Usein kysyttyä työnantajan päiväraha-asioinnista

Lähetä asiointipalvelussa ilmoitus "Lisäselvitys aikaisemmin lähetettyyn ilmoitukseen tai hakemukseen" tai lomake Y17 ilman palkkatietoja ja ilmoita päivämäärä, mihin mennessä lähetät palkkatiedot. Voit myös soittaa sairastamisen tai lapsiperheiden palvelunumeroon ja ilmoittaa puhelimitse päivämäärän, mihin mennessä sen toimitat.

Ilmoitukset on annettava työnantajittain.

Työsuhteen alkamispäivänä pidetään työsopimuslain mukaista alkamispäivää (lyhytaikaisin keskeytyksin jatkunut työsuhde ilmoitetaan yhdenjaksoisena). Jos viimeisin työsuhde on jatkunut yli 30 päivää, ilmoita palkkatiedot tältä ajalta.  Henkilön, jolla on pätkätyöhistoria, päiväraha voi määräytyä viimeisen työsuhteen palkkatietojen perusteella, jos pätkätyöhistoria on luotettavasti selvitetty. Selosta työhistoria viimeisen vuoden ajalta Lisätietoja-kohdassa.

Voit ilmoittaa palkat palkanmaksujaksottain. Merkitse tällöin ilmoitukseen tieto 'Palkanmaksu jatkuu pp.kk.vvvv lukien'. Päivärahaa ei makseta ilmoitetusta päivämäärästä lukien ennen kuin Kelaan on toimitettu uusi palkkailmoitus.

Voi myös ilmoittaa palkat vasta, kun koko poissaoloajan palkka on tiedossa ja maksettu.

Ilmoita 6 kk:n palkkatiedot vain alkavaan työkyvyttömyyteen. Yhdenjaksoisessa työkyvyttömyydessä päivärahan määrä säilyy samana.

Päiväraha maksetaan työntekijälle itselleen, jos hänellä on vuosilomallaan oikeus saada sairaus-, kuntoutus- tai vanhempainpäivärahaa.

Työnantaja ilmoittaa Kelaan vain ne palkat, joista sillä on oikeus työ- tai virkaehtosopimuksen, työsopimuksen tai muun sopimuksen tai lain, asetuksen tai muun säädöksen tai määräyksen perusteella saada päiväraha Kelasta palkkaa vastaavalta osalta. Työnantaja voi halutessaan ilmoittaa vuosiloman ajan Lisätietoja-kohdassa, jos vuosiloma kohdistuu sairauspäivärahan, kuntoutusrahan tai vanhempainpäivärahan aikaan, mutta vuosiloma-ajan palkkatietoja Kela ei tarvitse.

Jos lomake on kokonaan virheellinen, esim. se on annettu väärän työnantajan tai väärän työntekijän tiedoilla

lähetä välittömästi Lisäselvitys (Lisäselvitys aikaisemmin lähetettyyn ilmoitukseen tai hakemukseen) saman työnantajan ja saman työntekijän tiedoilla, esim. "Tänään klo 13.45 lähetetty ilmoitus on virheellinen. Pyydän poistaman ilmoituksen tiedot, koska ilmoitus on annettu väärän henkilön tiedoilla."
Lähetä tämän jälkeen uusi lomake oikeilla tiedoilla normaalisti.

Jos virhe koskee ilmoitettua palkan määrää tai sen suoritusaikaa

Lähetä sama lomake uudelleen ja kirjoita selostus virheestä Lisätietoja-kenttään, esim. "Tämä on korjaus pv.kk.vvvv lähetettyyn ilmoitukseen, jossa palkka on ilmoitettu virheellisesti."

Virheellinen ja korjattu ilmoitus jäävät näkymään Aiemmin lähetetyt -osioon.

