Usein kysyttyä tulorekisteristä

Työnantajalle tulee yksi uusi tapa hakea Kelan etuuksia, koska myös tulorekisterin kautta voi hakea sairauspäivärahaa, kuntoutusrahaa, vanhempainpäivärahoja ja perhevapaakorvausta. Lisäksi kaikki nykyiset asiointitavat säilyvät rinnalla.

Ainoa asiointitavan muutos on, kun Kela luopuu eSARA-sovelluksen peräkkäistiedostomuodossa lähetettävistä aineistoista vuoden 2020 alusta. XML-tiedostoja voi kuitenkin edelleen lähettää eSARA-sovelluksesta.

Syksyllä 2018 Kela siirtyy osana tulorekisteriin valmistautumista työnantajakohtaiseen tilinumeroon. Sitä varten työnantajan pitää ilmoittaa yksi tilinumero, jonne Kela maksaa yllä mainitut etuudet. Tilinumero on ilmoitettava erikseen, vaikka ei vielä hakisi etuuksia tulorekisterin kautta.

Lisäksi etuuden hakeminen tulorekisteristä edellyttää, että työnantaja on suostunut vastaanottamaan päätökset sähköisesti. Suostumuksen voin antaa tammikuusta 2019 alkaen.

 

Hakemukset voi edelleen lähettää paperisina, mutta työnantajien toivotaan tutustuvan sähköisiin asiointivaihtoehtoihin.

Paperilomakkeet päivitetään ja ne säilyvät edelleen käytössä (Ilmoitus työnantajan maksamasta palkasta Y17. Työnantajan hakemus vanhempainpäiväraha-ajan vuosilomakustannukset tai perhevapaakorvaus SV18). Lisäksi tilinumeron ilmoittamista varten tulee uusi lomake, joka julkaistaan syyskuussa 2018 (Tilinumeron ilmoitus Y122).

 

Tulorekisterin kautta voi lähettää Kelaan sairauspäivärahaa, kuntoutusrahaa, vanhempainpäivärahoja ja perhevapaakorvausta koskevia hakemuksia. Tulorekisterin kautta ei kuitenkaan voi hakea osasairaus-, tartuntatauti- tai luovutuspäivärahaa, osittaista kuntoutusrahaa tai vuosilomakustannuskorvausta.

Myös mahdolliset hakemuksen liitteet pitää toimittaa erikseen, yleensä postitse.

Tulorekisteristä voit lukea lisää osoitteesta tulorekisteri.fi.

 

Tulorekisteri mahdollistaa uuden tavan hakea sairauspäivärahaa, kuntoutusrahaa, vanhempainpäivärahoja ja perhevapaakorvausta. Hakemuksen voi jättää kätevästi samalla, kun ilmoittaa palkkatietoja tulorekisteriin.

Tulorekisteriin ilmoitettuja vapaaehtoisia, täydentäviä tietoja Kela voi tarvita ja hyödyntää päivärahaetuuksien ratkaisuissa (esim. onko palvelussuhde voimassa, kun etuutta haetaan) ja monissa etuuksissa, joita tulonsaaja hakee (esim. viikkotyöaika, osa-aikatyön prosentti, yksikköpalkan määrä). Vapaaehtoisten tietojen ilmoittaminen vähentää Kelan yhteydenottoja työnantajaan ja tarvetta pyytää erillisiä todistuksia.

 

Työnantaja hakee päivärahoja tulorekisterin kautta ilmoittamalla palkkatietoilmoituksella henkilöä koskevat poissaolotiedot ja hakemuksen käsittelyssä tarvittavat palvelussuhdetiedot (palvelussuhteen voimassaoloaika, palkkauksen muoto ja ammattikoodi).

Perhevapaakorvaushakemukseen tarvitaan lisäksi tieto siitä, onko kyse kokoaikaisesta vai osa-aikaisesta työstä.

Tulorekisterin poissaolotiedoissa ilmoitetaan maksutiedon tyyppi -koodiarvona, haetaanko päivärahaa vai perhevapaakorvausta. Ilmoittamisen ohjeet julkaistaan lähiaikoina sivustolla tulorekisteri.fi.

 

Tulorekisterissä tulee olemaan mahdollisuus hakea päivärahaa Kelasta, jos palkkaohjelma sallii sen. Jos päivärahaa haetaan tulorekisterin kautta,  hakemukseen esitettävät 6 kuukauden tulot on toimitettava erikseen, joko asiointipalvelussa tai paperilomakkeella.

