Den officiella kommunikationen på FPA:s organisationskonton och närvaron av FPA:s sakkunniga och direktörer i sociala medier stöder varandra. FPA:s verksamhet i sociala medier påverkar hur andra ser FPA som organisation och arbetsgivare. När du berättar om ditt arbete och FPA:s verksamhet är du med och skapar en bild av FPA som en bra arbetsgivare och serviceorganisation vars verksamhet vi på FPA ständigt utvecklar för att bli bättre. I vissa situationer är ett meddelande som kommer direkt från en sakkunnig eller en direktör också mer trovärdigt än ett meddelande från ett organisationskonto.
Ett av FPA:s mål är att vara ett öppet informationshus som erbjuder information för våra kunder, samarbetspartner, beslutsfattare och samhället. När du nätverkar och påverkar i sociala medier är du med och främjar uppnåendet av detta mål.
FPA är närvarande i alla de största kanalerna på sociala medier. FPA:s kommunikationsenhet ansvarar för upprättandet och underhållet av officiella konton i sociala medier. Genom att följa FPA:s officiella konton håller du dig informerad om vad som händer på FPA. Se förteckningen över FPA:s konton i sociala medier.
Om du har frågor om våra officiella konton kan du kontakta oss med responsblanketten. Anställda vid FPA kan använda den interna responsblanketten som finns i Sinetti. Du kan också skicka idéer och utvecklingsförslag till kommunikationen!
Vi FPA-anställda agerar också i sociala medier i enlighet med FPA:s värderingar. Även om du inte representerar FPA i sociala medier kan du förknippas med din arbetsgivare. För många utanför vår arbetsgemenskap kan en enskild FPA-anställds åsikt visa sig som ett officiellt ställningstagande från hela FPA.
I sociala medier kan det vara svårt att skilja arbets- och privatroller från varandra. Även om du inte anger vem din arbetsgivare är, kan ett visst agerande eller en viss kommentar kopplas till FPA.
Exempel: I sociala medier kan man till exempel spekulera i en offentlig persons FPA-ärenden eller utkomst. Även om du inte själv har behandlat personens ärenden och inte har information om de förmåner personen får, lönar det sig inte för dig som FPA-anställd att delta i en sådan diskussion. Det är möjligt att andra deltagare i diskussionen får reda på din arbetsgivare och antar att du delar säker information om personens ärenden.
Lojalitetsskyldigheten gäller också i sociala medier
Enligt lojalitetsskyldigheten ska du som arbetstagare undvika allt som strider mot det beteende och den verksamhet som krävs i din ställning. Det innebär att vi FPA-anställda också ska komma ihåg arbetsgivarens intresse och att vi till exempel inte kan skada arbetsgivarens rykte genom osakligt beteende. Du omfattas av lojalitetsskyldigheten också när du är på din fritid rör dig i sociala medier.
En bra minnesregel är att fundera på vad du skulle kunna säga högt i en buss som är full med passagerare. Vad du inte kan säga när alla hör, det kan du inte heller säga i sociala medier. Tala alltså alltid om din arbetsgivare, dina arbetskamrater och dina chefer på ett vänligt och respektfullt sätt i sociala medier. Ge konstruktiv respons inom arbetsgemenskapen, aldrig offentligt i sociala medier.
Var också uppmärksam i privata diskussionsgrupper avsedda för en begränsad grupp! Någon kan ta en skärmbild av din kommentar och dela den utanför gruppen. Även en diskussion som förts med privata meddelanden kan delas ut i offentliga sociala medier i form av skärmbilder.
På fritiden behöver man inte ge FPA-rådgivning
Vi uppmuntrar FPA-anställda att dela information och diskutera, men du ska inte ge enskilda FPA:s klienter råd i deras personliga förmånsärenden. Du kan hänvisa den som frågar om råd till FPA:s officiella servicekanaler eller till att söka information på fpa.fi. På så sätt säkerställer vi att våra klienter söker information i tillförlitliga källor och får rådgivning via officiella servicekanaler. Detta tryggar också klientens dataskydd.
Exempel 1: En klient frågar om en studerande kan få allmänt bostadsbidrag. Du kan svara på detta på en allmän nivå, säga att det kan man och hänvisa till fpa.fi för närmare information.
Exempel 2: En klient frågar om just han eller hon kan få utkomststöd och berättar om sin situation och sina inkomster. Du kan hänvisa klienten till fpa.fi eller till FPA:s officiella servicekanaler. Svara inte på hans eller hennes fråga i sociala medier och uppmuntra inte honom eller henne att berätta mer om sin situation.