Työnantajan asiointipalvelussa on tärkeää, että yhteystiedot täytetään täsmällisesti, koska sillä on vaikutusta hakemuksen ohjautumiseen Kelan etuusjärjestelmässä. Suositeltavin tapa yhteystietojen täyttämiseen on Hae tiedot -painikkeen käyttö, jolloin sivulle tuodaan tiedot edellisestä hakemuksesta. Tiedot voi tarvittaessa korjata. Jos päivärahaa haetaan ensimmäisen kerran, yhteystiedot on täytettävä alusta asti.

Päätöksensaajan yhteystiedot tulisi täyttää joka kerta samanlaisina, jotta hakemus ohjautuu Kelassa oikein – esimerkiksi osoitetta kirjattaessa tulisi aina käyttää samaa postilokeroa tai katuosoitetta, ei näitä vuorotellen. Huomaa myös, että päätöksensaajan yhteystiedoista täytetään ensin yrityksen nimi (työnantaja tai tämän valtuuttama yritys, esimerkiksi tilitoimisto) ja vasta seuraavaan kenttään tulee yrityksessä asiaa hoitavan henkilön tai osaston nimi.

Työnantajan yhteystiedot -näyttö on erilainen, jos Kelaan lähetetään vain hakemusta täydentäviä tietoja, esimerkiksi tiedot 6 kk:n palkoista (Esitetyt työtulot). Näissä yhteystiedot tarvitaan, jotta työnantajalle voidaan tarvittaessa lähettää kirje, jos tämän edustajaa ei muutoin tavoiteta.

Päätös näytetään palvelussa 2 vuoden ajan.

Tutustu Ilmoitettavat palkat -sivun ohjeisiin, jotka osioissa Sairauspoissaolot, Perhevapaat tai Kuntoutus (kuntoutusraha). Jos teet ilmoituksen verkossa, tutustu myös verkkoasiointioppaisiin.

Jos et löydä vastausta näistä ohjeista, soita työnantajien palvelunumeroon tai kysy chatistä.

Soita Työnantajalinjalle 020 692 241. Puhelinpalvelu välittää tarvittaessa soittopyynnön päätöksen antaneelle käsittelijälle.

Jos aiemmin annetut palkanmaksutiedot ovat muuttuneet, esim. vuosiloman, työhönpaluun tai eläkkeelle siirtymisen vuoksi, anna mahdollisimman pian uusi palkkailmoitus joko asiointipalvelussa tai lomakkeella Y17. Jos palkkatiedot eivät ole vielä annettavissa, lähetä "Lisäselvitys aiemmin lähetettyyn ilmoitukseen tai hakemukseen" tai Y17 lomake ilman palkkatietoja ja selosta tilanne Lisäselvitys-kohdassa.

Emme suosittele sähköpostia, koska siihen liittyy tietoturvariskejä.

Soita Työnantajalinjalle 020 692 241 ja kysy päätöksestä. Kela tutkii asian ja antaa tarvittaessa uuden päätöksen.

Kehota työntekijää lähettämään pyydetyt tiedot Kelaan esim. verkkoasiointipalvelussa. Kun pyydetty selvitys saadaan, Kela käsittelee asian uudelleen ja antaa uuden päätöksen.

Ilmoita muutos joko asiointipalvelussa tai lomakkeella Y17 niiden työntekijöiden osalta, joilla päiväraha on maksussa. Jos päivärahaa ei ole maksussa, tilinumeromuutosta ei tarvitse ilmoittaa.

Jos etuus on maksussa, anna palkkailmoitus uudelleen ja kirjoita Lisätietoja-kenttään tieto siitä, että ilmoitus annettu uudelleen tilinumeromuutoksen vuoksi. Ilmoita myös, jääkö aikaisempi tilinumero käyttöön, esim. "Tilinumero muuttunut pp.kk.vvvv lukien. Tilinumero FI00000000000000000 ei ole enää työnantajan käytössä."

Työntekijän päivärahaa varten tarvitaan aina hänen oma hakemuksensa, ja päiväraha maksetaan työntekijän ilmoittamalle tilille. Jos päivärahaa ei aikaisemmin ole maksettu työntekijälle itselleen, Kela pyytää häneltä maksuosoitteen joko puhelimitse tai kirjeellä.

