Etuustietoja käytetään lakisääteisen sosiaalivakuutuksen toteuttamiseen eri etuuksien asiakaspalvelussa ja etuushakemusten käsittelyssä.
Etuusrekisterin tietosuojaseloste
Tietoja käytetään myös korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksujen keräämiseen ja perintään sekä opiskeluterveydenhuollon järjestämiseen liittyvien Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamisessa ja näihin liittyvässä asiakaspalvelussa.
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11, www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Etuusrekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Etuustietoja käytetään lakisääteisen sosiaalivakuutuksen toteuttamiseen eri etuuksien asiakaspalvelussa ja etuushakemusten käsittelyssä. Lisäksi tietoja käytetään korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollon järjestämisessä sekä korkeakouluopiskelijoiden terveydenhoitomaksun keräämisessä ja perimisessä.
Tietoja käytetään myös Kelan tilastollisten suunnittelu- ja tutkimustehtävien hoitamiseen sekä tiedonvaihtoon liittyvien tehtävien hoitamiseen.
Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Säädösluettelo on liitteessä 2.
5 Rekisterin tietosisältö
Etuusrekisteri sisältää etuuden saajaa koskevia yleistietoja, etuustietoja, asiakaspalvelu- ja etuuden käsittelytietoja sekä tilastotietoja.
Etuusrekisteri sisältää myös opiskeluterveydenhuoltoa käyttävien ja maksuvelvollisten opiskelijoiden yleistietoja, asiakaspalvelu- sekä tilastotietoja.
Rekisterin tietotyypit on kuvattu liitteessä 1.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkailta henkilökohtaisesti sekä viranomaisilta ja muilta toimijoilta, joita ovat esim. Digi- ja väestötietovirasto, Verohallinto, Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö, työeläkelaitokset, vakuutuslaitokset, työpaikkakassat, sosiaali- ja terveysviranomaiset ja työvoimaviranomaiset.
Tietoja saadaan myös apteekeilta ja suorakorvaussopimusosapuolilta (terveydenhuollon palveluntuottajat ja sairausvakuutuslain mukaisia kuljetuspalveluja tarjoavat palveluntuottajat). Lisäksi tietoja saadaan Opetushallituksen Opintopolku.fi- ja KOSKI- tietovarannosta sekä korkeakouluopiskelijoiden opiskelutietoja opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoimasta VIRTA-tietovarannosta.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Laissa määritellyissä tapauksissa Kela luovuttaa asiakkaiden tietoja esimerkiksi Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, tapaturmavakuutuslaitoksille, työttömyyskassoille, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisille ja apteekeille teknisen yhteyden avulla.
8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Yksittäistapauksissa tietoja siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle solmittujen sosiaaliturvasopimusten mukaisesti. Matkojen ja majoitusten varaamista varten luovutettuja henkilötietoja käsitellään myös EU/ETA-alueella sekä sen ulkopuolella.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Etuustietojen säilytysajat perustuvat etuuslakeihin. Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi. Etuusasioiden ratkaisemisen ohella henkilötietojen säilytysajoissa on huomioitu mahdollisen muutoksenhakun ja takaisinperinnän vaatima käsittelyaika. Säilytysajat vaihtelevat etuuksittain. Katso tarkemmat tiedot säilytysajoista.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä pitäisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Liite 1: Rekisterin sisältämät tietotyypit
YLEISTIEDOT
Yleistietoja voidaan käyttää eri etuuslajien käsittelyn yhteydessä. Tietoja käytetään myös korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksujen keräämiseen ja perintään sekä opiskeluterveydenhuollon järjestämiseen liittyvien Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamisessa ja näihin liittyvässä asiakaspalvelussa. Näitä ovat
- henkilötiedot
- osoite- ja asumistiedot
- muut yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- maksuosoite- ja maksunsaajasuhdetiedot
- henkilösuhdetiedot
- oleskelulupatiedot
- verotustiedot
- työtulo- ja omaisuustiedot
- ennakonpidätystiedot
- etuuksien viitetiedot
- oppilaitostiedot
- tutkintotiedot
- läsnäolo- tai poissaolotiedot
- lukukausi-ilmoittautumisen päivämäärätiedot
ETUUSTIEDOT
Etuudet ja niissä käytettävät tiedot on lueteltu asiakkaiden elämäntilanteiden mukaisessa järjestyksessä.