Työnantaja voi toimittaa nämä työntekijän tulotiedot myös päätöksen antamisen jälkeen eikä tietojen toimittamisella ole määräaikaa. Monessa tilanteessa 6 kk:n palkkatulot toimitetaan hakemukseen turhaan, koska päiväraha määräytyy hakemuksessa esitettyjen tulojen perusteella vain, jos niiden perusteella laskettu työntekijän vuosityötulo on 20 % suurempi kuin verotuksessa todettu työtulo.  6 kuukauden tulot on kuitenkin toimitettava viipymättä, jos työntekijä niitä pyytää tai Kela pyytää niitä työntekijän hakemuksen perusteella.

Sairausvakuutuslain muutos on valmisteilla ja sen tavoitteena on selkeyttää päivärahan määräytymistä siten, että tarvittavat palkkatulot saadaan tulorekisteristä eikä niitä enää toimiteta Kelaan erikseen.

Tulorekisterin roolit ja valtuuskoodit on ohjeistettu osoitteessa sivustolla tulorekisteri.fi.

Kela-asioissa työnantajan edustaja tarvitsee myös Katso-rooleja, koska tulorekisterin kautta tehtyyn hakemukseen on mahdollista saada vain sähköinen päätös. Sähköinen päätös näytetään vain Kelan asiointipalvelussa, jonne voi kirjautua Katso-tunnuksilla. Työnantajan on siis ensin suostuttava Kelan sähköisten päätösten vastaanottoon ja vasta sen jälkeen voi hakea päivärahoja tulorekisteristä.

Työnantajan asiointipalvelu siirtyy käyttämään Suomi.fi-valtuutuksia syksyllä 2019.

 

Työnantajan asiointipalvelu siirtyy käyttämään Suomi.fi -valtuutuksia syksyllä 2019. Lisätietoja löytyy sivustolta suomi.fi.

Siihen asti työnantajat tunnistautuvat Katso-tunnisteella.

 

Ilmoitin.fi-palvelussa eSara-tiedostoja voi lähettää vielä tulorekisterin käyttöönoton jälkeenkin, mutta peräkkäistiedoston vastaanotto voi päättyä nopeallakin aikataulla, jos sen tietosisältö ei enää vastaa tarpeita. Palkkaohjelmatoimittajat ovat tietoisia siitä, että peräkkäistiedon kuvausta ei enää päivitetä.

Tulorekisteriin on tulossa käyttöliittymä, jonka kautta voi myös ilmoittaa täydentäviä tietoja (esim. poissaolotietoja). Tällöin on huolehdittava, ettei käyttöliittymällä ilmoiteta palkkajärjestelmästä poikkeavia tietoja.

Käyttöliittymän ohjeet ovat sivustolla tulorekisteri.fi.

Hakemusten ja muidenkin tietojen osalta tehdään vastaavia tarkistuksia kuin eSara-aineistoissa, jotta palkkatietoilmoitusten käsittely sujuu ongelmitta Kelassa. Palkkaohjelma voi tehdä nämä tarkistukset. Lähettäjä voi myös tarkistaa aineiston Ilmoitin.fi-palvelussa.  Tarkistussäännöt on julkaistu vero.fi-sivustolla.

Jos lähetetyssä aineistossa on ristiriitainen tieto tai hakemus on puutteellinen, Kela ottaa ensisijaisesti sähköpostitse yhteyttä aineistossa ilmoitettuun, sisällölliseen yhteyshenkilöön. Jos sähköpostiosoitetta ei ole käytettävissä, Kela ottaa yhteyttä työnantajaan kirjeitse.

Suostumuksen voi antaa tai perua henkilö, joka on organisaation Katso-pääkäyttäjä tai rinnakkaispääkäyttäjä tammikuusta 2019 alkaen. 

Työnantajan asiointipalvelussa ilmoitetaan hakemusta täytettäessä, että suostumus sähköiseen päätökseen on annettu, eikä osoitetietoja voi antaa. Jos taas suostumusta ei ole, osoitetiedot on pakko ilmoittaa. 

Päätöstietokooste näkyy kaikille hakemuksien lähettäjille eli roolilla ”Kela – Hakemukset, maksut ja päätökset”. Päätöstietokooste on uusi palvelu, joka otetaan käyttöön tammikuussa 2019.

