Usein kysyttyä tulorekisteristä

Työnantajalle tulee uusi tapa hakea Kelan etuuksia. Lisäksi kaikki nykyiset asiointitavat säilyvät rinnalla.
Työnantaja voi tammikuusta 2019 alkaen hakea tulorekisterin kautta sairauspäivärahaa, kuntoutusrahaa, vanhempainpäivärahoja ja perhevapaakorvausta, kun palkkaohjelma sallii sen. Se edellyttää, että työnantaja on suostunut vastaanottamaan päätökset sähköisesti. Suostumuksen voin antaa tammikuusta 2019 alkaen.

Tulorekisteriin työnantaja tunnistautuu suomi.fi-tunnistuksella, mutta Kelan asiointipalveluissa käytetään Katso-tunnistetta vuoden 2019 lopulle asti.

Kela luopuu eSARA-sovelluksen peräkkäistiedostomuodossa lähetettävistä aineistoista vuoden 2020 alusta. XML-tiedostoja voi kuitenkin edelleen lähettää eSARA-sovelluksesta (Ilmoitin.fi-palvelu).

Lue lisää:

kela.fi/tyonantajat-tulorekisteri

Kelan asiointipalvelut työnantajille

 

Kelaan työnantajan hakemukset voi edelleen lähettää paperilla postitse.

Paperilomakkeet päivitetään ja ne säilyvät edelleen käytössä (Ilmoitus työnantajan maksamasta palkasta Y17). Työnantajan hakemus vanhempainpäiväraha-ajan vuosilomakustannukset tai perhevapaakorvaus SV18). Lisäksi tilinumeron ilmoittamista varten tulee uusi lomake, joka julkaistaan syyskuussa 2018 (Tilinumeron ilmoitus Y122).

1.1.2019 alkaen työnantajien pitää kuitenkin ilmoittaa kaikki palkkatiedot sähköisesti tulorekisteriin (tulorekisteri.fi), johon työnantaja tunnistautuu Suomi.fi-tunnisteella. Kela toivoo, että työnantajat pakollisten palkkatietojen lisäksi ilmoittaisivat täydentävät tiedot palvelussuhteista, poissaoloista ja tulolajeista, koska nämä vähentävät lisäselvitysten ja liitteiden tarvetta.
Kelan verkkoasiointipalvelut työnantajille siirtyvät Katso-tunnisteesta Suomi.fi-tunnisteeseen vuoden 2019 lopulla.
 

 

Tulorekisterin kautta työnantaja voi lähettää Kelaan sairauspäivärahaa, kuntoutusrahaa, vanhempainpäivärahoja ja perhevapaakorvausta koskevia hakemuksia. Tulorekisterin kautta ei kuitenkaan voi hakea osasairaus-, tartuntatauti- tai luovutuspäivärahaa, osittaista kuntoutusrahaa tai vuosilomakustannuskorvausta.
Hakemus tulorekisterin palkkailmoituksella edellyttää, että työnantaja on antanut suostumuksen sähköisen päätöksen vastaanottoon.

Kelan aiheeseen liittyvät verkkoasiointioppaat ja seminaaritallenteet löydät sivulta kela.fi/tyonantajat-tulorekisteri.

Tulorekisteristä voit lukea lisää osoitteessa tulorekisteri.fi.

 

Tulorekisteri mahdollistaa uuden tavan hakea sairauspäivärahaa, kuntoutusrahaa, vanhempainpäivärahoja ja perhevapaakorvausta. Hakemuksen voi jättää kätevästi samalla, kun ilmoittaa palkkatietoja tulorekisteriin.

Kun työnantaja palkkatietojen lisäksi ilmoittaa tulorekisteriin vapaaehtoisia, täydentäviä tietoja Kela voi hyödyntää niitä päivärahaetuuksien ratkaisuissa (esim. onko palvelussuhde voimassa, kun etuutta haetaan) ja monissa etuuksissa, joita tulonsaaja hakee (esim. viikkotyöaika, osa-aikatyön prosentti, yksikköpalkan määrä). Näiden täydentävien tietojen ilmoittaminen vähentää Kelan yhteydenottoja työnantajaan ja tarvetta pyytää erillisiä todistuksia ja muita liitteitä.

Vuodesta 2020, kun tulorekisterissä on palkkatietoja ja täydentäviä tietoja vuoden ajalta, sen hyödyt Kela-asioinnissa näkyvät vielä selvemmin.

 

Työnantaja hakee Kelan päivärahoja tulorekisterin kautta ilmoittamalla palkkatietoilmoituksella henkilöä koskevat poissaolotiedot ja hakemuksen käsittelyssä tarvittavat palvelussuhdetiedot (palvelussuhteen voimassaoloaika, palkkauksen muoto ja ammattikoodi).

Perhevapaakorvaushakemukseen tarvitaan lisäksi tieto siitä, onko kyse kokoaikaisesta vai osa-aikaisesta työstä.

