Kelan työjärjestys 1.6.2022 lukien

Kansaneläkelaitoksesta annetun lain (17.8.2001/731) 7 §:n 1 momentin 3 kohdan perusteella Kansaneläkelaitokselle (jatkossa Kela) on vahvistettu seuraava työjärjestys. 

1 §
Kelan hallintorakenne ja toimielimet

Kelan hallintorakenteesta ja toimielimistä säädetään Kansaneläkelaitoksesta annetussa laissa.

Kelassa on viisi tulosyksikköä ja kaksi toiminnallista yksikköä.

Tulosyksiköihin sisältyy yksiköitä. Toiminnallinen yksikkö rinnastetaan yksikköön. Yksiköihin voi sisältyä keskuksia ja ryhmiä. Ryhmiin voi sisältyä tiimejä. 

Kelan tulosyksiköille asetetaan tavoitteet yhteisen sopimisen yhteydessä ja vahvistetaan työjärjestys. Toiminnallisille yksiköille vahvistetaan toiminnalliset tavoitteet ja työjärjestys.   

2 §
Johtaminen

Hallitus johtaa ja kehittää Kelan toimintaa kuten Kansaneläkelaitoksesta annetussa laissa säädetään.

Pääjohtajan tehtävistä säädetään Kansaneläkelaitoksesta annetussa laissa ja tämän työjärjestyksen 3 §:ssä ja 5 §:ssä. Hallitus päättää pääjohtajan ja johtajien välisestä työnjaosta.

3 §
Tulosohjaus

Pääjohtaja valmistelee vuosittain Kelan toiminta- ja taloussuunnitelman hallituksen päätettäväksi.

Hallitus sopii pääjohtajan kanssa toiminta- ja taloussuunnitelman toteuttamisesta sekä tekee hänen kanssaan tulossopimuksen. Pääjohtajan johdolla sovitaan yhteisten tavoitteiden toteuttamisesta johtajien ja tulosyksiköiden kanssa.

Yhdessä sovittujen tavoitteiden saavuttamisesta pääjohtaja raportoi hallitukselle, johtajat pääjohtajalle ja tulosyksiköiden johtajat pääjohtajalle ja johtajille.

4 §
Asioiden esittely hallituksessa

Pääjohtaja esittelee asiat hallitukselle. Pääjohtaja voi kuitenkin siirtää esittelytehtävän.

Hallitus päättää läsnäolo- ja puheoikeudesta hallituksen kokouksissa.

5 §
Pääjohtajan tehtävät

Sen lisäksi mitä Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 9 §:n 3 momentissa säädetään ja tämän työjärjestyksen 3 §:ssä määrätään pääjohtajan tehtävistä, pääjohtaja vastaa Kelan strategisesta johtamisesta ja kehittämisestä sekä hallituksen hänen vastuulleen antamista yksiköistä ja niille kuuluvista asioista.

Pääjohtaja päättää vastuulleen kuuluvien yksiköiden työjärjestykset ja johtajien esityksistä muiden tulosyksiköiden työjärjestykset. Jos on epäselvyyttä siitä, minkä tulosyksikön tai toiminnallisen yksikön tehtäviin asia kuuluu, toimivaltakysymyksen ratkaisee pääjohtaja.

Pääjohtaja päättää Kelan prosessikokonaisuudesta.

6 §
Johtajien tehtävät

Johtajat vastaavat hallituksen heidän vastuulleen antamien tulosyksiköiden ja niille kuuluvien asioiden suunnittelusta sekä johtamisesta. Johtajat raportoivat pääjohtajalle.

Johtajat toimivat toistensa sijaisina hallituksen päätöksen mukaisesti. Pääjohtajan sijaisena toimii tehtävään määrätty johtaja.

7 §
Johtoryhmätyöskentely

Pääjohtajan johdolla toimii Kelan johtoryhmä.  

Johtoryhmään kuuluvat pääjohtaja, johtajat, tulosyksiköiden johtajat, toiminnallisten yksiköiden johtajat ja muut pääjohtajan määräämät jäsenet. 

Johtoryhmä valmistelee hallituksen linjausten mukaisesti pääjohtajan tukena Kelan vision, strategian ja yhtenäisen näkemyksen strategisista tavoitteista. Johtoryhmä varmistaa strategisten tavoitteiden toimeenpanon ja Kelan kokonaisonnistumisen. Lisäksi johtoryhmä käsittelee hallitukselle esiteltävät keskeiset asiat, Kelaa koskevat linjaukset ja muut asiat, jotka vaativat yksittäistä toimialaa laajempaa tarkastelua sekä toimii pääjohtajan ja johtajien tukena.

Tulosyksiköillä ja toiminnallisilla yksiköillä on kullakin oma johtoryhmänsä.  

8 §
Yhteistyö asioiden valmistelussa

Kelan toimintatapa edellyttää saumatonta yhteistyötä yli yksikkörajojen.  Asioiden valmistelussa tulosyksiköiden, toiminnallisten yksiköiden ja toimihenkilöiden tulee pitää yhteyttä neuvotteluin, tiedottamalla ja muilla sopivilla tavoilla.