Deltagande av direktörer och sakkunniga vid FPA i den offentliga debatten ökar öppenheten och kännedomen om FPA:s verksamhet. Det stärker klienternas, partnernas och intressentgruppernas förtroende för FPA. Först lönar det sig att ställa upp ett mål som styr vad du gör i sociala medier. Målet kan till exempel vara att dela information, påverka samhället eller nätverka med samarbetspartner. Efter att du satt upp målet är det troligtvis lättare för dig att kommunicera som sakkunnig.
Så här lyfter du fram din sakkunskap i sociala medier
- Börja med att planera vilket ditt mål är i sociala medier. Fundera på vad du vill åstadkomma och som hurdan sakkunnig du vill framträda.
- Dela med dig av sådan information om ditt arbete och FPA som stöder dina mål och bygger upp en bild av dig som sakkunnig inom ett visst ämne. Utöver sådant som redan är färdigt kan du också berätta om utvecklingsarbete.
- Lyft fram ditt eget perspektiv på ett aktuellt ämne. Du kan ge mer information och delta i diskussionen som sakkunnig.
- Kommunikationen i sociala medier är kort och snabb. Om ämnet är omfattande, välj ett intressant perspektiv eller en fråga som du granskar i din publikation.
- Erbjud lösningar på problem i ditt nätverk och svar på frågor. Detta tjänar ditt nätverk och skapar en bild av dig som sakkunnig.
- Undersök #hashtaggar i anknytning till dina egna intressen och följ ämnen som just nu är aktuella. Vad har du att säga om de här?
- Lyssna och diskutera. Om din publikation väcker diskussion, kom ihåg att följa diskussionen och svara på eventuella tilläggsfrågor. Tacka för, eller gilla, goda kommentarer.
- Missförstånd uppstår lätt i sociala medier. Undvik diskussioner där du ofrivilligt kan bli representant för FPA.
- I sitt arbete behandlar FPA-anställda också ärenden som gäller klienter i sårbara situationer. Ibland syns detta som frustration mot FPA och FPA-anställda. Debattera inte med en enskild klient i sociala medier.
Vad bör en FPA-anställd veta om fotograferingstillstånd?
Om du använder en bild som någon annan tagit för att publicera i sociala medier ska du be om tillstånd av både fotografen och den som visas på bilden. Om du hämtar en bild från en bildbank på internet, kontrollera bildbankens anvisningar med tanke på eventuell fotokreditering.
Vi ber om skriftliga tillstånd av personer som syns i marknadsföringsmaterial och reklamer. För att dela en bild ska man även be om tillstånd av arbetskamrater som syns på bilden. På en offentlig plats får man fotografera och bilden får publiceras. Publicera dock inte en känslig bild av någon. Innan du trycker på publiceringsknappen, kontrollera att bilden är sådan att du kunde publicera en likadan bild av dig själv i sociala medier. Fotografera inte klienter i FPA:s lokaler.
Vad betyder tillgänglighet?
FPA är en organisation inom offentlig förvaltning och därför måste vi följa tillgänglighetsdirektivet. I vårt innehåll beaktar vi olika användare av sociala medier, till exempel personer med synskada. Nuförtiden finns det verktyg i sociala medier som vi kan använda för att förbättra publikationernas tillgänglighet.
Det lönar sig också att beakta tillgängligheten i de egna personliga publikationerna i sociala medier. Tips för att skapa tillgängligt innehåll i sociala medier finns till exempel på webbplatsen saavutettavasti.fi.
I sociala medier kan du också föra öppna diskussioner med personer och organisationer som du inte känner personligen. Via sociala medier kan du också hitta nya samarbetspartner och komma överens om möten. Nätverka med eftertanke eftersom nätverkande utan förbehåll med okända kan främja nätfiske och bedrägerier.
Ett bra nätverk är en rikedom. Ditt nätverk ger dig nya perspektiv och lär dig mer om frågor som gäller ditt eget arbete. När du har samlat ett omfattande nätverk för dig själv i någon kanal i sociala medier håller du dig uppdaterad om aktuella diskussioner och får tips till exempel om intressanta evenemang. Genom att följa samarbetspartner och intressentgrupper som är viktiga för dig får du dagligen information om vad som är aktuellt och viktigt för dem.
Tips för FPA-anställdas nätverksarbete
- Fundera på hurdana nätverk som är viktiga för att uppnå dina mål. Räkna upp vem det lönar sig att följa och med vem du vill diskutera. Leta upp dem i olika kanaler.
- Följ samarbetspartner och intressentgrupper som är viktiga för FPA. Du kan också nätverka med kollegor inom din bransch.
- När du hittar en bra person att följa, se vilka han eller hon i sin tur följer. På så sätt kan du behändigt hitta fler intressanta personer att följa.
- När du skickar en nätverksinbjudan kan du skriva in korta ledord. Du kan till exempel berätta varför du vill nätverka med personen.
