Näin yhteistyökumppani vastaanottaa ja lähettää suojattua sähköpostia

Yhteistyökumppani voi lähettää Kelaan suojattua sähköpostia. Kun käytät suojattua sähköpostia, vastaat siitä, että

  • sähköposti todella on suojattu
  • otsikkokentässä ei ole asiakkaan nimeä tai muita henkilötietoja
  • liitteet ovat luettavia.

Paikalliset käytännöt vakuutuspiirien kanssa säilyvät ennallaan. Suojattu sähköposti on vaihtoehto keskitetylle kirjepostille.

Näin käsittelet Kelasta saapuvaa suojattua sähköpostia

Tässä ohjeessa kerrotaan Kelasta saapuvan suojatun sähköpostiviestin käsittelystä:

Näin lähetät suojattua sähköpostia Kelaan

Voit lähettää suojatun sähköpostin Kelaan Suomi.fi-tunnisteella tai ilman tunnistetta.

Suojatun sähköpostin lähettäminen Suomi.fi-tunnisteella

Suojatun sähköpostin lähettäminen ilman Suomi.fi-tunnistetta

  • Avaa suojattu sähköposti.
  • Kirjoita oma sähköpostiosoitteesi Lähettäjä-kenttään.
  • Saat tämän jälkeen omaan sähköpostiisi linkin, jonka kautta voit lähettää Kelaan suojattua sähköpostia. Linkki on voimassa 30 päivää.

Liitteet

Yhteistyökumppani voi lähettää hakemusten liitteet ja muut tarvittavat asiakirjat Kelaan suojatulla sähköpostilla. Liitteet näkyvät viiveellä Kelan järjestelmissä.

Näin lähetät liitteet

  1. Skannaa tai tallenna lähetettävät asiakirjat omalle koneellesi pdf-muodossa.
  2. Skannaa samaa henkilöä koskevat liitteet mieluiten yhtenä pdf-asiakirjana, esim. kaikki saman henkilön lääkärintodistukset yhdeksi pdf-asiakirjaksi.
  3. Anna tiedostoille kuvaavat nimet, jotka eivät kuitenkaan sisällä henkilöiden nimiä tai muita henkilöitä yksilöiviä tietoja.
  4. Lisää liitteet pdf-muodossa.
  5. Yksi sähköpostiviesti voi sisältää useita liitetiedostoja. Suosittelemme, että yksi liite sisältää vain yhden henkilön tietoja.
  6. Kirjoita sähköpostiviestin otsikkokenttään kuvaava otsikko (esim. lääkärintodistus). Otsikko ei saa sisältää arkaluonteista tietoa, kuten nimeä tai henkilötunnusta.
  7. Kirjoita viestikenttään lähettäjän yhteystiedot. Jätä viestikenttä muuten tyhjäksi.
  8. Lähetä liitteet. Voit käyttää kumpaa tahansa näistä sähköpostiosoitteista:
    • kumppanit.liitteet@kela.fi
    • kumppanit2.liitteet@kela.fi
    • Käytä näitä sähköpostiosoitteita vain liitetiedostojen lähettämiseen.
  9. Saat automaattisen vastauksen, että viestisi on vastaanotettu.

Neuvonta

Yhteistyökumppani voi kysyä suojatulla sähköpostilla etuuksien perusteista, niiden hakemisesta, asian käsittelyvaiheesta tai etuuden määrästä ja maksamisesta. Tunnistautumisella varmistamme, että sinulla on oikeus saada pyytämäsi tiedot.

Kela vastaa neuvontaviesteihin 2 arkipäivän kuluessa. Soita kiireellisissä tilanteissa viranomaislinjalle.

Näin kysyt neuvoa suojatulla sähköpostilla

  1. Varmista, että käytät suojattua sähköpostia.
  2. Kirjoita sähköpostiviestin otsikkokenttään kuvaava otsikko. Otsikko ei saa sisältää arkaluonteista tietoa, kuten nimeä tai henkilötunnusta.
  3. Kirjaa viestikenttään asiasi lisäksi nimesi, oma organisaatiosi ja yhteystietosi.
  4. Jos hoidat yksittäisen asiakkaan asiaa, kerro tiedonsaantioikeutesi varmistamiseksi myös seuraavat tiedot:
    • Mitä asiaa varten pyydät tietoa
    • Asiakkaan nimi ja henkilötunnus
  5. Sähköpostiosoite: kumppanit.neuvonta@kela.fi