Kelan työjärjestys 1.9.2018 lukien

Kansaneläkelaitoksesta annetun lain (17.8.2001/731) 7 §:n 1 momentin 3 kohdan perusteella Kansaneläkelaitokselle (jatkossa Kela) on vahvistettu seuraava työjärjestys.

1 §
Kelan hallintorakenne ja toimielimet

Kelan hallintorakenteesta ja toimielimistä säädetään Kansaneläkelaitoksesta annetussa laissa.

Kelassa on neljä tulosyksikköä ja kaksi toiminnallista yksikköä.

Tulosyksiköihin sisältyy yksiköitä. Vakuutuspiiri ja toiminnallinen yksikkö rinnastetaan yksikköön. Yksiköihin voi sisältyä ratkaisukeskuksia, osaamiskeskuksia ja ryhmiä. Ryhmiin voi sisältyä tiimejä.

Kelan paikallishallinto muodostuu Etuuspalvelujen tulosyksikköön sisältyvistä viidestä vakuutuspiiristä.

Kelan tulosyksiköille asetetaan tulostavoitteet ja vahvistetaan työjärjestys. Toiminnallisille yksiköille vahvistetaan toiminnalliset tavoitteet ja työjärjestys.

2 §
Johtaminen

Hallitus johtaa ja kehittää Kelan toimintaa kuten Kansaneläkelaitoksesta annetussa laissa säädetään.

Pääjohtajan tehtävistä säädetään Kansaneläkelaitoksesta annetussa laissa ja tämän työjärjestyksen 3 §:ssä ja 5 §:ssä. Hallitus päättää pääjohtajan ja johtajien välisestä työnjaosta.

3 §
Tulosohjaus

Pääjohtaja valmistelee vuosittain Kelan toiminta- ja taloussuunnitelman hallituksen päätettäväksi.

Toiminta- ja taloussuunnitelman pohjalta hallitus tekee tulossopimuksen pääjohtajan kanssa. Pääjohtaja tekee tulossopimuksen vastuulleen annettujen tulosyksiköiden kanssa ja kukin johtaja vastuulleen annettujen tulosyksiköiden kanssa.

Tulossopimuksessa sovittujen tavoitteiden saavuttamisesta pääjohtaja raportoi hallitukselle, johtajat pääjohtajalle ja tulosyksiköiden johtajat pääjohtajalle ja johtajille.

4 §
Asioiden esittely hallituksessa

Pääjohtaja esittelee asiat hallitukselle. Pääjohtaja voi kuitenkin siirtää esittelytehtävän.

Hallitus päättää läsnäolo-oikeudesta hallituksen kokouksissa.

5 §
Pääjohtajan tehtävät

Sen lisäksi mitä Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 9 §:n 3 momentissa säädetään ja tämän työjärjestyksen 3 §:ssä määrätään pääjohtajan tehtävistä, pääjohtaja vastaa Kelan strategisesta johtamisesta ja kehittämisestä sekä hallituksen hänen vastuulleen antamista yksiköistä ja niille kuuluvista asioista.

Pääjohtaja päättää vastuulleen kuuluvien yksiköiden työjärjestykset ja johtajien esityksistä muiden tulosyksiköiden työjärjestykset. Jos on epäselvyyttä siitä, minkä tulosyksikön tai toiminnallisen yksikön tehtäviin asia kuuluu, toimivaltakysymyksen ratkaisee pääjohtaja.

Pääjohtaja päättää Kelan prosessikokonaisuudesta.

6 §
Johtajien tehtävät

Johtajat vastaavat hallituksen heidän vastuulleen antamien tulosyksiköiden ja niille kuuluvien asioiden suunnittelusta sekä johtamisesta. Johtajat raportoivat pääjohtajalle.

Johtajat toimivat toistensa sijaisina hallituksen päätöksen mukaisesti. Pääjohtajan sijaisena toimii tehtävään määrätty johtaja.

7 §
Johtoryhmätyöskentely

Pääjohtajan johdolla toimii Kelan johtoryhmä.

Johtoryhmään kuuluvat pääjohtaja, johtajat, tulosyksiköiden johtajat ja muut pääjohtajan määräämät jäsenet. Johtoryhmä käsittelee hallitukselle esiteltävät keskeiset asiat, Kelaa koskevat linjaukset ja muut asiat, jotka vaativat yksittäistä toimialaa laajempaa tarkastelua sekä toimii pääjohtajan ja johtajien tukena.

Tulosyksiköillä ja toiminnallisilla yksiköillä on kullakin oma johtoryhmänsä, jonka tehtävistä määrätään tarkemmin asianomaisessa työjärjestyksessä.

8 §
Yhteistyö asioiden valmistelussa

Kelan prosessimainen toimintatapa edellyttää saumatonta yhteistyötä yli yksikkörajojen. Asioiden valmistelussa tulosyksiköiden, toiminnallisten yksiköiden ja toimihenkilöiden tulee pitää yhteyttä neuvotteluin, tiedottamalla ja muilla sopivilla tavoilla.

