Vad är en handling? Vad är en myndighetshandling?

Begreppet handling definieras i arkivlagen och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. En handling är oberoende av form och medium. Det här innebär att en handling kan vara
•    en framställning i skrift
•    en framställning i bild
•    en elektronisk framställning
•    en inspelning som kan avlyssnas eller tolkas med tekniska hjälpmedel.

En handling kan i praktiken vara vad som helst från en traditionell handling i pappersform till en elektronisk framställning.
Vilken handling som helst är emellertid inte en myndighetshandling. Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet är myndighetshandlingar sådana handlingar som innehas av en myndighet. Vid FPA innebär det här att myndighetshandlingar är handlingar som innehas av FPA av någon av följande orsaker:

Handlingen har
•    upprättats av en anställd vid FPA
•    lämnats in till FPA för behandling av ett ärende
•    lämnats in till FPA i samband med ett ärende som hör till FPA verksamhetsområde eller uppgifter
•    upprättats på uppdrag av FPA.

Vilka handlingar hos FPA är myndighetshandlingar?

Typiska myndighetshandlingar hos FPA är handlingar av följande slag som upprättats av anställda vid FPA:
•    beslut
•    utlåtanden
•    promemorior
•    presentationer
•    utredningar
•    statistik.

Handlingar som inlämnats till FPA i anslutning till handläggningen av ett visst ärende är bl.a. ansökningar och anmälningar.
Vilka handlingar hos FPA är inte myndighetshandlingar?

Följande handlingar hos FPA är inte myndighetshandlingar

• brev eller andra handlingar som har skickats till en anställd vid FPA eller till en förtroendevald på grund av personens uppgifter eller ställning
• anteckningar eller utkast som en anställd vid FPA har upprättat som ett led i sitt eget arbete
• handlingar som har upprättats eller inhämtats för internt arbete vid FPA (t.ex. anteckningar från utbildningar eller fritt formulerade meddelanden).