Beskrivning av handlingsoffentligheten

FPA:s skyldighet att upprätthålla en beskrivning av handlingsoffentligheten grundar sig på lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). FPA är en sådan informationshanteringsenhet som avses i lagen.

Vad är en beskrivning av handlingsoffentligheten?

Syftet med beskrivningen av handlingsoffentligheten är att

  • tillämpa offentlighetsprincipen
  • ge en allmän beskrivning av hur ärenderegistret och informationshanteringen förvaltas vid FPA.

I beskrivningen av handlingsoffentligheten redogörs för

  • vilken information som ingår i de handlingar som FPA förvaltar
  • hurdana informationshelheter handlingarna bildar
  • med hjälp av vilka informationssystem handlingarna och informationshelheterna hanteras
  • vilka rättigheter du har i anslutning till handlingarna
  • hur du kan begära att få uppgifter från FPA
  • var du vid behov får ytterligare information eller vem du kan kontakta.

Vad är en handling? Vad är en myndighetshandling?

Begreppet handling definieras i arkivlagen och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. En handling är oberoende av form och medium. Det här innebär att en handling kan vara

  • en framställning i skrift
  • en framställning i bild
  • en elektronisk framställning
  • en inspelning som kan avlyssnas eller tolkas med tekniska hjälpmedel.

En handling kan i praktiken vara vad som helst från en traditionell handling i pappersform till en elektronisk framställning.

Vilken handling som helst är emellertid inte en myndighetshandling. Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet är myndighetshandlingar sådana handlingar som innehas av en myndighet. Vid FPA innebär det här att myndighetshandlingar är handlingar som innehas av FPA av någon av följande orsaker:

Handlingen har

  • upprättats av en anställd vid FPA
  • lämnats in till FPA för behandling av ett ärende
  • lämnats in till FPA i samband med ett ärende som hör till FPA verksamhetsområde eller uppgifter
  • upprättats på uppdrag av FPA.

Vilka handlingar hos FPA är myndighetshandlingar?

Typiska myndighetshandlingar hos FPA är handlingar av följande slag som upprättats av anställda vid FPA:

  • beslut
  • utlåtanden
  • promemorior
  • presentationer
  • utredningar
  • statistik.

Handlingar som inlämnats till FPA i anslutning till handläggningen av ett visst ärende är bl.a. ansökningar och anmälningar.

Vilka handlingar hos FPA är inte myndighetshandlingar?

Följande handlingar hos FPA är inte myndighetshandlingar:

  • brev eller andra handlingar som har skickats till en anställd vid FPA eller till en förtroendevald på grund av personens uppgifter eller ställning
  • anteckningar eller utkast som en anställd vid FPA har upprättat som ett led i sitt eget arbete
  • handlingar som har upprättats eller inhämtats för internt arbete vid FPA (t.ex. anteckningar från utbildningar eller fritt formulerade meddelanden).

Uppgifterna i Kanta-systemet är inte FPA:s handlingar, eftersom ansvaret för det här informationsinnehållet vilar på de olika aktörerna inom hälso- och sjukvården.

FPA:s kundregister

Ett kundregister är ett register över inledda ärenden, handläggningsskedena och de handlingar som hänför sig till ärendena. FPA för ärenderegister exempelvis över administrativa ärenden och förmånsärenden.

Ärenderegister över administrativa ärenden

Administrativa ärenden vid FPA registreras i systemet för administrativa ärenden (diariet). Administrativa handlingar registreras i arkiveringssystemet för administrativa handlingar (DARK). Följande administrativa ärenden registreras

  • ärenden som kräver åtgärder som är kopplade till FPA:s verksamhet
  • officiella ärenden
  • ärenden med rättsverkningar.

Exempel på typer av ärenden som registreras i ärenderegistret för administrativa ärenden är

  • utlåtande som begärs av FPA
  • klagomål och begäran om utredning som inkommer till FPA
  • förvaltningsklagan
  • skadeståndesyrkande
  • utnämning till arbetsgrupp
  • upphandlingsärende
  • begäran om logguppgifter
  • begäran om kontroll av registeruppgifter.

FPA kan registrera administrativa handlingar också i andra specialregister, såsom personal- och ekonomiförvaltningssystem.

Ärenderegister över förmånsärenden

FPA:s ärenderegister över förmånsärenden består av uppgifter från flera datalager, och de här uppgifterna ingår på olika ställen i arbetsstyrningssystemet Oiwa, i datasystemen för de olika förmånerna och i systemen för hantering av handlingar.

FPA:s datalager

Med datalager avses omfattande informationshelheter som är intimt sammanlänkade på ett fysiskt eller logiskt sätt. Vid FPA finns tiotals olika datalager. Typiska datalager vid FPA är till exempel

  • uppgifter om handläggningen av förmåner
  • kunduppgifter
  • uppgifter om utbetalning
  • personal- och organisationsuppgifter
  • uppgifter med anknytning till kundservicearbetet
  • övervakningsuppgifter och uppgifter om behörigheter
  • ekonomiförvaltningsuppgifter
  • uppgifter med anknytning till ärendehanteringen och den allmänna förvaltningen
  • statistik- och rapporteringsuppgifter samt informationsmaterial.

