Potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu | Kumppanit | KelaSiirry sisältöön

Potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu

Jos yksityinen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottaja on lopettanut tai lopettaa toimintansa, sen täytyy toimittaa rekisterinpitoonsa kuuluneet potilas- ja asiakasasiakirjat Kelaan säilytettäväksi. Asiakirjojen arkistointi Kelaan on lakisääteistä 1.1.2024 alkaen.

Palveluntuottajan pitää olla vastuussa asiakirjojen säilytyksestä ja arkistoinnista, jotta se voi siirtää ne Kelaan.

Asiakirjojen arkistointi Kelassa on maksutonta. Palveluntuottaja vastaa kuitenkin mahdollisista kustannuksista, jotka aiheutuvat asiakirjojen siirrosta sekä niiden järjestämisestä ja tallentamisesta Kelan edellyttämään muotoon.

Kenelle arkistointipalvelu on tarkoitettu?

Arkistointipalvelu on tarkoitettu yksityisille sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajille, jotka ovat lopettaneet tai lopettavat toimintansa.

Kela vastaanottaa myös työterveyshuollon potilas- ja asiakasasiakirjoja, jos työnantaja on järjestänyt itse työterveyshuollon palvelut ja lopettanut niiden tuottamisen tai vaihtanut työterveyshuollon palveluntuottajaa.

Lisäksi arkistointipalvelun käytön edellytyksenä on, että arkistointivelvollisuus ei kuulu

  • kunnalle tai kuntayhtymälle, esimerkiksi sopimuksen tai palvelusetelitoiminnan perusteella
  • yritykselle, esimerkiksi työsopimuksen tai yrityskaupan yhteydessä tehdyn sopimuksen perusteella.

Kela ottaa vastaan tietopyynnöt

Hyvinvointialueet, Helsingin kaupunki ja Kela ovat toimintansa lopettaneiden palveluntuottajien aineistojen yhteisrekisterinpitäjiä 1.1.2024 alkaen. Kela toimii yhteyspisteenä, jonne asiakas voi tehdä asiakirjoja koskevan tietopyynnön.

Kela välittää tietopyynnön hyvinvointialueelle tai Helsingin kaupungille, jotka huolehtivat tietojen luovutuksesta asiakkaalle. Kelan tehtävänä on myös varmistaa asiakirjojen turvallinen säilytys ja hävittäminen, kun säilytysaika päättyy.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki vastaavat muista rekisterinpitäjän vastuista, kuten oikaisupyyntöjen käsittelystä ja tietojen korjaamisesta.

Mitkä asiakirjat täytyy toimittaa Kelaan?

Kelan arkistointipalveluun täytyy toimittaa sähköiset ja paperiset asiakirjat. Arkistointipalvelu ottaa vastaan aineistoa, jota ei ole aiemmin toimitettu säilytettäväksi hyvinvointialueelle tai Helsingin kaupungille tai jota ei ole viety Kanta-palvelujen Potilastiedon arkistoon. Lue lisää Potilastiedon arkistosta (kanta.fi).

Kelan arkistointipalveluun ei pidä toimittaa asiakirjoja,

  • jotka on jo toimitettu hyvinvointialueelle tai Helsingin kaupungille
  • jotka on viety Kanta-palvelujen Potilastiedon arkistoon
  • joiden arkistointivelvollisuus kuuluu kunnalle tai kuntayhtymälle.

Niitä ei myöskään tarvitse toimittaa, jos arkistointivelvollisuus kuuluu sopimuksen perusteella kunnalle, kuntayhtymälle tai yritykselle.

Mitä toiminnan lopettaminen tarkoittaa?

Toiminnan lopettaminen tarkoittaa sitä, että luvan tai ilmoituksen varainen palvelujen tuottaminen päättyy kokonaan. Palvelujen tuottaminen voi päättyä esimerkiksi yritystoiminnan lopettamisen, alan vaihtamisen tai eläköitymisen takia. Toimintaa ei siis katsota päättyneeksi, jos pelkästään yrityksen toimipiste tai jokin niistä suljetaan.

Toiminnan lopettamisesta täytyy ilmoittaa aluehallintovirastoon. Jos palveluntuottaja toimii kahden tai useamman aluehallintoviraston alueella, sen täytyy ilmoittaa toiminnan lopettamisesta Valviraan.

Lue lisää

 

Sivu päivitetty 2.1.2024

Mitä mieltä olet sivusta?