Kelan etäpalveluissa on havaittu häiriö Lisätietoja
Asioi verkossa
Asiakaspalvelu
Asiakirjojen siirtäminen sopimuksella Kelan arkistointipalveluun
Palveluntuottaja tai hänen edustajansa ja Kela laativat aina kirjallisen sopimuksen asiakirjojen arkistoinnista Kelassa ennen kuin asiakirjat siirretään arkistointipalveluun.
Kaikki sopimusjärjestelyt tehdään sähköpostiosoitteen toimintansa.lopettaneet@kela.fi kautta. Kelan palvelupisteet eivät tee arkistointisopimuksia tai sovi asiakirjojen vastaanottamisesta. Asiakirjojen kuljetusjärjestelyistä ja vastaanottoajasta sovitaan, kun Kela ja asiakirjojen siirtäjä ovat allekirjoittaneet arkistointisopimuksen.
Jos haluat siirtää paperisia asiakirjoja Kelan arkistointipalveluun, tarkista ensin edellytykset arkistointipalvelun käytölle osiosta Kenelle arkistointipalvelu on tarkoitettu? Tutustukaa myös kuvaukseen aineistoja vastaanottavat toimipisteet (pdf). Jos edellytykset täyttyvät, toimita arkistointisopimuksen laatimista varten seuraavat tiedot sähköpostiosoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.
Kelassa aloitetaan arkistointisopimuksen laatiminen, kun palveluntuottaja tai hänen edustajansa on toimittanut yllä kuvatut tiedot. Yhteydenotot käsitellään saapumisjärjestyksessä. Palveluntuottajaan tai hänen edustajaansa ollaan yhteydessä, kun arkistointisopimus on valmis allekirjoitettavaksi. Asiakirjojen kuljetusjärjestelyistä ja vastaanottoajasta sovitaan, kun Kela ja asiakirjojen siirtäjä ovat allekirjoittaneet arkistointisopimuksen.
Vastuu asiakirjoista siirtyy Kelalle, kun asiakirjat on kuitattu Kelassa vastaanotetuksi. Kelan toimipisteisiin ei voi tuoda aineistoja ilman, että sopimus on allekirjoitettu ja siirtämisestä on sovittu etukäteen. Siirtämisestä huolehtivat henkilöt ovat käytettävissä toimipisteissä vain ennakkoon sovittuna aikana.
Arkistointisopimuksen laatimisen jälkeen palveluntuottajan täytyy järjestää asiakirjansa tulevaa siirtoa ja arkistointia varten. Asiakirjojen tulee olla potilas-/asiakaskohtaisesti ja sukunimen tai syntymäajan mukaisessa järjestyksessä. Katso tarkemmat ohjeet Potilas- ja asiakasasiakirjojen järjestäminen ja pakkaaminen kuljetusta ja arkistointia varten (pdf).