Valmistelusta vastaavan tulosyksikön johtajan tai toiminnallisen yksikön johtajan tulee huolehtia, että yhteistoiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan asioiden valmistelussa.

9 §
Palveluverkko  

Hallitus päättää palvelupisteiden ylläpidon kriteereistä. Pääjohtaja päättää kuultuaan yt-neuvottelukuntaa hallituksen hyväksymien kriteereiden mukaisesti palvelukokonaisuuden järjestämisestä ja kehittämisestä. Pääjohtaja raportoi hallitukselle vuosittain palvelukokonaisuuden järjestämisestä linjausten arviointia varten.  

Asiakkaan lähipalvelujen tulosyksikön johtaja päättää yhteispalveluista ja muista palvelutoiminnoista. 

10 §
Kelan tulosyksiköt ja toiminnalliset yksiköt

Kelassa on seuraavat tulosyksiköt:

  1. asiakkaan lähipalvelujen tulosyksikkö
  2. valtakunnallisten asiakkuuspalvelujen tulosyksikkö
  3. IT-palvelujen tulosyksikkö
  4. tietopalvelujen tulosyksikkö
  5. yhteisten palvelujen tulosyksikkö.

Lisäksi Kelassa on kaksi toiminnallista yksikköä: johdon tukiyksikkö ja viestintäyksikkö. Ne toimivat pääjohtajan alaisina. Pääjohtaja vahvistaa niille toiminta- ja taloussuunnitelman.

11 §
Sisäinen tarkastus 

Pääjohtajan alaisena toimii sisäinen tarkastus. Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen vahvistaa hallitus.

12 §
Asiakkaan lähipalvelujen tulosyksikön vastuut 

Asiakkaan lähipalvelujen tulosyksikkö vastaa henkilökohtaisen asiakaspalvelun järjestämisestä sekä toteuttamisesta, ja siihen liittyvästä palveluverkosta sekä erikseen sovittavien asiakkuuksien ja etuuskäsittelyn hoitamisesta. Tulosyksikkö vastaa palvelujen, asiakkuuksien ja palvelukanavien kehittämisestä yhdessä valtakunnallisten asiakkuuspalvelujen tulosyksikön kanssa.

13 §
Valtakunnallisten asiakkuuspalvelujen tulosyksikön vastuut 

Valtakunnallisten asiakkuuspalvelujen tulosyksikkö vastaa valtakunnallisesti hoidettavista asiakkuuksista, valtakunnallisesta etuuksien käsittelystä, verkkopalveluista sekä etuuslainsäädännön kehittämisehdotusten tekemisestä.  Tulosyksikkö vastaa palvelujen, asiakkuuksien ja palvelukanavien kehittämisestä yhdessä asiakkaan lähipalvelujen tulosyksikön kanssa.

14 §
IT- palvelujen tulosyksikön vastuut  

IT-palvelujen tulosyksikkö vastaa Kelan toiminnan edellyttämien IT-palvelujen tuottamisesta, kehittämisestä ja ylläpidosta yhteistyössä Kelan muiden yksiköiden kanssa. Tulosyksikkö tuottaa IT-palveluja lainsäädäntö- ja sopimuspohjaisesti myös muille toimijoille Kelan tekemien sopimusten mukaisesti. Tulosyksikkö mahdollistaa Kelan toiminnan yhteiskunnassa vastaamalla Kelan IT-palvelujen jatkuvuudesta, toimintavarmuudesta ja turvallisuudesta.

15 §
Tietopalvelujen tulosyksikön vastuut

Tietopalvelujen tulosyksikkö vastaa tiedonhallinnan ja tietoarkkitehtuurin ohjauksesta ja kehittämisestä. Tulosyksikkö vastaa yhteisistä tietovarannoista, rekistereistä ja niiden jalostamisesta sekä kansallisesta ja kansainvälisestä tietojenvaihdosta sekä tietopalvelujen asiakkuuksien ja palvelukanavien kehittämisestä. Tulosyksikkö tuottaa tietojohtamisen, tutkimuksen, tilastoinnin, tietoaineistojen ja analytiikan palveluita yhteiskunnan ja Kelan tarpeisiin. Tulosyksikkö vastaa Kanta-palveluista sekä sosiaali- ja terveydenhuollon tietopalveluista.

16 §
Yhteisten palvelujen tulosyksikön vastuut  

Yhteisten palvelujen tulosyksikkö vastaa Kelan yksiköiden toimintaa ja kelalaisten työntekoa, hyvinvointia ja kehittymistä mahdollistavien palveluiden tuottamisesta ja kehittämisestä sekä Kelan turvallisuuden ja varautumisen johtamisesta. Tulosyksikkö tuottaa keskeisiä Kelan etuustoimintaan liittyviä palveluita, kuten maksamista ja perintää. 