Tulorekisterin poissaolotiedoissa ilmoitetaan maksutiedon tyyppi -koodiarvona, haetaanko päivärahaa vai perhevapaakorvausta.

Lue lisää palkkatietojen ilmoittamisesta sivustolta tulorekisteri.fi.

Kelan etuuksien hakemiseen tulorekisterin kautta löydät ohjeita ja tallenteita sivulta kela.fi/tyonantajat-tulorekisteri

 

 

 

 

Tulorekisterissä on mahdollisuus hakea päivärahaa Kelasta, jos palkkaohjelma sallii sen. Jos päivärahaa haetaan tulorekisterin kautta, hakemusta varten esitettävät 6 kuukauden tulot on toimitettava erikseen, joko asiointipalvelussa tai paperilomakkeella. Työnantaja voi toimittaa nämä työntekijän tulotiedot myös päätöksen antamisen jälkeen eikä toimittamisella ole määräaikaa. Monessa tilanteessa 6 kk:n palkkatulot toimitetaan hakemukseen turhaan, koska päiväraha määräytyy hakemuksessa esitettyjen tulojen perusteella vain, jos niiden perusteella laskettu työntekijän vuosityötulo on 20 % suurempi kuin verotuksessa todettu työtulo. 6 kuukauden tulot on kuitenkin toimitettava viipymättä, jos työntekijä niitä pyytää tai Kela pyytää niitä työntekijän hakemuksen perusteella.

Tulorekisterin roolit ja valtuuskoodit on ohjeistettu osoitteessa sivustolla tulorekisteri.fi.

Kelan asiointipalveluissa työnantajan edustaja tarvitsee myös Katso-rooleja, koska tulorekisterin kautta tehtyyn hakemukseen on mahdollista saada vain sähköinen päätös. Suostumus sähköiseen päätökseen annetaan Kelan Työnantajan asiointipalvelussa (päiväraha-asiointi), jossa myös sähköiset päätökset ovat nähtävissä.
Työnantajan on siis ensin suostuttava Kelan sähköisten päätösten vastaanottoon (katso verkkoasiointiopas) ja voi vasta sen jälkeen hakea päivärahoja tulorekisteristä.

Työnantajan asiointipalvelu siirtyy Katsot-tunnisteesta käyttämään Suomi.fi-valtuutuksia syksyllä 2019.

 

Työnantajan asiointipalvelu siirtyy käyttämään Suomi.fi -valtuutuksia vuoden 2019 lopulla. Siihen asti työnantajat tunnistautuvat Kelan asiointipalveluihin Katso-tunnisteella.
 

 

Ilmoitin.fi-palvelussa eSara-tiedostoja voi lähettää vielä tulorekisterin käyttöönoton jälkeenkin, mutta peräkkäistiedoston vastaanotto voi päättyä nopeallakin aikataulla, jos sen tietosisältö ei enää vastaa tarpeita. Palkkaohjelmatoimittajat ovat tietoisia siitä, että peräkkäistiedon kuvausta ei enää päivitetä.

Tulorekisterissä on käyttöliittymä, jonka kautta voi ilmoittaa täydentäviä tietoja, kuten Kelan eri etuuksia varten tarvitsemia palvelussuhde-, poissaolo- ja tulolajitietoja. Tällöin ilmoittajan pitää varmistaa, ettei käyttöliittymällä ilmoiteta palkkajärjestelmästä poikkeavia tietoja.

Käyttöliittymän ohjeet ovat sivustolla tulorekisteri.fi.

Hakemusten ja muidenkin tietojen osalta tehdään vastaavia tarkistuksia kuin eSara-aineistoissa, jotta palkkatietoilmoitusten käsittely sujuu ongelmitta Kelassa. Palkkaohjelma voi tehdä nämä tarkistukset. Lähettäjä voi myös tarkistaa aineiston Ilmoitin.fi-palvelussa.  Tarkistussäännöt on julkaistu vero.fi-sivustolla.

Jos lähetetyssä aineistossa on ristiriitainen tieto tai hakemus on puutteellinen, Kela ottaa ensisijaisesti sähköpostitse yhteyttä aineistossa ilmoitettuun, sisällölliseen yhteyshenkilöön. Jos sähköpostiosoitetta ei ole käytettävissä, Kela ottaa yhteyttä työnantajaan kirjeitse.

Suostumuksen voi antaa tai perua henkilö, joka on organisaation Katso-pääkäyttäjä tai rinnakkaispääkäyttäjä 12.1.2019 alkaen. 

Työnantajan asiointipalvelussa ilmoitetaan hakemusta täytettäessä, että suostumus sähköiseen päätökseen on annettu, eikä postiosoitetietoja voi antaa. Jos taas suostumusta ei ole, postiosoitetiedot pitää ilmoittaa. 

Päätöstietokooste näkyy kaikille hakemuksien lähettäjille eli roolilla ”Kela – Hakemukset, maksut ja päätökset”. Päätöstietokooste on uusi palvelu, joka otetaan käyttöön tammikuussa 2019.