Uppgifterna i datalagren behandlas vid FPA i flera olika datasystem. Utifrån datalagren kan man vid behov sammanställa informationsmaterial till exempel i anslutning till en viss kunds ärende. Ett sådant informationsmaterial består av följande uppgifter som hänför sig till ärendet:

  • uppgifter om ansökan
  • uppgifter om  handläggningen
  • uppgifter om avgörandet
  • uppgifter om utbetalningen
  • uppgifter om beslutet
  • anknytande handlingar.

FPA:s datasystem och sökvillkor

FPA:s informationssystemhelhet är decentraliserad. Informationssystemen står i interaktion med många andra system och stödsystem.

Typiska informationssystem vid FPA är exempelvis

  • förmåns- och kundrelationssystemen
  • stödsystemen
  • systemen för informationsutbyte
  • systemen för hantering av grunddata
  • system för vidareförädling av information
  • systemen inom Kanta-tjänsterna.

Uppgifter hämtas ur kundregistren och informationssystemen till exempel med följande sökvillkor:

  • diarienummer
  • personnamn
  • personbeteckning
  • kundbeteckning
  • personalnummer.

Handlingarnas tillgänglighet

FPA erbjuder via ett tekniskt gränssnitt exempelvis statistikrapporter för fri användning.

Ytterligare information om  tillgängliga forsknings- och statistikuppgifter finns på adressen www.fpa.fi/informationstjanster.

Rätt att få uppgifter ur myndigheters handlingar

Enligt offentlighetsprincipen är myndighetshandlingar offentliga, om inte något annat föreskrivs särskilt i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet eller i någon annan lag. Var och en kan begära uppgifter ur en myndighets offentliga handlingar, men rätten att få uppgifter gäller inte vilka uppgifter som helst. Begäran behöver inte motiveras. Sekretessen ska alltid grunda sig på lag.

FPA:s administrativa handlingar är i regel offentliga, om inte annat särskilt stadgas i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet eller i andra  lagar.

Du har rätt att få uppgifter ur FPA:s handlingar om

  • begäran om uppgifter gäller FPA:s handling
  • handlingen i fråga är offentlig.

Sekretessbelagda handlingar hos FPA är exempelvis förmånshandlingar, eftersom de innehåller känsliga personuppgifter. Sekretessen gällande förmånshandlingar regleras närmare i de olika förmånslagarna. Också läkarintyg som lämnats in till FPA är sekretessbelagda. Bestämmelser om detta finns till exempel i

  • lagen om patientens ställning och rättigheter
  • lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården.

Du kan ha rätt att få uppgifter också ur FPA:s sekretessbelagda handlingar.

Om den handling som begäran gäller är sekretessbelagd säkerställs din rätt att få uppgifter från fall till fall. Du har rätt att få del av uppgifter i en sekretessbelagd handling om uppgiften i fråga gäller ditt eget ärende eller du annars är part i ärendet. Det kan finnas undantag i lagstiftningen som ändå förhindrar att uppgifter i en sådan sekretessbelagd handling lämnas ut, t.ex. om det är fråga om ett barns intresse.

Så här begär du uppgifter ur en handling hos FPA

En begäran om att få uppgifter av FPA är en specificerad begäran att få offentlig eller sekretessbelagd information. Uppgifter kan begäras av exempelvis

  • privatpersoner
  • myndigheter
  • journalister
  • andra organisationer.

Du kan begära uppgifter som gäller en handling hos FPA på något av följande sätt:

I förmånsärenden

I administrativa eller andra ärenden

Om du vill göra begäran per e-post och den handling du begär innehåller personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter ska du använda skyddad e-post. Läs anvisningen om skyddad e-post (pdf).

Närmare information och anvisningar om andra situationer som gäller begäran om uppgifter samt mer detaljerad kontaktinformation finns i slutet av den här beskrivningen.

Hur behandlas din begäran om uppgifter hos FPA?

Begäran om uppgifter behandlas hos FPA ärendevis hos den ansvariga enheten eller i samarbete mellan olika enheter.

FPA måste besvara din begäran om uppgifter utan dröjsmål, senast inom 2 veckor från begäran. Om ärendet kräver en större arbetsinsats än sedvanligt kan svarstiden vara högst en månad. Tidsfristerna är samma gällande offentliga och sekretessbelagda handlingar.

Uppgiften ur handlingen lämnas av den enhet vid FPA som ansvarar för uppgiftsinnehållet eller till vars uppgifter ärendet hör. Om du inte är säker på vilken enhet du ska rikta din begäran till får du instruktioner hos FPA.

Om de uppgifter du begär inte kan lämnas ut har du rätt att få ett skriftligt beslut om detta. Med hjälp av beslutet kan du anföra besvär över saken.

Vem kan du kontakta?

Var får du veta mera?

Närmare information om dataskydd och behandlingen av personuppgifter finns på vår webbplats på adressen www.fpa.fi/dataskydd.

Närmare information och anvisningar om tillgången till forsknings- och statistikuppgifter finns på våra webbsidor på adressen www.fpa.fi/informationstjanster.

Närmare information om Kanta-tjänsterna finns på adressen www.kanta.fi/vad-ar-kanta-tjansterna.

Närmare information om behandlingen av uppgifter i Kanta-tjänsterna finns på adressen www.kanta.fi/uppgifter-i-kanta.

Närmare information om dataskyddet och informationssäkerheten gällande Kanta-tjänsterna finns på adressen www.kanta.fi/dataskydd-och-informationssakerhet.