Varaa puhelinaika asiakkaallesi

Jos asiakkaasi elämäntilanne on monimutkainen tai selvitettäviä asioita on paljon, voit varata ajan Kelan puhelinpalveluun hänen puolestaan. Jos asiakas tarvitsee tulkkausta, ilmoita siitä, kun varaat hänelle aikaa. Varaa aika verkossa.

Varaa asiakkaallesi puhelinaika

Kirjaudu

Asiakkaan pyynnöstä voit myös tarkistaa tai peruuttaa hänelle aiemmin tehtyjä varauksia. Voit tehdä myös tämän verkossa.

Voit varata asiakkaasi puolesta ajan Kelan puhelinpalveluun, jos seuraavat asiat ovat kunnossa:

Organisaatiosi on myöntänyt sinulle Suomi.fi–valtuuden Sosiaaliturvan etuusasioiden ajanvarauksen tekeminen.
Organisaatiosi Y-tunnus on lisätty Kelan rekisteriin.
Sinulla on vahva tunnistusväline, kuten henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset, mobiilivarmenne tai varmennekortti.
Sinulla on asiakkaan lupa ajanvarauksen tekemiseen ja yhteystietojen tarkistamiseen.
Sinulla on asiakkaan henkilötunnus.

Näin varaat puhelinajan asiakkaallesi

Kirjaudu ajanvarausjärjestelmään.
Valitse kohta Asioi työtehtävissä ja valitse organisaatio, jonka puolesta asioit.
Hyväksy työtehtävissä asioinnin ehdot. Näin vakuutat, että sinulla on asiakkaan suostumus hänen tietojensa käsittelyyn.
Täytä varauksen tiedot, valitse asiakkaalle sopiva aika ja täytä asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot. Jos asiakas tarvitsee tulkin, ilmoita se varauksessa.
Vahvista varaus.
Kirjaudu ulos ajanvarausjärjestelmästä, kun olet valmis.

Huom.! Varaa kerralla aika vain yhdelle asiakkaalle. Kirjaudu ulos ja uudestaan sisään, ennen kuin varaat ajan seuraavalle asiakkaalle.

Usein kysyttyä ajanvarauksesta

Mikä Suomi.fi-valtuus pitää olla ja miten sitä haetaan?

Yhteistyökumppanilla pitää olla varauksen tekemistä varten Suomi.fi-valtuus Sosiaaliturvan etuusasioiden ajanvarauksen tekeminen. Valtuutta pitää hakea Suomi.fin Valtuudet-palvelussa.

Jos edustat yritystä tai olet yksityinen elinkeinonharjoittaja, anna valtuus itsellesi tai yrityksen muille työntekijöille. Lue lisää valtuuden antamisesta yrityksenä tai yhteisönä (Suomi.fi).

Jos edustat kuntaa, säätiötä tai vastaavaa organisaatiota, pyydä valtuutta esimieheltäsi tai siltä henkilöltä, joka hallinnoi Suomi.fi-valtuuksia organisaatiossasi. Organisaatiossasi pitää tehdä valtuushakemus, jolla valtuusoikeus tämän valtuuden antamiseen rekisteröidään kyseisille henkilöille. Lue lisää hakemuksella valtuuttamisesta (Suomi.fi).

Miten ilmoitan organisaationi Kelan rekisteriin?

Ajanvarausjärjestelmää voivat käyttää yhteistyökumppanit, jotka Kela on hyväksynyt käyttäjiksi. Edellytyksenä on, että Kela tekee kyseisen kumppanin kanssa yhteistyötä asiakkaiden sosiaaliturvan hoitamiseen liittyvissä asioissa.

Kela tallentaa ajanvarausjärjestelmän rekisteriin organisaation nimen ja Y-tunnuksen. Kuntien ja kuntayhtymien Y-tunnukset viedään rekisteriin automaattisesti, mutta muiden organisaatioiden pitää pyytää Kelaa lisäämään tiedot rekisteriin.

Jos haluat lisätä organisaatiosi rekisteriin tai jos saat ilmoituksen, että organisaatiolla ei ole oikeutta järjestelmän käyttöön, lähetä suojatulla sähköpostilla viesti osoitteeseen tekninentuki@kela.fi. Kirjoita viestisi otsikoksi Kelan ajanvarausjärjestelmän rekisteri.

Ilmoita viestissäsi

organisaation Y-tunnus
organisaation nimi
perustelut ajanvarausjärjestelmän käytölle
organisaationne yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

Kela ottaa yhteyttä mahdollisimman pian ja kertoo tarkemmin prosessin etenemisestä. Halutessasi voit pyytää myös organisaation poistamista rekisteristä sähköpostitse.

Tallennetaanko yhteistyökumppanin tietoja järjestelmään?

Kun alat käyttää verkkoajanvarausta, annat rekisterinpitäjänä toimivalle Kelalle luvan kerätä, säilyttää ja tallentaa henkilötietojasi, jotka saadaan kirjautumisen yhteydessä.

Tallennettavia tietoja ovat kirjautuneen käyttäjän nimi ja henkilötunnus. Yhteistyökumppaneista tallennetaan lisäksi organisaation yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Tallennettujen tietojen avulla Kela voi tarvittaessa selvittää, kuka on hoitanut asiakkaan asioita ja muokannut tietoja.

Mitä asiakkaan tietoja yhteistyökumppanin edustaja näkee?

Jos Kelan rekisterissä on asiakkaan tietoja, yhteistyökumppani näkee kirjauduttuaan

asiakkaan nimen
asiakkaan puhelinnumeron
asiakkaan sähköpostiosoitteen
aiemmin tehtyjen varausten päivämäärät ja kellonajat sekä tiedon siitä, mihin varaus oli tehty.

Jos Kelan rekisterissä ei ole asiakkaan puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta, nämä kentät ovat tyhjät ja kumppanin pitää ilmoittaa tiedot ajanvarauksen yhteydessä. Yhteystiedoista vain puhelinnumero on pakollinen tieto.

Jos asiakkaalla on turvakielto, yhteystietoja ei näytetä.

Voinko varata asiakkaalleni ajan Kelan palvelupisteeseen?

Yhteistyökumppanin edustaja ei valitettavasti voi varata asiakkaalleen aikaa palvelupisteeseen. Jos käynti palvelupisteellä on asiakkaan tilanteessa välttämätöntä, voit soittaa Kelan viranomaislinjalle, ja pyytää Kelan työntekijää varaamaan ajan. Useimmat asiat voi kuitenkin hoitaa puhelimitse.

Vikatilanteet

Jos huomaat palvelussa häiriön, ilmoita siitä Kelan tekniseen tukeen osoitteeseen tekninentuki@kela.fi.