Yhteistyökumppanilla pitää olla varauksen tekemistä varten Suomi.fi-valtuus Sosiaaliturvan etuusasioiden ajanvarauksen tekeminen. Valtuutta pitää hakea Suomi.fin Valtuudet-palvelussa.

Jos edustat yritystä tai olet yksityinen elinkeinonharjoittaja, anna valtuus itsellesi tai yrityksen muille työntekijöille. Lue lisää valtuuden antamisesta yrityksenä tai yhteisönä (Suomi.fi).

Jos edustat kuntaa, säätiötä tai vastaavaa organisaatiota, pyydä valtuutta esimieheltäsi tai siltä henkilöltä, joka hallinnoi Suomi.fi-valtuuksia organisaatiossasi. Organisaatiossasi pitää tehdä valtuushakemus, jolla valtuusoikeus tämän valtuuden antamiseen rekisteröidään kyseisille henkilöille. Lue lisää hakemuksella valtuuttamisesta (Suomi.fi).

Ajanvarausjärjestelmää voivat käyttää yhteistyökumppanit, jotka Kela on hyväksynyt käyttäjiksi. Edellytyksenä on, että Kela tekee kyseisen kumppanin kanssa yhteistyötä asiakkaiden sosiaaliturvan hoitamiseen liittyvissä asioissa.

Kela tallentaa ajanvarausjärjestelmän rekisteriin organisaation nimen ja Y-tunnuksen. Kuntien ja kuntayhtymien Y-tunnukset viedään rekisteriin automaattisesti, mutta muiden organisaatioiden pitää pyytää Kelaa lisäämään tiedot rekisteriin.

Jos haluat lisätä organisaatiosi rekisteriin tai jos saat ilmoituksen, että organisaatiolla ei ole oikeutta järjestelmän käyttöön, lähetä suojatulla sähköpostilla viesti osoitteeseen tekninentuki@kela.fi. Kirjoita viestisi otsikoksi Kelan ajanvarausjärjestelmän rekisteri.

Ilmoita viestissäsi

• organisaation Y-tunnus
• organisaation nimi
• perustelut ajanvarausjärjestelmän käytölle
• organisaationne yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

Kela ottaa yhteyttä mahdollisimman pian ja kertoo tarkemmin prosessin etenemisestä. Halutessasi voit pyytää myös organisaation poistamista rekisteristä sähköpostitse.

Kun alat käyttää verkkoajanvarausta, annat rekisterinpitäjänä toimivalle Kelalle luvan kerätä, säilyttää ja tallentaa henkilötietojasi, jotka saadaan kirjautumisen yhteydessä.

Tallennettavia tietoja ovat kirjautuneen käyttäjän nimi ja henkilötunnus. Yhteistyökumppaneista tallennetaan lisäksi organisaation yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Tallennettujen tietojen avulla Kela voi tarvittaessa selvittää, kuka on hoitanut asiakkaan asioita ja muokannut tietoja.

Jos Kelan rekisterissä on asiakkaan tietoja, yhteistyökumppani näkee kirjauduttuaan

• asiakkaan nimen
• asiakkaan puhelinnumeron
• asiakkaan sähköpostiosoitteen
• aiemmin tehtyjen varausten päivämäärät ja kellonajat sekä tiedon siitä, mihin varaus oli tehty.

Jos Kelan rekisterissä ei ole asiakkaan puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta, nämä kentät ovat tyhjät ja kumppanin pitää ilmoittaa tiedot ajanvarauksen yhteydessä. Yhteystiedoista vain puhelinnumero on pakollinen tieto.

Jos asiakkaalla on turvakielto, yhteystietoja ei näytetä.

Yhteistyökumppanin edustaja ei valitettavasti voi varata asiakkaalleen aikaa palvelupisteeseen. Jos käynti palvelupisteellä on asiakkaan tilanteessa välttämätöntä, voit soittaa Kelan viranomaislinjalle, ja pyytää Kelan työntekijää varaamaan ajan. Useimmat asiat voi kuitenkin hoitaa puhelimitse.