Raportit ja laskutus

Tulkkien pitää raportoida tehdyt tulkkaukset, opiskelutulkkaukset ja peruuntuneista tilauksista mahdollisesti syntyneet kustannukset välitysjärjestelmään heti tulkkauksen jälkeen. Palveluntuottaja laskuttaa Kelaa kalenterikuukausittain välitysjärjestelmästä saatavan palveluntuottajan kuukausiraportin perusteella.

Jos raportoinnissa on ongelmia, ota yhteyttä osoitteeseen vatu.tukipalvelut@kela.fi.

Palveluntuottajan kuukausiraportti

Palveluntuottajan pitää tulostaa laskun liitteeksi palveluntuottajan kuukausiraportti. Kuukausiraportilla näkyvät kaikki edeltävän kuukauden tilaukset. Raportin voi tulostaa välitysjärjestelmästä.

Kela lukitsee edeltävän kuukauden tilaukset joka kuukauden 6. päivä. Lukituspäivän jälkeen tilausten raportointeja ei voi muokata. Palveluntuottaja voi tulostaa välitysjärjestelmästä kuukausiraportin aikaisintaan kuukauden 7. päivänä.

Palveluntuottajan pitää huolehtia, että sen tulkit raportoivat edellisen kuukauden tulkkaustilauksensa hyvissä ajoin ennen lukitusta. Palveluntuottajan vastuulla on myös tarkastaa raportointien oikeellisuus ennen niiden lukitsemista.

Palveluntuottaja voi lukita tarkastamansa tilaukset jo ennen Kelan lukituspäivää, jolloin tulkki ei enää pysty muokkaamaan tilausten raportointeja. Palveluntuottaja ei pysty avaamaan lukittuja tilauksia.

Opiskelutulkkausten dokumentointi ja opiskelutulkkausraportti

Opiskelutulkkauksessa palvelun järjestäminen perustuu oppilaitoksen laatimaan opiskelijan lukujärjestykseen, opintosuunnitelmaan, harjoittelupaikan laatimaan työharjoitteluaikatauluun tai muuhun vastaavaan dokumenttiin.

Jos palvelun järjestäminen perustuu esimerkiksi lukujärjestykseen, palveluntuottajan pitää liittää lukujärjestys asiakkaan kuukauden ensimmäisen opiskelutilauskirjaukseen.

Opiskelutulkkaustyö ei näy palveluntuottajan kuukausiraportissa. Palveluntuottajan pitää tallentaa opiskelutulkkausraportti välitysjärjestelmään. Opiskelutulkkausraporttia ei liitetä laskun liitteeksi. Opiskelutulkkaustyö ja muu tulkkaustyö laskutetaan erillisillä laskuilla.

Yli 50 euron kulujen hyväksyntä

Jos palveluntuottaja maksaa tulkkaustilanteessa yli 50 euron kuluja esimerkiksi pääsymaksuista, tuottajan pitää esittää kulut etukäteen Vammaisten tulkkauspalvelukeskukselle. Jos keskus hyväksyy kustannukset, palveluntuottaja voi laskuttaa kustannukset jälkikäteen Kelasta.

Palveluntuottaja esittää kulut lomakkeella Matkasuunnitelma/Kulujen hyväksyntä (Excel-tiedosto).

Laskun liitteenä pitää olla

Tositteesta täytyy ilmetä, mitä kulu pitää sisällään. Palveluntuottajan pitää huolehtia, että tositteet ovat kirjanpidollisesti päteviä.

Kotimaan majoituskustannukset ja majoituslupa

Työtehtävien hoitaminen voi edellyttää tulkin majoittumista.

Majoituskustannusten korvaaminen edellyttää, että Kela on arvioinut yöpymistarpeen ja antanut etukäteen luvan tulkin majoittumiseen (ns. majoituslupa). Lupaa ei tarvitse pyytää erikseen, jos tulkin täytyy lähteä tulkkauspaikalle ennen klo 5.00. Silloin Vammaisten tulkkauspalvelukeskus kirjaa tiedon yöpymistarpeesta tilauksen lisätietoihin.