Valmistelusta vastaavan tulosyksikön johtajan tai toiminnallisen yksikön johtajan tulee huolehtia, että yhteistoiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan asioiden valmistelussa.

9 §
Palveluverkko  

Hallitus päättää vakuutuspiireistä sekä toimistojen perustamisesta ja lakkauttamisesta.

Asiakkuuspalvelujen tulosyksikön johtaja päättää yhteispalveluista ja muista palvelutoiminnoista. 

10 §
Kelan tulosyksiköt ja toiminnalliset yksiköt

Kelassa on seuraavat tulosyksiköt:

  1. Asiakkuuspalvelujen tulosyksikkö   
  2. Etuuspalvelujen tulosyksikkö     
  3. ICT- ja kehittämispalvelujen tulosyksikkö          
  4. Yhteisten palvelujen tulosyksikkö     

Lisäksi Kelassa on kaksi toiminnallista yksikköä: Johdon tukiyksikkö ja Viestintäyksikkö. Ne toimivat pääjohtajan alaisina. Pääjohtaja vahvistaa niille toiminta- ja taloussuunnitelman.

11 §
Sisäinen tarkastus

Pääjohtajan alaisena toimii sisäinen tarkastus. Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen vahvistaa hallitus.

12 §
Asiakkuuspalvelujen tulosyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet 

Asiakkuuspalvelujen tulosyksikkö vastaa laadukkaasta ja vaivattomasta asiakaspalvelusta kaikissa palvelukanavissa sekä asiakkaiden neuvonnasta ja ohjauksesta asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.  

Asiakkuuspalvelujen tulosyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

  1. asiakkuuksien johtaminen ja kehittäminen
  2. palvelun johtaminen ja kehittäminen
  3. asiakaspalvelu eri palvelukanavissa ja asiointitavoissa  
  4. asiakas- ja kumppaniviestintä asiakkaille ja sidosryhmille.

13 §
Etuuspalvelujen tulosyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet  

Etuuspalvelujen tulosyksikkö vastaa laadukkaasta, vaivattomasta, yhdenmukaisesta ja tehokkaasta etuusratkaisutoiminnasta asiakkaiden tarpeiden mukaisesti sekä etuuslainsäädännön kehittämisehdotusten tekemisestä aktiivisesti ja asiakaslähtöisesti.

Etuuspalvelujen tulosyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

  1. etuusprosessien johtaminen ja kehittäminen
  2. etuuksien käsittely ja ratkaisutyö sekä niiden johtaminen ja kehittäminen
  3. etuustuotteiden sisällön määrittäminen ja kehittäminen
  4. etuuslainsäädännön kehittämisehdotusten tekeminen. 

14 §
ICT- ja kehittämispalvelujen tulosyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet

ICT- ja kehittämispalvelujen tulosyksikkö vastaa ICT-palvelujen tuottamisesta ja toimittamisesta vastuullisesti ja kustannustehokkaasti asiakkaiden, sidosryhmien ja henkilöstön käyttöön. Lisäksi se vastaa asiakas- ja etuusprosessien ja tietojärjestelmien sekä niihin liittyvien palvelujen kehittämisestä ja jatkuvasta parantamisesta asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti sekä projektitoiminnan hallinnasta.
 
ICT- ja kehittämispalvelujen tulosyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

  1.  ICT-palvelujen johtaminen ja kehittäminen
  2. tilaajayhteistyö
  3. ICT-palvelutuotanto
  4. ICT-hankinnat ja sopimukset
  5. asiakkuus- ja etuustietojärjestelmien sekä niihin liittyvien prosessien ja palvelujen kehittäminen ja jatkuva parantaminen
  6. projektitoiminnan hallinta
  7. tietohallintotoiminnot
  8. arkkitehtuurit ja toiminnan kehittämisen menetelmät ja välineet
  9. tiedonvaihdon ja tietovarantojen kehittäminen
  10. laadunvarmistus ja testaustoiminnot
  11. tietojärjestelmien tilaajavastuu

ICT- ja kehittämispalvelujen tulosyksikössä toimii Kanta-palvelujen yksikkö, jonka tehtävänä on valtakunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluiden kehittäminen ja ylläpito.

15 §
Yhteisten palvelujen tulosyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet

Yhteisten palvelujen tulosyksikkö vastaa toimintaa mahdollistavien yhteisten palvelujen tuottamisesta ja toimittamisesta taloudellisesti ja tehokkaasti asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.
 
Yhteisten palvelujen tulosyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

  1. yhteisten palvelujen johtaminen ja kehittäminen  
  2. hallinto- ja toimitilapalvelut
  3. hankinta- ja oikeudelliset palvelut  
  4. henkilöstöpalvelut  
  5. talouspalvelut
  6. tiedon tuottamisen palvelut.  

16 §
Johdon tukiyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet

Johdon tukiyksikkö vastaa johtamisen palveluista Kelan strategian toteuttamiseksi ja kokonaisonnistumisen varmistamiseksi sekä johdon tuesta palvelujen strategisessa johtamisessa.