Kun suostumus on annettu, Kela ei enää lähetä päätöksiä postitse. Asiakaskirjeet lähetetään kuitenkin edelleen postitse YTJ:n mukaiseen osoitteeseen.

Suostumuksen antaneelle työnantajalle toimitetaan sähköisesti kaikki seuraavien etuuksien päätökset:

• sairauspäiväraha
• osasairauspäiväraha
• tartuntatautipäiväraha
• luovutuspäiväraha
• äitiys-, isyys ja vanhempainraha
• erityisäitiysraha
• kuntoutusraha
• perhevapaakorvaus
• lomakustannuskorvaus

 

 

Suostumuksen antamisen yhteydessä työnantajan pitää ilmoittaa sähköpostiosoite, johon Kela lähettää ilmoitukset etuuspäätöksistä. Työnantaja voi esimerkiksi ilmoittaa tilitoimiston sähköpostiosoitteen.  Sähköpostiosoite pitää päivittää muutostilanteissa, jotta Kelan ilmoitukset ohjautuvat oikeaan osoitteeseen.

Hakemuksen tekeminen tulorekisterin kautta edellyttää, että työnantajalla on Kelassa yksi Y-tunnuskohtainen tilinumero sekä suostumus vastaanottaa päätökset sähköisesti. Jos tilinumeroa ja suostumusta ei ole, Kela ei voi käsitellä tulorekisterin kautta tullutta hakemusta. Kelan käsittelijä on tällöin yhteydessä työnantajaan ja pyytää ilmoittamaan tilinumeron sekä lähettämään hakemuksen uudestaan Työnantajan asiointipalvelusta, eSARA-sovelluksesta tai paperilomakkeella.

Työnantajan tilinumeroa ei voi ilmoittaa puhelimitse, koska Kela ei pysty silloin varmentamaan, kuka sen ilmoittaa.

Tilinumeron voi ilmoittaa Työnantajan asiointipalvelussa tai tilinumerolomakkeella (Tilinumeron ilmoitus Y122).
Miten se tehdään, kerrotaan asiointioppaassa Näin ilmoitat työnantajan tilinumeron (pdf).

Kyllä. Sinun pitää ilmoittaa tulorekisteriin maksamasi palkka, 727,75 e/kk ja palkasta peritty ennakonpidätys sekä ilmoittaa samalla ilmoituksella myös palkaksi katsottu Kelan maksama yksityisen hoidon tuki, 372,25 e/kk ”Sijaismaksajan maksama palkka” -tulolajilla, josta työnantajana maksat sosiaalivakuutusmaksut.

Kela ilmoittaa tulorekisteriin hoitajalle maksamansa yksityisen hoidon tuen, 372,25 e/kk ja siitä toimittamansa ennakonpidätyksen. Kela ei pidätä maksamastaan tuesta työntekijän osuutta työeläke- eikä työttömyysvakuusmaksusta.

Olet työnantajana velvollinen ottamaan perheeseen työsuhteessa olevalle hoitajalle työeläke- ja tapaturmavakuutuksen sekä työttömyysvakuutuksen koko sovitun palkan eli 1 100 euron kuukausipalkan osalta. Ilmoita samalla palkkatietoilmoituksella palkasta peritty työntekijän osuus työeläkevakuutusmaksusta sekä työttömyysvakuutusmaksusta.

Tämän lisäksi sinun tulee antaa työnantajan erillisilmoitus työnantajan sairausvakuutusmaksusta.

Jos käytät palkanmaksuun Verohallinnon maksutonta Palkka.fi-palvelua, se lähettää ilmoituksen automaattisesti tulorekisteriin.

Kyllä. Sinun pitää ilmoittaa tulorekisteriin Kelan maksama ja palkaksi katsottu yksityisen hoidon tuki. Se on tulolajia ”Sijaismaksajan maksama palkka”, josta työnantajana maksat sosiaalivakuutusmaksut.

Koska isovanhempi on palkattu perheeseen työsuhteeseen, olet työnantajana velvollinen ottamaan hänelle työeläke- ja tapaturmavakuutuksen sekä työttömyysvakuutuksen sovitun palkan osalta. Ilmoita samalla palkkatietoilmoituksella palkasta peritty työntekijän osuus työeläkevakuutusmaksusta sekä työttömyysvakuutusmaksusta.

Tämän lisäksi sinun pitää antaa työnantajan erillisilmoitus työnantajan sairausvakuutusmaksusta.

Myös Kela ilmoittaa tulorekisteriin hoitajalle maksamansa yksityisen hoidon tuen sekä perityn ennakonpidätyksen tulorekisteriin. Kela ei pidätä maksamastaan tuesta työntekijän osuutta työeläke- eikä työttömyysvakuusmaksusta.

Jos käytät palkanmaksuun Verohallinnon maksutonta Palkka.fi-palvelua, palvelu lähettää palkkailmoitukset automaattisesti tulorekisteriin.