsverks områden ska serviceproducenten anmäla till Valvira att verksamheten har upphört.

Läs mer

 

Senast ändrad 2.1.2024

Vad tycker du om sidan?