Johdon tukiyksikön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:  

  1. Kelan johtaminen ja kehittäminen  
  2. talous ja henkilöstö
  3. tulosohjaus
  4. yhteiskunnallinen vaikuttaminen
  5. oikeudelliset asiat, toimielimet ja turvallisuus.     

17 §
Viestintäyksikön vastuut ja toiminnalliset kokonaisuudet

Viestintäyksikkö vastaa strategisesta viestinnästä, viestintästrategiasta ja johdon viestinnällisestä tuesta. Viestintäyksikkö vastaa Kelan eri kohderyhmien viestintäpalveluista ja niihin tarvittavien kanavien ja medioiden kehittämisestä. Viestintäpalvelut suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä tulosyksiköiden kanssa.

Viestintäyksiön toiminnalliset kokonaisuudet ovat:

  1. strategia- ja työyhteisöviestintä
  2. asiakas- ja kumppaniviestintä
  3. media- ja sidosryhmäviestintä
  4. Kanta-palveluiden viestintä
  5. kriisiviestintä
  6. markkinointi
  7. kielenhuolto

18 §
Tulosyksiköiden ja toiminnallisten yksiköiden organisaatio ja tehtävät

Tulosyksiköiden ja toiminnallisten yksiköiden organisaatiosta ja tehtävistä määrätään tarkemmin tulosyksikön ja toiminnallisen yksikön työjärjestyksessä.

19 §
Tulosyksikön johtajan tehtävät ja kelpoisuusehdot

Tulosyksikön johtajan tehtävänä on vastata tulosyksikön johtamisesta sekä sille kuuluvien asioiden suunnittelusta ja kehittämisestä. Sisäisen tarkastuksen päällikkö raportoi pääjohtajalle ja tulosyksiköiden johtajat raportoivat toimialasta vastaavalle johtajalle.
Lisäksi tulosyksikön omassa työjärjestyksessä voi olla määräyksiä raportoinnista.

Tulosyksikön johtajan tulee olla tehtävään soveltuvan ylemmän korkeakoulututkinnon suorittanut sekä perehtynyt tulosyksikön toimialaan kuuluviin asioihin ja johtamistehtäviin.

Sisäisen tarkastuksen päällikköön sovelletaan tulosyksikön johtajaa koskevia määräyksiä.

20 §
Toiminnallisen yksikön johtajan ja yksikön päällikön tehtävät ja kelpoisuusehdot

Toiminnallisen yksikön johtajan ja yksikön päällikön tehtävänä on vastata yksikön johtamisesta sekä sille kuuluvien asioiden suunnittelusta ja kehittämisestä. Yksikön päällikkö raportoi tulosyksikön johtajalle. Toiminnallisen yksikön johtaja raportoi pääjohtajalle. Lisäksi toiminnallisen yksikön omassa
työjärjestyksessä voi olla määräyksiä raportoinnista.

Toiminnallisen yksikön johtajan ja yksikön päällikön tulee olla tehtävään soveltuvan ylemmän korkeakoulututkinnon suorittanut sekä perehtynyt yksikön toimialaan kuuluviin asioihin ja johtamistehtäviin.

Vakuutuspiirin johtajaan sovelletaan yksikön päällikköä koskevia määräyksiä.

21 §
Muiden toimihenkilöiden kelpoisuusehdot

Muiden kuin 19 - 20 §:ssä mainittujen toimihenkilöiden kelpoisuusehdoista määrätään erikseen.

22 §
Tehtäväjaon määräytyminen eräissä tapauksissa

Kahden tai useamman tulosyksikön tai toiminnallisen yksikön tehtäväalueeseen kuuluva asia käsitellään siinä yksikössä, jonka tehtäväalueeseen se pääasiallisesti kuuluu.

Tulosyksiköt ja toiminnalliset yksiköt voivat sopia yksittäisen asian tai asiaryhmän tehtäväjaosta tästä työjärjestyksestä poiketen, jos se on asian käsittelyn kannalta tarkoituksenmukaista.

Jos tulosyksikössä tai toiminnallisessa yksikössä käsiteltävä asia koskee myös toisen yksikön toimintaa, asiaa valmisteltaessa on neuvoteltava kysymyksessä olevan yksikön kanssa.

23 §
Asioiden esittely

Kelan hallinnolliset päätökset tehdään esittelystä siten kuin hallituksen päätöksessä toimivallasta hallinnollisissa asioissa tarkemmin määrätään. Esittelijänä toimii pääjohtajan, johtajan, tulosyksikön johtajan tai toiminnallisen yksikön johtajan määräämä toimihenkilö.

24 §
Pääjohtajan informointi

Pääjohtaja on pidettävä tietoisena Kelan toimintaan liittyvistä keskeisistä asioista.

25 §
Voimaantulo  

Tämä työjärjestys tulee voimaan 1 päivänä syyskuuta 2018. Tällä työjärjestyksellä kumotaan 4. päivänä helmikuuta 2016 vahvistettu työjärjestys.

Ennen tämän työjärjestyksen voimaantuloa voidaan ryhtyä täytäntöönpanon edellyttämiin tarvittaviin toimenpiteisiin.