Potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu yksityisille palveluntuottajille
Kelan potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelussa säilytetään yksityisten, toimintansa lopettaneiden sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien potilas- ja asiakasasiakirjoja. Julkisten palveluntuottajien potilas- ja asiakasasiakirjoja ei säilytetä Kelan arkistointipalvelussa.
Kun yksityinen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottaja lopettaa toimintansa, sen täytyy toimittaa rekisterinpitoonsa kuuluneet potilas- ja asiakasasiakirjat Kelaan säilytettäväksi ja arkistoitavaksi. Asiakirjojen siirtämisestä Kelaan tuli lakisääteistä 1.1.2024.
Kelassa säilytetään vain yksityisten palveluntuottajien potilas- ja asiakasasiakirjoja. Julkiset palveluntuottajat vastaavat aineistojensa säilyttämisestä itse, ja aineistoja voi tiedustella niiltä.
Asiakirjojen säilyttäminen ja arkistointi Kelassa on maksutonta. Palveluntuottaja vastaa kuitenkin mahdollisista kustannuksista, jotka aiheutuvat asiakirjojen siirrosta sekä niiden järjestämisestä ja tallentamisesta Kelan edellyttämään muotoon.
Kenelle potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu on tarkoitettu?
Potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu on tarkoitettu yksityisille sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajille, jotka ovat lopettaneet tai lopettavat toimintansa. Kela vastaanottaa myös työterveyshuollon potilas- ja asiakasasiakirjoja, jos työnantaja on järjestänyt itse työterveyshuollon palvelut ja lopettanut niiden tuottamisen tai vaihtanut työterveyshuollon palveluntuottajaa.
Palveluntuottajan pitää olla vastuussa asiakirjojen säilytyksestä ja arkistoinnista, jotta se voi siirtää ne Kelaan.
Lisäksi potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelun käytön edellytyksenä on, että arkistointivelvollisuus ei kuulu
- kunnalle tai kuntayhtymälle, esimerkiksi sopimuksen tai palvelusetelitoiminnan perusteella
- yritykselle, esimerkiksi työsopimuksen tai yrityskaupan yhteydessä tehdyn sopimuksen perusteella.
Kela ottaa vastaan tietopyynnöt
Hyvinvointialueet, Helsingin kaupunki ja Kela ovat olleet yksityisten, toimintansa lopettaneiden palveluntuottajien aineistojen yhteisrekisterinpitäjiä 1.1.2024 lähtien. Kela toimii yhteyspisteenä, jonne asiakas voi tehdä asiakirjoja koskevan tietopyynnön.
Kela välittää tietopyynnön hyvinvointialueelle tai Helsingin kaupungille, joka huolehtii tietojen luovutuksesta asiakkaalle. Kelan tehtävänä on myös varmistaa asiakirjojen turvallinen säilytys ja hävittäminen, kun säilytysaika päättyy.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki vastaavat muun muassa oikaisupyyntöjen käsittelystä ja tietojen korjaamisesta.
Mitkä asiakirjat täytyy toimittaa Kelaan?
Kelan potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalveluun täytyy toimittaa sekä sähköiset että paperiset potilas- ja asiakasasiakirjat. Potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu ottaa vastaan aineistoa, jota ei ole jo toimitettu säilytettäväksi hyvinvointialueelle tai Helsingin kaupungille tai jota ei ole viety Kanta-palvelujen Potilastiedon arkistoon. Lue lisää Potilastiedon arkistosta (kanta.fi).
Kelan potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalveluun ei pidä toimittaa asiakirjoja, joiden arkistointivelvollisuus kuuluu esimerkiksi sopimuksen perusteella kunnalle, kuntayhtymälle tai yritykselle.
Mitä toiminnan lopettaminen tarkoittaa?
Palveluntuottajan toiminnan lopettaminen tarkoittaa sitä, että luvan tai ilmoituksen varainen palvelujen tuottaminen päättyy kokonaan. Palvelujen tuottaminen voi päättyä esimerkiksi yritystoiminnan lopettamisen, alan vaihtamisen tai eläköitymisen takia. Toimintaa ei siis katsota päättyneeksi, jos yksi tai useita yrityksen toimi- tai palvelupisteitä suljetaan.
Palveluntuottajan toiminnan lopettamisesta täytyy ilmoittaa aluehallintovirastoon. Jos palveluntuottaja toimii kahden tai useamman aluehallintoviraston alueella, sen täytyy ilmoittaa toiminnan lopettamisesta Valviraan.