Jos yksityinen palveluntuottaja lopettaa toimintansa, potilas- ja asiakasasiakirjat täytyy toimittaa Kelaan
Jos sosiaali- tai terveydenhuollon palveluntuottaja lopettaa toimintansa, sen täytyy toimittaa rekisterinpitoonsa kuuluneet sähköiset ja paperiset potilas- ja asiakasasiakirjat Kelaan. Arkistointi muuttuu lakisääteiseksi, kun uusi asiakastietolaki tulee voimaan 1.1.2024.
Vuoden 2024 alusta alkaen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan täytyy toimittaa aineistonsa Kelaan arkistoitavaksi, jos sen toiminta on loppunut tai loppumassa. Palveluntuottajat ovat voineet toimittaa paperisia aineistoja Kelan arkistointipalveluun vapaaehtoisesti vuodesta 2019. Arkistointi muuttuu lakisääteiseksi uuden asiakastietolain myötä.
Kelan arkistointipalvelu on tarkoitettu yksityisille sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajille, joiden toiminta on kokonaan loppunut. Uusi laki koskee myös palveluntuottajia, joiden toiminta on loppunut ennen lain voimaantuloa.
Mitä asiakirjoja arkistointivelvoite koskee?
Kelan arkistointipalveluun täytyy toimittaa palveluntuottajan rekisterinpitoon kuuluneet potilas- ja asiakasasiakirjat. Kelaan täytyy lähettää myös työterveyshuollon potilas- ja asiakasasiakirjoja, jos työnantaja on järjestänyt työterveyshuollon palvelut omalle henkilöstölleen ja lopettanut palvelun tuottamisen itse.
Aineistoja ei kuitenkaan toimiteta Kelaan, jos
- palveluntuottaja on toimittanut ne hyvinvointialueelle tai Helsingin kaupungille
- palveluntuottaja on toimintansa aikana tallentanut ne Kanta-palvelujen Potilastiedon arkistoon
- arkistointivelvollisuus kuuluu sopimuksen perusteella kunnalle, kuntayhtymälle tai toiselle yritykselle.
Kela toimii jatkossa yhteyspisteenä tietopyynnöille
Hyvinvointialueet, Helsingin kaupunki ja Kela ovat 1.1.2024 alkaen yhteisrekisterinpitäjiä toimintansa lopettaneiden palveluntuottajien aineistoille. Kela toimii yhteyspisteenä, jonne asiakas voi tehdä asiakirjoja koskevan tietopyynnön. Kela välittää tietopyynnöt hyvinvointialueelle tai Helsingin kaupungille, joka huolehtii tietojen luovutuksesta asiakkaalle. Kelan tehtävänä on myös varmistaa tietojen turvallinen säilytys ja säilytysajan päätyttyä niiden turvallinen hävittäminen.
Sopimus ja aineistojen toimittaminen Kelaan
Palveluntuottaja ja Kela laativat aina kirjallisen sopimuksen aineistojen siirrosta ennen kuin asiakirjat voi toimittaa Kelan arkistointipalveluun. Kela tarvitsee sopimusta varten tiedot palveluntuottajasta, asiakirjojen siirtäjästä ja siirrettävästä aineistosta.
Kelan arkistointipalveluun voi lähettää sähköisessä ja paperimuodossa olevat asiakirjat ja tiedot. Palveluntuottajan täytyy kuitenkin järjestää aineisto Kelan ohjeen mukaan. Digitaalisessa muodossa olevat aineistot täytyy toimittaa Kelaan ulkoisella tallennusvälineellä.
Ota tarvittaessa yhteyttä
Jos sinulla on kysyttävää Kelan arkistointipalvelusta, ota yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.