Työntekijä voi ilmoittaa tilinumeron verkkoasiointipalvelussa tai kirjallisesti lomakkeella Y121. Tilinumeron voi ilmoittaa myös puhelimitse siinä tapauksessa, että samalle tilille on jo aiemmin maksettu jokin Kelan etuus tai korvaus.

Jos työntekijä tekee oman hakemuksen, hakemuksen käsittely nopeutuu eikä lisäselvitysten pyytämiseen kulu aikaa.

Asiointipalvelussa ei Y17-lomaketta ole, vaan vastaavat ilmoitukset ja hakemukset on nimetty etuuksittain poissaolon syyn mukaan, ei siis lomakekoodilla. Etuuskohtaisia ilmoituksia on useita.

Aloita verkkoilmoituksen teko valitsemalla etuus, jota asia koskee. Sen jälkeen valitset ilmoituslajin. Paperilomakkeen termi "Työstäpoissaoloajan palkka" on asiointipalvelussa korvattu termeillä, kuten "Sairausajan palkka", "Kuntoutusajan palkka", "Äitiys- ja vanhempainvapaan palkka", "Isyys- ja vanhempainvapaan palkka".

Lue lisää verkkoasioinnin oppaista, joita ovat Näin haet sairauspäivärahaa työnantajalle (pdf) tai Näin haet äitiys-, isyys ja vanhempainrahaa työnantajalle (pdf).

Tietojen tuomista aikaisemmalta lomakkeelta ei ole toteutettu, koska palvelu on suunnattu työnantajille, jotka lähettävät tietoja Kelaan satunnaisesti. Isoille ja paljon tietoja lähettäville työnantajaorganisaatioille suosittelemme Ilmoitin.fi-palvelua, jolloin tiedot siirretään palkkaohjelmasta suoraan eikä tietoja tarvitse siirtää manuaalisesti.

Työnantajan asiointipalvelussa voi palata edelliselle sivulle ja korjata annettuja tietoja. Pääset korjaamaan aiempien sivujen tietoja valitsemalla palvelusta sivun vasemmasta valikosta sen sivun, jonka tietoja haluat korjata. Esim. jos olet täyttänyt sairauspäivärahan hakemuksen ja huomaat Yhteenveto-sivulla, että olet ilmoittanut Työstäpoissaoloajan väärin, valitse vasemman reunan valikosta sivu "Sairausajan palkka" ja korjaa Työstäpoissaoloaika –kentän tiedot. Tämän jälkeen voit edetä Jatka-painikkeella takaisin Yhteenveto-sivulle tarkistamaan muut tiedot.

Voit edelleen hakea päätöksiä kahdelta edelliseltä vuodelta työntekijäkohtaisesti seuraavasti:

1. Valitse kirjautumissivulla työnantaja, jonka päätöksen haluat avata ja valitse OK
2. Valitse vaihtoehto ”Lähetän hakemuksia tai ilmoituksia tai tarkistan työntekijäkohtaisia tietoja”
3. Kirjoita Työntekijän henkilötunnus-kenttään se henkilötunnus, jota työnantajan päätös koskee ja valitse OK.
4. Valitse Aloitus-sivun valikosta (sivun vasen reuna) ”Päätökset työnantajalle”.
5. Valitse ”Päätökset työnantajalle” -sivun valikosta se etuus, jota hakemasi päätös koskee.
6. Valitse ”Päätökset työnantajalle”: Etuus -sivulla näytettävistä päivämääristä se päivä, jolloin tarkistettava päätös on annettu. Valittu päätös avautuu sivulle ja voit avata sen tulostettavassa muodossa valitsemalla sivun alareunasta ”Tulostettava sivu”.  

Myöhemmin keväällä 2019 päätökset voi alkaa hakea pidemmältäkin ajalta kuin 2 edelliseltä vuodelta.  Seuraa asioinnin muutoksia Kelan Työnantajainfosta, jonka voit tilata osoitteessa Kela.fi/uutiskirje.