Palveluseteli- ja maksusitoumustoiminnan perusteella syntyneet potilasasiakirjat tai kunnallisten toimijoiden tilaamat aineistot eivät kuulu palvelun piiriin. Näiden säilytys- ja arkistointivastuu on palvelun tilanneella toimijalla eli kunnalla, kuntayhtymällä tai hyvinvointialueella.
Kela vastaanottaa potilas- ja asiakasasiakirjat, joiden arkistointi- ja säilytysvastuu on toimintansa lopettaneella palveluntuottajalla. Tällaisia ovat esimerkiksi asiakkaan itse maksamiin käynteihin liittyvät asiakirjat.
Kela voi ottaa aineistot vastaan, jos olette sopineet tästä kollegan kanssa. Sopimuksen on hyvä olla kirjallisessa muodossa, ja sen toimittaminen Kelaan nopeuttaa asiointiasi. Ilman sopimusta aineistot kuuluvat kollegallesi, joka on kyseisten aineistojen rekisterinpitäjä. Kollegasi tekee halutessaan itse sopimuksen niiden siirrosta Kelan kanssa. Jos ammatinharjoittaja on kuollut, vastuu aineistosta kuuluu kuolinpesälle.
Kela ottaa vastaan kuolinpesien aineistoja, jos rekisterinpitäjä on kuollut ja aineiston siirrosta on sovittu kuolinpesän kanssa. Konkurssipesän tai selvitystilassa olevan yhtiön aineistoja otetaan vastaan, jos yhtiön toiminta on päättynyt eikä liiketoiminnalla ole jatkajaa. Konkurssipesän on huolehdittava, että potilas- ja asiakasasiakirjat kuuluvat sen rekisterinpitoon eivätkä esimerkiksi yrityksessä toimineen itsenäisen ammatinharjoittajan rekisterinpitoon.
Asiakirjat on toimitettava arkistointipalveluun samalla kertaa. Arkistointipalveluun ei voi toimittaa potilas- ja asiakasasiakirjoja esimerkiksi väliaikaista säilyttämistä varten.
Jos yrityksesi järjestämä sosiaali- tai terveyspalvelu siirretään toisen palveluntuottajan vastuulle, asiakirjat on siirrettävä palvelua jatkavan palveluntuottajan rekisterinpitoon. Aluehallintovirastoon tai Valviraan toimitettavassa lopettamisilmoituksessa täytyy kuvata, missä aineistoa säilytetään yrityksen myynnin jälkeen.
Jos palveluntuottaja toimii kahden tai useamman aluehallintoviraston alueella, sen täytyy tehdä ilmoitus toiminnan lopettamisesta Valviraan.
Sulautumisessa tai fuusiossa asiakirjat siirtyvät toiminnan jatkajalle, joka huolehtii niiden arkistoinnista.
Potilas- ja asiakasasiakirjojen siirtäminen on mahdollista vasta, kun palvelun tuottaminen on päättynyt esimerkiksi yritystoiminnan lopettamisen, alan vaihtamisen tai eläköitymisen takia. Lisäksi toiminnan lopettamisesta on tehtävä ilmoitus aluehallintovirastoon tai Valviraan. Ota siirtosopimuksen tekemistä varten Kelaan yhteyttä sähköpostilla (toimintansa.lopettaneet@kela.fi).
Aineistosta ei tarvitse poistaa Kelan päätöksiä, lähetteitä tai lausuntojen kopioita. Tarkista ohjeesta Potilas- ja asiakasasiakirja-aineiston valmistelu kuljetusta ja arkistointia varten (pdf), mitä aineistosta pitää poistaa.
Kun potilas- tai asiakastyö loppuu, aineistot voidaan siirtää Kelaan, jos olet tehnyt ilmoituksen toiminnan lopettamisesta aluehallintovirastoon tai Valviraan.
Arkistointipalvelu ottaa vastaan sähköiset asiakirjasi, jos niitä ei ole jo tallennettu Kanta-palveluihin. Ole yhteydessä osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi ja ilmoita siirtosopimusta varten tarvittavat tiedot.
Jos olet liittynyt Kanta-palveluihin, ota yhteyttä osoitteeseen kanta@kanta.fi ja selvitä, miltä osin sähköiset asiakirjat on tallennettu tai on mahdollista tallentaa Kanta-palveluihin.
Säilyttämis- ja arkistointivastuu on sinulla siihen asti, kunnes Kela on kuitannut aineiston vastaanotetuksi.
Kela ei voi ottaa vastaan potilasasiakirjoja, koska yrityksen toiminta jatkuu. Arkistointipalvelu on tarkoitettu vain palveluntuottajille, jotka ovat lopettaneet toimintansa.
Kelan palvelu- tai asiointipisteet eivät voi ottaa vastaan aineistoja. Ne eivät myöskään hoida sopimuksen tekoa tai sovi aineistojen siirtämisen aikatauluista.
Ota yhteyttä osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. Jos et voi toimittaa asiakirjoja itse, voit käyttää kuljetusliikettä.
Tarkista, mitkä Kelan toimipisteet vastaanottavat aineistoja (pdf).
Voit pyytää asiakirjoja toisen puolesta, jos sinulla on valtakirja. Asiakas voi antaa suostumuksen tietojensa luovuttamiseen lomakkeella Valtakirja puolesta-asiointiin Kelan potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelussa (pdf).