Majoitusluvan myöntäminen perustuu aina asiakkaan tarpeeseen. Majoituslupaa ei myönnetä tulkista johtuvista syistä.

Kela korvaa palveluntuottajalle tulkin työtehtävien hoitamisesta kotimaassa aiheutuneista majoituskustannuksista enintään 150 e/vrk pääkaupunkiseudulla ja 110 e/vrk muualla Suomessa.

Palveluntuottaja selvittää majoitustarpeen lomakkeella Matkasuunnitelma/Kulujen hyväksyntä (Excel-tiedosto). Lomake lähetetään sähköpostilla osoitteeseen vatu.laskutus@kela.fi. Sähköposti otsikoidaan ”Kotimaan majoituslupa, tilausnumero”. 

Kun Vammaisten tulkkauspalvelukeskus on käsitellyt matkasuunnitelmalomakkeen, se lähettää tiedon ratkaisusta palveluntuottajalle sähköpostitse.

Laskun liitteenä pitää olla

Tositteesta täytyy ilmetä, mitä kulu pitää sisällään. Palveluntuottajan pitää huolehtia, että tositteet ovat kirjanpidollisesti päteviä.

Laskun kirjoittaminen

Tulkkaustyö ja opiskelutulkkaustyö laskutetaan erillisillä laskuilla. Eri hankinta-alueilla tehty työ laskutetaan erillisillä laskuilla.

Laskutuksessa käytetään lomaketta Vammaisten tulkkauspalvelun laskulomake TU 55 (pdf) tai palveluntuottajan omaa lomaketta.

Laskulla tai laskun liitteissä ei saa näkyä asiakkaan henkilötietoja.

Palveluntuottajan kuukauden lasku, kuukausiraportti ja muut tarvittavat liitteet toimitetaan Kelaan enintään kerran kuukaudessa.

Ne pitää toimittaa viimeistään yhden kuukauden kuluttua tulkkausten tuottamiskuukauden päättymisestä. Laskun pitää olla Kelassa viimeistään tulkkauksen tuottamiskuukautta seuraavan kuukauden viimeinen päivä.

Laskun maksuehto on 21 päivää laskun päiväyksestä. Laskun päiväys voi olla aikaisintaan raportin tulostuspäivä.

Jos palveluntuottaja ei ole saanut kaikkia tilaukseen liittyviä kulutositteita laskutusjakson päättymiseen mennessä, voi myöhemmin saapuneen kulutositteen osuuden laskuttaa jälkikäteen kuukausittaisen laskutuksen yhteydessä.

Laskun lähettäminen

Paperilaskujen osoite on
Kela
PL 830
00038 CGI
Laskun viite: ET VATU STY        

Verkkolaskujen osoite on
0037024624603000, Telia OYJ CGI
Välittäjätunnus (operaattoritunnus): 003703575029
Laskun viite: ET VATU STY

Laskuja ei voi lähettää sähköpostilla.

Kela voi pyytää lisäselvityksiä ja kuittikopioita laskuntarkastuksen yhteydessä. Jos laskussa ei ole virheitä, lasku maksetaan eräpäivänä palveluntuottajalle.

Laskun tarkastus Vammaisten tulkkauspalvelukeskuksessa

Jos laskussa tai raportoinnissa havaitaan virheitä tai puutteita, Vammaisten tulkkauspalvelukeskus on sähköpostitse yhteydessä palveluntuottajan laskutuksen yhteyshenkilöön.

Palveluntuottaja tarkastaa virheellisen laskun sisällön ja tekee uuden laskun uudella laskunumerolla ja laskupäivällä. Virheellisen laskun tilalle pitää aina lähettää hyvityslasku.

Palveluntuottaja voi kysyä laskutuksesta sähköpostitse osoitteesta vatu.laskutus@kela.fi

Raportointeihin ja lisiin liittyvät korjauspyynnöt voi lähettää osoitteeseen vatu.tukipalvelut@kela.fi.

Lue lisää