Suostumuksen antaneelle työnantajalle toimitetaan sähköisesti kaikki seuraavien etuuksien päätökset:

• sairauspäiväraha
• osasairauspäiväraha
• tartuntatautipäiväraha
• luovutuspäiväraha
• äitiys-, isyys ja vanhempainraha
• erityisäitiysraha
• kuntoutusraha
• perhevapaakorvaus
• lomakustannuskorvaus

Asiakaskirjeet lähetetään kuitenkin edelleen postitse YTJ:n mukaiseen osoitteeseen.  

 

Suostumuksen antamisen yhteydessä työnantajan pitää ilmoittaa sähköpostiosoite, johon Kela lähettää ilmoitukset etuuspäätöksistä. Työnantaja voi esimerkiksi ilmoittaa tilitoimiston sähköpostiosoitteen.  Sähköpostiosoite pitää päivittää muutostilanteissa, jotta Kelan ilmoitukset ohjautuvat oikeaan osoitteeseen.

Hakemuksen tekeminen tulorekisterin kautta edellyttää, että työnantajalla on Kelassa yksi Y-tunnuskohtainen tilinumero sekä suostumus siihen, että Kela voi lähettää päätökset sähköisesti. Jos tilinumeroa ja suostumusta ei ole, tulorekisterin kautta tullutta hakemusta ei voida käsitellä Kelassa. Kelan käsittelijä on tällöin yhteydessä työnantajaan ja pyytää ilmoittamaan tilinumeron sekä lähettämään hakemuksen uudestaan Työnantajan asiointipalvelusta, eSARA-sovelluksesta tai paperilomakkeella.

Tilinumeroa ei voi ilmoittaa puhelimitse, koska silloin ei kyetä varmentamaan, kuka sen ilmoittaa.

Tilinumeron voi ilmoittaa Työnantajan asiointipalvelussa tai syksyllä 2018 julkaistavalla uudella tilinumerolomakkeella (Tilinumeron ilmoitus Y122).

Kyllä. Sinun tulee ilmoittaa tulorekisteriin maksamasi palkka, 727,75 e/kk ja palkasta peritty ennakonpidätys sekä ilmoittaa samalla ilmoituksella myös palkaksi katsottu Kelan maksama yksityisen hoidon tuki, 372,25 e/kk ”Sijaismaksajan maksama palkka” -tulolajilla, josta työnantajana maksat sosiaalivakuutusmaksut.

Kela ilmoittaa tulorekisteriin hoitajalle maksamansa yksityisen hoidon tuen, 372,25 e/kk ja siitä toimittamansa ennakonpidätyksen. Kela ei pidätä maksamastaan tuesta työntekijän osuutta työeläke- eikä työttömyysvakuusmaksusta.

Olet työnantajana velvollinen ottamaan perheeseen työsuhteessa olevalle hoitajalle työeläke- ja tapaturmavakuutuksen sekä työttömyysvakuutuksen koko sovitun palkan eli 1 100 euron kuukausipalkan osalta. Ilmoita samalla palkkatietoilmoituksella palkasta peritty työntekijän osuus työeläkevakuutusmaksusta sekä työttömyysvakuutusmaksusta.

Tämän lisäksi sinun tulee antaa työnantajan erillisilmoitus työnantajan sairausvakuutusmaksusta.

Jos käytät palkanmaksuun Palkka.fi-palvelua, palvelu lähettää ilmoituksen automaattisesti tulorekisteriin.

Kyllä. Sinun tulee ilmoittaa tulorekisteriin Kelan maksama palkaksi katsottu yksityisen hoidon tuki, 623,38 e/kk ”Sijaismaksajan maksama palkka” -tulolajilla, josta työnantajana maksat sosiaalivakuutusmaksut.

Olet työnantajana velvollinen ottamaan perheeseen työsuhteessa olevalle hoitajalle työeläke- ja tapaturmavakuutuksen sekä työttömyysvakuutuksen sovitun palkan osalta. Ilmoita samalla palkkatietoilmoituksella palkasta peritty työntekijän osuus työeläkevakuutusmaksusta sekä työttömyysvakuutusmaksusta.

Tämän lisäksi sinun tulee antaa työnantajan erillisilmoitus työnantajan sairausvakuutusmaksusta.

Myös Kela ilmoittaa tulorekisteriin hoitajalle maksamansa yksityisen hoidon tuen sekä perityn ennakonpidätyksen tulorekisteriin. Kela ei pidätä maksamastaan tuesta työntekijän osuutta työeläke- eikä työttömyysvakuusmaksusta.

Jos käytät palkanmaksuun Palkka.fi-palvelua, palvelu lähettää ilmoitukset automaattisesti tulorekisteriin.