- Nätverkande är interaktion. Gilla, kommentera och dela även andras saker. I stället för att bara publicera lönar det sig för dig att delta i diskussionerna.
- Stärk redan befintliga partnerskap i sociala medier. Du kan till exempel tacka för ett gott samarbete eller kommentera partnerns publikationer positivt.
- Se upp för nätfiske och bedrägerier när du nätverkar. Överväg vems kontaktbegäran du godkänner eller med vem det lönar sig för dig att diskutera arbetsfrågor i sociala medier.
De sociala medierna är fulla av möjligheter. Men samtidigt måste man vara medveten om riskerna. Dataskydd, datasäkerhet och säkerhet är saker som vi på FPA alltid måste ta på allvar.
Identifiera riskerna och agera säkert
Steg för att säkerställa dataskyddet i sociala medier:
- Dela inte sekretessbelagd information i sociala medier. Klienter eller deras FPA-ärenden diskuteras aldrig i sociala medier. Du får inte heller avslöja en annan persons eventuella FPA-kundrelation.
- Radera privata meddelanden som du har fått av FPA:s klienter. Ett undantag är situationer där meddelandet är hotfullt och måste skickas till myndigheterna.
- Innan du tar ett fotografi lönar det sig att kontrollera att du inte fotograferar något sekretessbelagt. Dela inte bilder på dina arbetsredskap i sociala medier, till exempel datorskärm eller papper som visar en klients uppgifter eller annan sekretessbelagd information.
- Dela inte bilder av ditt identitetskort, nycklar eller koder med vilka du kan ta dig till ditt verksamhetsställe.
- Använd endast de arbetsredskap och operativsystem som arbetsgivaren anvisat för att kommunicera i arbetsärenden. Diskutera inte sekretessbelagda ärenden i sociala medier eller i tjänster för snabbmeddelanden som WhatsApp eller Facebook Messenger.
- Om du arbetar som chef ska du inte föra diskussioner om arbetstagarens hälsa eller andra privata ärenden i sociala medier eller snabbmeddelanden. Uppmana dina anställda att anmäla till exempel frånvaro med ett vanligt textmeddelande eller genom att ringa.
- Om du märker att någon annan från FPA delar sekretessbelagd information i sociala medier eller pratar om klienters ärenden, berätta om detta omedelbart för din chef eller kontakta FPA:s kommunikation. FPA-anställda är skyldig att anmäla dataskyddsavvikelser om en klients dataskydd är hotat.
- Om du kopierar länken från sociala medier och delar den i FPA:s interna kanaler, kontrollera att den inte innehåller någon uppföljningskod. Se om länkens text innehåller någon av följande bokstavskombinationer: fbclid, gclid eller gs.
Steg mot informationssäker användning av sociala medier:
- Registrera dig inte i sociala medietjänster med FPA:s e-postadress eller lösenord.
- Skapa ett separat lösenord för varje konto och byt ditt lösenord regelbundet. Använd tvåfaktorsautentisering i dina sociala medier så att utomstående inte får åtkomst till ditt konto så enkelt.
- Kontrollera att dina användarkonton i sociala medier är kopplade till en e-postadress eller ett telefonnummer som du har åtkomst till. Använd inte en inaktiv e-postadress när du skapar ett konto i sociala medier, eftersom det innebär en informationssäkerhetsrisk. Inaktiva konton kan kapas och aktuella kontaktuppgifter är det enda sättet att få kontot i din besittning.
- Ge inte användarnamnen till dina användarkonton till en enda utomstående aktör. Om du misstänker att dina koder fiskas eller att ditt konto kapas ska du utan dröjsmål byta ditt lösenord och se till att du inte har loggat in på ditt konto från andra än dina egna enheter. Om du representerar FPA synligt i sociala medier ska du också kontakta kommunikationen och berätta att dina användarnamn har fiskats.
- Var försiktig när du nätverkar. Falska konton som skapats för nätfiske och bedrägeri kan vara svåra att identifiera. Vänd dig till din chef eller FPA:s kommunikation om du misstänker att din information är föremål för nätfiske.
- Undvik att logga in på andra webbsidor via ditt konto i sociala medier. Det finns webbplatser där man också fiskar efter kontonummer.
- Undersök sekretess- och informationssäkerhetsinställningarna för ditt konto.
- När du diskuterar som sakkunnig i sociala medier ska du inte dela sådan information som kan äventyra FPA:s säkerhet.
- De som upprätthåller FPA:s officiella konton i sociala medier ska sörja för datasäkerheten på konton som är i gemensamt bruk.
Vad ska jag göra om jag blir trakasserad eller hotad i sociala medier?
