Oston korjaaminen
Kun merkitset oston asiakkaalle toimitetuksi (= kuittaat oston), apteekkijärjestelmä lähettää sen automaattisesti Kelan lääkeosto- ja tilitystietojen vastaanottopalveluun. Tällöin asiakkaan alku- ja vuosiomavastuukertymä päivittyvät reaaliaikaisesti Kelan suorakorvaustietojen kyselypalveluun.
Kelan kyselypalvelun tietojen ajantasaisuus edellyttää, että lääkeostojen tiedonsiirto on reaaliaikaista ja Kelaan lähetetyt ostotiedot ovat oikein. Kelassa, apteekeissa ja Reseptikeskuksessa on oltava aina ajantasainen tieto asiakkaan ostoista. Lääkkeitä toimitettaessa sinun on huolehdittava, että toimitustiedot vastaavat todellista ostotapahtumaa (ks. Ostossa havaittu virhe).
Virheellinen osto on korjattava heti, kun virhe havaitaan. Tällöin asiakkaan alkuomavastuu- ja vuosiomavastuukertymätiedot saadaan korjattua oikeiksi kyselypalveluun ja asiakas saa tulevista ostoista korvaukset oikein. Korjaukset tehdään aina järjestelmätoimittajan ja Kelan antamien ohjeiden mukaan.
Oston korjaaminen saman vuorokauden aikana
Voit poistaa tai korjata vastaanottopalveluun lähetetyn oston tietoja seuraavan vuorokauden puolelle klo 01.00 saakka ilman, että otat Kelaan yhteyttä. Huomioi, että ostojen poistot sekä korjaukset, jotka vaikuttavat korvaustietoihin (esim. toimitettava lääkemäärä, valmisteen hinta tai korvausluokka) voivat muuttaa myös asiakkaan alkuomavastuu- ja vuosiomavastuukertymätietoja kyselypalvelussa.
Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:
- Poista tai korjaa virheellinen osto ennen kuin lähetät oston uudelleen tai teet uuden oston.
- Hae kyselypalvelun tiedot uudelleen, kun alat korjata virheellistä ostoa.
- Voit hakea asiakkaan tietoja suorakorvaustietojen kyselypalvelusta vain hänen luvallaan. Kerro muutoksista asiakkaalle.
Ostoa korjataan jälkikäteen saman päivän aikana
Kyseessä on asiakkaan vuoden ensimmäinen lääkeosto, jolloin saat kyselypalvelusta tiedon, että asiakkaan on maksettava alkuomavastuuta 50 € ja vuosiomavastuukertymä on 0 €. Asiakas ostaa lääkettä, josta jää asiakkaan maksettavaksi 65 €. Käsittelet oston ja merkitset sen asiakkaalle toimitetuksi (= kuittaat oston). Tällöin osto siirtyy vastaanottopalveluun ja kyselypalveluun päivittyy heti tieto, että asiakas on maksanut alkuomavastuun ja että vuosiomavastuukertymä on 65 €.
Kassalla asiakas huomaa, että hänellä ei ole varaa maksaa 65 € omavastuuta. Päätätte asiakkaan kanssa vaihtaa lääkkeen pienempään pakkaukseen, jolloin asiakas maksaa 40 €. Avaat oston uudelleen käsiteltäväksi. Korjaat oston, johon haetaan uudelleen myös kyselypalvelun tiedot. Tämän jälkeen merkitset oston asiakkaalle toimitetuksi (= kuittaat oston), jolloin osto siirtyy jälleen vastaanottopalveluun ja asiakkaan omavastuutiedot päivittyvät uudelleen kyselypalveluun (alkuomavastuuta maksettu 40 €, vuosiomavastuukertymä 40 €).
Oston korjaaminen seuraavan vuorokauden aikana tai myöhemmin
- Soita heti virheen havaitsemisen jälkeen apteekeille tarkoitettuun Kelan puhelinpalveluun. Kerro puhelimessa oston numero, ostopäivä, henkilötunnus, korjattava tieto ja korjauksen syy.
- Pyynnöstäsi Kela joko
- a) nollaa oston korvaustiedot, jolloin voit tarvittaessa tehdä uuden oston tai
- b) nollaa oston korvaustiedot ja passivoi oston, jolloin voit itse korjata ostoa ja lähettää saman oston uudelleen Kelaan. (Kun Kela passivoi oston, apteekki voi lähettää oston samalla ostonumerolla uudestaan vastaanottopalveluun.)
Vasta edellä kerrottujen toimenpiteiden jälkeen voit tehdä uuden oston tai korjata aiempaa ostoa. Kela ilmoittaa puhelimitse, kun oston nollaus ja passivointi on tehty. Kun korjaat ostoa, hae asiakkaan tiedot uudestaan Kelan suorakorvaustietojen kyselypalvelusta, jotta asiakkaan omavastuukertymä- ja korvaustiedot päivittyvät ostoon oikein.
Tarvittaessa Kela voi pyytää apteekilta kirjallisen selvityksen korjauksesta.
Puhelimitse annetun korjausluvan lisäksi Kela ilmoittaa korjauksen tekemisestä apteekille korjausilmoitus-kirjeellä.
Reseptikeskus ja Kelan apteekkitilitysjärjestelmä eivät ole yhteydessä toisiinsa
Huomioi, että sähköisellä reseptillä toimitetun lääkkeen tilitystiedot eivät välity Kelan suorakorvauskäsittelyyn Reseptikeskuksen kautta. Tämä johtuu siitä, että Reseptikeskus ja Kelan apteekkitilitysjärjestelmä ovat erillisiä järjestelmiä. Jos korjaat korvatun lääketoimituksen tietoja suoraan Reseptikeskukseen (ilman varsinaisen ostokerran korjaamista), sinun on ilmoitettava korjatut tiedot erikseen Kelaan. Epäselvissä tilanteissa voit kysyä Kelasta, näkyvätkö oston tiedot apteekkitilitysjärjestelmässä oikein.