Usein kysyttyä potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelusta
Palveluseteli- ja maksusitoumustoiminnan perusteella syntyneet potilasasiakirjat tai kunnallisten toimijoiden tilaamat aineistot eivät kuulu palvelun piiriin. Näiden säilytys- ja arkistointivastuu on palvelun tilanneella toimijalla eli kunnalla, kuntayhtymällä tai hyvinvointialueella.
Kela vastaanottaa potilas- ja asiakasasiakirjat, joiden arkistointi- ja säilytysvastuu on toimintansa lopettaneella palveluntuottajalla. Tällaisia ovat esimerkiksi asiakkaan itse maksamiin käynteihin liittyvät asiakirjat.
Kela voi ottaa aineistot vastaan, jos olette sopineet tästä kollegan kanssa. Sopimuksen on hyvä olla kirjallisessa muodossa, ja sen toimittaminen Kelaan nopeuttaa asiointiasi. Ilman sopimusta aineistot kuuluvat kollegallesi, joka on kyseisten aineistojen rekisterinpitäjä. Kollegasi tekee halutessaan itse sopimuksen niiden siirrosta Kelan kanssa. Jos ammatinharjoittaja on kuollut, vastuu aineistosta kuuluu kuolinpesälle.
Kela ottaa vastaan kuolinpesien aineistoja, jos rekisterinpitäjä on kuollut ja aineiston siirrosta on sovittu kuolinpesän kanssa. Konkurssipesän tai selvitystilassa olevan yhtiön aineistoja otetaan vastaan, jos yhtiön toiminta on päättynyt eikä liiketoiminnalla ole jatkajaa. Konkurssipesän on huolehdittava, että potilas- ja asiakasasiakirjat kuuluvat sen rekisterinpitoon eivätkä esimerkiksi yrityksessä toimineen itsenäisen ammatinharjoittajan rekisterinpitoon.
Asiakirjat on toimitettava arkistointipalveluun samalla kertaa. Arkistointipalveluun ei voi toimittaa potilas- ja asiakasasiakirjoja esimerkiksi väliaikaista säilyttämistä varten.
Jos yrityksesi järjestämä sosiaali- tai terveyspalvelu siirretään toisen palveluntuottajan vastuulle, asiakirjat on siirrettävä palvelua jatkavan palveluntuottajan rekisterinpitoon. Lupa- ja valvontavirastoon toimitettavassa lopettamisilmoituksessa täytyy kuvata, missä aineistoa säilytetään yrityksen myynnin jälkeen.
Sulautumisessa tai fuusiossa asiakirjat siirtyvät toiminnan jatkajalle, joka huolehtii niiden arkistoinnista.
Potilas- ja asiakasasiakirjojen siirtäminen on mahdollista vasta, kun palvelun tuottaminen on päättynyt esimerkiksi yritystoiminnan lopettamisen, alan vaihtamisen tai eläköitymisen takia. Lisäksi toiminnan lopettamisesta on tehtävä ilmoitus Lupa- j valvontavirastoon. Ota siirtosopimuksen tekemistä varten Kelaan yhteyttä sähköpostilla (toimintansa.lopettaneet@kela.fi).
Kelaan toimitettavasta aineistosta tulee poistaa Kela-päätökset, kuntoutuspäätökset, lähetteet ja kopiot muiden toimijoiden aineistoista (esimerkiksi lääkärinlausuntojen kopiot). Kelaan toimitetaan vain omassa toiminnassa syntyneet potilas- ja asiakasasiakirjat. Tarkista ohjeesta Potilas- ja asiakasasiakirja-aineiston valmistelu kuljetusta ja arkistointia varten (pdf), mitä muuta aineistosta pitää poistaa.
Kun potilas- tai asiakastyö loppuu, aineistot voidaan siirtää Kelaan, jos olet tehnyt ilmoituksen toiminnan lopettamisesta Lupa- ja valvontavirastoon.
Arkistointipalvelu ottaa vastaan sähköiset asiakirjasi, jos niitä ei ole jo tallennettu Kanta-palveluihin. Ole yhteydessä osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi ja ilmoita siirtosopimusta varten tarvittavat tiedot.
Jos olet liittynyt Kanta-palveluihin, ota yhteyttä osoitteeseen kanta@kanta.fi ja selvitä, miltä osin sähköiset asiakirjat on tallennettu tai on mahdollista tallentaa Kanta-palveluihin.
Säilyttämis- ja arkistointivastuu on sinulla siihen asti, kunnes Kela on kuitannut aineiston vastaanotetuksi.
Kela ei voi ottaa vastaan potilasasiakirjoja, koska yrityksen toiminta jatkuu. Arkistointipalvelu on tarkoitettu vain palveluntuottajille, jotka ovat lopettaneet toimintansa.
Kelan palvelu- tai asiointipisteet eivät voi ottaa vastaan aineistoja. Ne eivät myöskään hoida sopimuksen tekoa tai sovi aineistojen siirtämisen aikatauluista.
Ota yhteyttä osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. Jos et voi toimittaa asiakirjoja itse, voit käyttää kuljetusliikettä.
Tarkista, mitkä Kelan toimipisteet vastaanottavat aineistoja (pdf).