I allmänhet förhåller man sig väl till oss FPA-anställda i sociala medier. FPA och socialskyddet kan dock också väcka negativa känslor hos människor. Ibland kan diskussionen tillspetsas eller till och med vara fientlig. Inte en enda FPA-anställd behöver tolerera trakasserier eller osakligt beteende.
Gör så här om du stöter på en hotfull situation i sociala medier:
- Meddela din chef om någon beter sig fientligt eller hotfullt mot dig i frågor som gäller ditt arbete.
- Gör en hotanmälan med låg tröskel med din chef. Gör en hotanmälan i följande situationer:
- en FPA-anställd blir ställd som måltavla
- en FPA-anställd blir på ett personligt konto eller kommunikationsmedel i sociala medier kontaktad av en klient vars ärende han eller hon har behandlat
- hot riktas mot FPA:s serviceställe, verksamhetsställe eller anställda
- du märker att någon instans planerar crowdsourcade trakasserier som riktas mot en FPA-anställd eller mot FPA:s verksamhet.
- Om dina bilder eller ditt namn utan tillstånd hamnar i någon tjänst i sociala medier ska du kontakta tjänstens administratör och be att materialet raderas. Du kan be om stöd av FPA:s kommunikation.
- Du kan tysta ner eller blockera ett visst användarnamn om det fientliga, störande eller osakliga beteendet är kontinuerligt.
- På FPA:s intränat kan du läsa närmare anvisningar i anslutning till hotfulla situationer och hur du skyddar dig mot trakasserier.
- Om du stöter på misstänkt, osakligt eller hotfullt innehåll i sociala medier ska du kontakta kommunikationsenheten: viestinta@kela.fi. Sådant innehåll kan till exempel vara falska konton och bedrägerier som förekommer i FPA:s namn, hot mot FPA eller något annat oroväckande innehåll som du anser att man borde ingripa i.
FPA-anställda chefer beaktar riktlinjerna för sociala medier i introduktionen och stöder och uppmuntrar sina egna gruppmedlemmar i användningen av sociala medier.
Du som är chef, gör så här:
- Inkludera riktlinjerna för de sociala medierna i introduktionsprocessen. Påminn också de anställda som funnits i huset länge att bekanta sig med de uppdaterade riktlinjerna.
- Påminn den anställda om att datasäkerheten, dataskyddet och den egna säkerheten ska tryggas även på fritiden. Som chef förstår du att FPA-anställda kan använda sociala medier på fritiden.
- Diskutera med din grupp vad som är ett lämpligt sätt att använda sociala medier under arbetstid.
- Beakta i den sakkunniges arbetstid om det också ingår i hans eller hennes uppgifter att kommunicera i sociala medier. Som chef säkerställer du att arbetet med sociala medier inte belastar den anställda på fritiden.
- Om din grupp behöver utbildning kan du be FPA:s kommunikation om skräddarsydda utbildningar i sociala medier för din grupp.
- Som chef agerar du som ett stöd om en anställd utsätts för trakasserier eller hot i sociala medier. Bekanta dig med anvisningarna i Sinetti, som bland annat ger råd om hur du gör en hotanmälan.
- Ta alla trakasserier på allvar. Att utsättas för trakasserier i sociala medier kan vara en mycket belastande upplevelse för den anställda. Hänvisa honom eller henne vid behov till företagshälsovården.
- Stöd dig på riktlinjerna för sociala medier om en medlem i din grupp beter sig osakligt eller vårdslöst i sociala medier. Ingrip omedelbart om den anställdas beteende till exempel hotar klienternas dataskydd.
- Be till exempel FPA:s kommunikation om hjälp om du möter en utmanande situation i anslutning till sociala medier.
- Som ledare och chef visar du exempel för hela teamet och gruppen. Om du önskar att sakkunniga ska vara närvarande i sociala medier ska du också själv vara aktiv och göra modiga inledningar till diskussion.
På FPA är vi stolta över vår sakkunnighet - låt den synas!
Så här agerar jag som FPA-anställd i sociala medier:
- Jag bygger upp min sakkunskap och berättar stolt om mitt arbete och min arbetsgemenskap.
- Jag kommunicerar öppet och deltar i diskussioner där jag har något att ge.
- Jag nätverkar med FPA:s samarbetspartner, intressentgrupper och sakkunniga inom min bransch.
- Jag använder sociala medier endast för att diskutera offentliga ärenden och skyddar mitt konto med starka lösenord och tvåfaktorsautentisering.
- Jag delar inte bilder eller videor utan tillstånd.
- Jag behandlar andra som deltar i diskussionerna med respekt. Jag trampar inte ner någon och är inte ohövlig.
Du kan skriva ut FPA-anställdas löften för sociala medier som rumstavla (pdf).