17 §
Johdon tukiyksikön vastuut  

 Johdon tukiyksikkö vastaa strategisen johtamisen palveluista, jotka mahdollistavat Kelan strategian toteuttamisen sekä strategisen henkilöstö- ja talous sekä tiedolla johtamisen. Yksikkö vastaa työnantajatoiminnan, vastuullisuuden ja sijoitustoiminnan strategisista palveluista sekä tuottaa hallinnollisia lakisääteisiä ja yhteiskuntasuhteiden palveluja johtamisen tueksi.  

18 §
Viestintäyksikön vastuut 

Viestintäyksikkö vastaa strategisesta viestinnästä, viestinnän linjauksista ja johdon sekä yksiköiden viestinnän tuesta. Yksikkö vastaa keskitetystä viestinnästä kelalaisille, asiakkaille, kumppaneille ja sidosryhmille sekä viestintäkanavien ja medioiden kehittämisestä. Viestintää suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä muiden yksiköiden kanssa.

19 §
Tulosyksiköiden ja toiminnallisten yksiköiden organisaatio ja tehtävät 

Tulosyksiköiden ja toiminnallisten yksiköiden organisaatiosta ja tehtävistä määrätään tarkemmin tulosyksikön ja toiminnallisen yksikön työjärjestyksessä.

20 §
Tulosyksikön johtajan tehtävät ja kelpoisuusehdot

Tulosyksikön johtajan tehtävänä on vastata tulosyksikön johtamisesta sekä sille kuuluvien asioiden suunnittelusta ja kehittämisestä. Sisäisen tarkastuksen päällikkö raportoi pääjohtajalle ja tulosyksiköiden johtajat raportoivat toimialasta vastaavalle johtajalle.

Lisäksi tulosyksikön omassa työjärjestyksessä voi olla määräyksiä raportoinnista. 

Tulosyksikön johtajan tulee olla tehtävään soveltuvan ylemmän korkeakoulututkinnon suorittanut sekä perehtynyt tulosyksikön toimialaan kuuluviin asioihin ja johtamistehtäviin.

Sisäisen tarkastuksen päällikköön sovelletaan tulosyksikön johtajaa koskevia määräyksiä.

21 §
Toiminnallisen yksikön johtajan ja yksikön päällikön tehtävät ja kelpoisuusehdot

Toiminnallisen yksikön johtajan ja yksikön päällikön tehtävänä on vastata yksikön johtamisesta sekä sille kuuluvien asioiden suunnittelusta ja kehittämisestä. Yksikön päällikkö raportoi tulosyksikön johtajalle. Toiminnallisen yksikön johtaja raportoi pääjohtajalle. Lisäksi toiminnallisen yksikön omassa työjärjestyksessä voi olla määräyksiä raportoinnista.

Toiminnallisen yksikön johtajan ja yksikön päällikön tulee olla tehtävään soveltuvan ylemmän korkeakoulututkinnon suorittanut sekä perehtynyt yksikön toimialaan kuuluviin asioihin ja johtamistehtäviin.

Palveluyksikön johtajaan sovelletaan yksikön päällikköä koskevia määräyksiä. 

22 §
Muiden toimihenkilöiden kelpoisuusehdot

Muiden kuin 20 - 21 §:ssä mainittujen toimihenkilöiden kelpoisuusehdoista määrätään erikseen.  

23 §
Tehtäväjaon määräytyminen eräissä tapauksissa

Kahden tai useamman tulosyksikön tai toiminnallisen yksikön tehtäväalueeseen kuuluva merkittävä asia käsitellään Kelan johtoryhmässä.

Tulosyksiköt ja toiminnalliset yksiköt voivat sopia yksittäisen asian tai asiaryhmän tehtäväjaosta tästä työjärjestyksestä poiketen, jos se on asian käsittelyn kannalta tarkoituksenmukaista.

Jos tulosyksikössä tai toiminnallisessa yksikössä käsiteltävä asia koskee myös toisen yksikön toimintaa, asiaa valmisteltaessa on neuvoteltava kysymyksessä olevan yksikön kanssa.

24 §
Asioiden esittely

Kelan hallinnolliset päätökset tehdään pääsääntöisesti esittelystä siten kuin hallituksen päätöksessä toimivallasta hallinnollisissa asioissa tarkemmin määrätään. Ilman esittelyä voidaan ratkaista asia, jolla ei ole laajakantoista merkitystä ja joka perustuu Kelassa noudatettuun vakiintuneeseen käytäntöön. Esittelijänä toimii pääjohtajan, johtajan, tulosyksikön johtajan tai toiminnallisen yksikön johtajan määräämä toimihenkilö.

25 §
Voimaantulo 

Tämä työjärjestys tulee voimaan 1. päivänä kesäkuuta 2022. Tällä työjärjestyksellä kumotaan 16. päivänä joulukuuta 2021 vahvistettu työjärjestys.

Ennen tämän työjärjestyksen voimaantuloa voidaan ryhtyä täytäntöönpanon edellyttämiin tarvittaviin toimenpiteisiin.