Asiakirjojen siirtäminen sopimuksella Kelan arkistointipalveluun

Palveluntuottaja tai hänen edustajansa ja Kela laativat aina kirjallisen sopimuksen asiakirjojen arkistoinnista Kelassa ennen kuin asiakirjat siirretään arkistointipalveluun.

Kaikki sopimusjärjestelyt tehdään sähköpostiosoitteen toimintansa.lopettaneet@kela.fi kautta. Kelan palvelupisteet eivät tee arkistointisopimuksia tai sovi asiakirjojen vastaanottamisesta. Asiakirjojen kuljetusjärjestelyistä ja vastaanottoajasta sovitaan, kun Kela ja asiakirjojen siirtäjä ovat allekirjoittaneet arkistointisopimuksen.

Jos haluat siirtää paperisia asiakirjoja Kelan arkistointipalveluun, tarkista ensin edellytykset arkistointipalvelun käytölle osiosta Kenelle arkistointipalvelu on tarkoitettu? Tutustukaa myös kuvaukseen aineistoja vastaanottavat toimipisteet (pdf). Jos edellytykset täyttyvät, toimita arkistointisopimuksen laatimista varten seuraavat tiedot sähköpostiosoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.

Aineistojen siirto

Toimintansa lopettanutta palveluntuottajaa ja asiakirjojen siirtäjää koskevat tiedot:

  • Toimintansa lopettaneen palveluntuottajan nimi
  • Toimintansa lopettaneen palveluntuottajan y-tunnus
  • Toimintansa lopettaneen palveluntuottajan henkilötunnus
  • Toimintansa lopettaneen palveluntuottajan ammattioikeus ja mahdollinen erikoisala
  • Asiakirjojen siirrosta vastaavan yhteyshenkilön nimi, osoite ja puhelinnumero

Siirrettävän aineiston tiedot:

  • Tieto siitä, mistä asiakirjoista siirrettävä aineisto koostuu, esim.  potilasasiakirjoista, sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista, asiakaskortistosta, alkuperäisistä röntgenkuvista tai jostain muusta, mistä?
  • Siirrettävän aineiston syntymisajankohta (aikaväli)
  • Siirrettävän aineiston määrä koteloina/laatikoina ja arvio hyllymetreistä
  • Tieto siitä, onko aineistossa vaurioita
  • Tieto siitä, onko aineistosta hävitetty asiakirjoja
  • Tieto siitä, onko aineistossa muiden palveluntuottajien asiakirjoja. Jos on, lisätkää viestiin muiden palveluntuottajien nimet, henkilötunnukset ja y-tunnukset
  • Tieto siitä, onko palveluntuottajan toiminnassa syntynyt digitaalisia aineistoja ja jos on syntynyt, niin miltä ajanjaksolta aineistot ovat ja miten niiden arkistointi on hoidettu.
  • Tieto siitä, onko palveluntuottajan toiminnassa syntynyt palvelusetelitoiminnan aineistoja tai kunnallisten toimijoiden tilaamia aineistoja ja jos on syntynyt, niin miltä ajanjaksolta aineistot ovat ja miten niiden arkistointi on hoidettu.

Siirtotapaa koskevat tiedot:

Tieto siitä, millä tavalla palveluntuottaja tai hänen edustajansa toivoo aineistojen siirron tapahtuvan. Aineistot voi toimittaa kuvauksen aineistoja vastaanottavat toimipisteet (pdf) mukaiseen toimipisteeseen tai toimittaa Kelan päätoimitaloon kuljetusliikkeen kanssa. Palveluntuottaja tai hänen edustajansa vastaa siirron kustannuksista ja turvallisuudesta.

Kelassa aloitetaan arkistointisopimuksen laatiminen, kun palveluntuottaja tai hänen edustajansa on toimittanut yllä kuvatut tiedot. Yhteydenotot käsitellään saapumisjärjestyksessä. Palveluntuottajaan tai hänen edustajaansa ollaan yhteydessä, kun arkistointisopimus on valmis allekirjoitettavaksi. Asiakirjojen kuljetusjärjestelyistä ja vastaanottoajasta sovitaan, kun Kela ja asiakirjojen siirtäjä ovat allekirjoittaneet arkistointisopimuksen.

Vastuu asiakirjoista siirtyy Kelalle, kun asiakirjat on kuitattu Kelassa vastaanotetuksi. Kelan toimipisteisiin ei voi tuoda aineistoja ilman, että sopimus on allekirjoitettu ja siirtämisestä on sovittu etukäteen. Siirtämisestä huolehtivat henkilöt ovat käytettävissä toimipisteissä vain ennakkoon sovittuna aikana.

Arkistointisopimuksen laatimisen jälkeen palveluntuottajan täytyy järjestää asiakirjansa tulevaa siirtoa ja arkistointia varten. Asiakirjojen tulee olla potilas-/asiakaskohtaisesti ja sukunimen tai syntymäajan mukaisessa järjestyksessä. Katso tarkemmat ohjeet Potilas- ja asiakasasiakirjojen järjestäminen ja pakkaaminen kuljetusta ja arkistointia varten (pdf).