Jos työnantaja hakee etuuksia Ilmoitin.fin kautta lähettävinä eSARA-tiedostoina, työnantajan pitää pian siirtyä hakemaan etuuksia tulorekisterissä, koska eSARA-tiedostojen käyttö päättyy 30.9.2025. Suosittelemme tulorekisterissä hakemista erityisesti isoille työnantajille, jotka hoitavat paljon Kela-asioita.
Tulorekisterissä työnantaja voi hakea Kelan etuuksia helposti omalla palkkaohjelmallaan. Hakuprosessi on pitkälti automatisoitu, ja hakemuksia voi lähettää paljon kerralla.
Suosittelemme, että hakemukset muodostetaan erillisinä varsinaisista palkkailmoituksista. Kun hakemukseen tarvittavat tiedot annetaan erillisillä ilmoituksilla, tulotietoja voi korjata tai mitätöidä niin, ettei se vaikuta hakemusten muodostumiseen. Samalla vältetään tilanne, jossa korvaushakemus voisi lähteä tahattomasti uudelleen Kelaan.
Hakemuksen voi tehdä palkkailmoituksen yhteydessä, jos oma palkkaohjelma muodostaa hakemuksen oikein eli niin, ettei ilmoituksista lähde turhia hakemuksia Kelaan.
Pakolliset tiedot riippuvat siitä, mitä etuutta työnantaja hakee. Hakemusten muodostaminen tulorekisterin kautta edellyttää, että palkkatietoilmoituksella annetaan vähintään palvelussuhdetiedot ja poissaolotiedot. Lue lisää, mitä tietoja hakemukseen tarvitaan (vero.fi).
Tulorekisterissä tehdyn hakemuksen lisäksi Kela tarvitsee usein lisäselvityksiä, jotta se voi ratkaista oikeuden etuuteen. Yleisimmät työnantajilta tarvitsemamme lisäselvitykset ovat
- lääkärintodistus sairaus- tai osasairauspäivärahaa varten
- tiedot osa-aikaisesta työskentelystä osasairauspäivärahaa varten
- tiedot työolosuhteista erityisraskausrahaa varten.
Selvitykset voi toimittaa Kelaan Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelussa. Vaihtoehtoisesti työnantaja voi toimittaa ne suojatulla sähköpostilla tai postitse.
Yleensä tähän kohtaan ei ole tarpeen kirjoittaa mitään lisätietoja.
Hakemus tehdään uudella ilmoituksella edellisen palkallisen poissaolon päättymispäivää seuraavasta päivästä.
Esimerkki poissaoloajan ja poissaolon ajalta maksetun palkan ilmoittamisesta
Työntekijä on sairauslomalla 2.2.2025–22.2.2025
Työnantaja hakee sairauspäivärahaa:
Poissaolon syy: Sairaus
Poissaoloaika: 2.2.2025–22.2.2025
Poissaolon ajalta maksettu palkka: 2 000 €
Maksutiedon tyyppi: Kela, päivärahahakemus
Työntekijän sairausloma jatkuu 14.3.2025 asti
Työnantaja hakee sairauspäivärahaa:
Poissaolon syy: Sairaus
Poissaoloaika: 23.2.2025–14.3.2025
Poissaolon ajalta maksettu palkka: 1 900 €
Maksutiedon tyyppi: Kela, päivärahahakemus
Päivä ilmoitetaan, jos työnantaja tietää, että työntekijän palkallinen poissaolo jatkuu samasta syystä.
Esimerkki ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivän ilmoittamisesta
Työntekijä jää sairauslomalle 2.2.2025, ja sairausloma jatkuu 4.4.2025 asti. Työterveyshuolto välittää samalta ajalta lääkärintodistuksen sähköisesti Kelaan.
Työnantaja tekee sairauspäivärahahakemukset tulorekisterissä seuraavasti:
1. tulorekisteri-ilmoitus 3.3.2025
Poissaolon syy: Sairaus
Poissaoloaika: 2.2.2025–28.2.2025
Poissaolon ajalta maksettu palkka: 2 600 €
Maksutiedon tyyppi: Kela, päivärahahakemus
Poissaolo jatkuu, mihin asti: 4.4.2025
2. tulorekisteri-ilmoitus 3.4.2025
Poissaolon syy: Sairaus
Poissaoloaika: 1.3.2025–31.3.2025
Poissaolon ajalta maksettu palkka: 3 100 €
Maksutiedon tyyppi: Kela, päivärahahakemus
Poissaolo jatkuu, mihin asti: 4.4.2025
3. tulorekisteri-ilmoitus 3.5.2025
Poissaolon syy: Sairaus
Poissaoloaika: 1.4.2025–4.4.2025
Poissaolon ajalta maksettu palkka: 400 €
Maksutiedon tyyppi: Kela, päivärahahakemus
Poissaolo jatkuu, mihin asti: –
Ilmoituksissa 1 ja 2 ilmoitetaan ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivä, koska palkallisen poissaolon jatkuminen yhtäjaksoisena 4.4.20225 asti on työnantajan tiedossa mutta palkkoja ei voi vielä ilmoittaa koko poissaolon ajalta.
Ilmoituksessa 3 päivämäärää ei enää anneta, koska palkallinen poissaolo on päättynyt.
Jos yhtäjaksoisen poissaolon jatkuminen on todennäköistä, mutta työnantaja ei vielä tiedä, miten pitkään se jatkuu, voi ”Poissaolo jatkuu, mihin asti”-päiväksi ilmoittaa päivän, johon asti työnantajalla on velvollisuus maksaa poissaoloajan palkkaa.
Ilmoittamalla palkallisen poissaolon päättymispäivän työnantaja varmistaa, että Kelalla on tieto päivärahan oikeasta maksunsaajasta. Jos poissaolo jatkuu palkattomana esimerkiksi palkanmaksuvelvoitteen päättymisen jälkeen, Kela maksaa päivärahan työntekijälle itselleen.
Löydät ohjeet tulorekisterin sivuilta kohdasta Poissaolotiedot (vero.fi). Tekniset ohjeet ja muu tekninen dokumentaatio löytyvät tulorekisterin Dokumentaatio-sivulta (vero.fi).
Voit tarkastaa tulorekisterin kautta lähetetyt hakemukset Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelussa kohdassa Katso aiemmin lähetetyt. Tarkasteluun tarvitaan Suomi.fi-valtuus nimeltä Palvelussuhteeseen liittyvien etuuksien hakeminen. Organisaation vastuuhenkilö, esimerkiksi yrityksen toimitusjohtaja, voi tarkastella hakemuksia ilman Suomi.fi-valtuutta.
Työntekijä näkee työnantajan tekemän hakemuksen OmaKelassa.
Kela lähettää sähköpostiviestin, kun työnantajalle on annettu vähintään yksi päätös. Sähköpostiosoitteen voi ilmoittaa Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelussa. Tietoja voi muuttaa kohdassa Päivitä työnantajan tietoja.