1. RASKAUS, SYNNYTYS, LAPSENHOITO
- vanhempainpäivärahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- äitiysavustuksen valmistelu-, ratkaisu-, maksu-, toimitus- ja käsittelytiedot
- lapsilisän hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös- ja maksutiedot
- lapsilisän liikamaksu- ja takaisinperintätiedot
- lapsilisän seurantatiedot
- lastenhoidon tuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- elatustuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- elatusapusaatavan maksaminen
- lapsikorotustiedot (työttömyysetuudet, työvoimapoliittinen koulutustuki, kansaneläke)
- vanhemmuudesta aiheutuvista perhevapaakustannuksista maksettavaan korvaukseen liittyvät hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
2. LAPSEN/OMAISEN SAIRAUS, VAMMA, toimintakyvyn alenema
- alle 16 -vuotiaan vammaistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- erityishoitorahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- puolisolisätiedot (kansaneläke)
3. OMA SAIRAUS, VAMMA, TYÖKYVYTTÖMYYS
- sairaanhoitokorvausten hakemus-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- kansainvälisten sairaanhoitoetuuksien ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- lääkkeiden korvausoikeuksia koskevat hakemus-, valmistelu-, ratkaisu- ja käsittelytiedot
- lääkekorvausten seuranta- ja kertymätiedot
- sairauspäivärahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- kuntoutuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot sekä toteutustiedot
- kuntoutuksen seurantatiedot
- kuntoutusrahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- työkyvyttömyyseläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien ja maahanmuuttajan erityistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- yksilöllisen varhaiseläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- vuotta täyttäneen vammaistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- eläkettä saavan hoitotuen tiedot (työkyvyttömyyseläke, yksilöllinen varhaiseläke, vanhuuseläke, varhennettu vanhuuseläke)
- perustoimeentulotuen maksusitoumuksella myönnettyjen lääkkeiden ostotiedot
4. OPISKELU
- opintotuen hakemus-, käsittely-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja päätöstiedot
- opintotuen takaisinperintä- ja seurantatiedot
- koulumatkatuen hakemus-, käsittely-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja päätös-tiedot
- koulumatkatuen takaisinperintä- ja seurantatiedot
- opintolaina- ja korkoavustustiedot
- opintotuen opiskelijavalintatiedot
- opintotuen takaussaatavatiedot
- työvoimapoliittisen aikuiskoulutustuen hakemus-, valmistelu- ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- aikuiskoulutustuen lainatakaustiedot
- ammatillisen kuntoutuksen tiedot (kuntoutustiedot kohdassa 3)
- asumista koskevat tiedot (kohdassa 8) koululaiseläketiedot (perhe-eläketiedot kohdassa 9)
- oppilaitostiedot
- tutkintotiedot
- läsnäolo- tai poissaolotiedot
- lukukausi-ilmoittautumisen päivämäärätiedot
- korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksun maksutiedot
5. TYÖTTÖMYYS
- työttömyysturvan peruspäivärahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- työttömyysturvan peruspäivärahan seurantatiedot
- työmarkkinatuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- työmarkkinatuen seurantatiedot
- vuorottelukorvauksen maksutiedot
- vuorottelukorvauksen seurantatiedot
- työttömyyseläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- pitkäaikaistyöttömien eläketuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- kotoutumistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- kotoutumistuen seurantatiedot
- vuorottelukorvauksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- matka-avustuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- matka-avustuksen seurantatiedot liikkuvuusavustuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu-ja käsittelytiedot
- liikkuvuusavustuksen seurantatiedot
- eläketuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
6. VETERAANIT, ASEVELVOLLISET
- rintamalisätiedot ja miinanraivaajille maksettavan rintamalisän tiedot (kansaneläke)
- ulkomaille maksettavan rintamalisän hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- sotilasavustuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
7. VANHUUS
- eläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- maahanmuuttajan erityistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- takuueläkkeen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
8. ASUMINEN JA MUU TOIMEENTULO
- yleisen asumistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot
- yleisen asumistuen taulukko-, kunta- ja suojaustiedot
- opintotuen asumislisätiedot
- sotilasavustuksen asumisavustustiedot
- eläkkeensaajan asumistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot
- perustoimeentulotuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot
- perustoimeentulotuen maksusitoumustiedot
9. PERHEENJÄSENEN KUOLEMA
- perhe-eläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
10. MUUT ASIAKKAISIIN LIITTYVÄT TIEDOT
- verotustiedot
- työtulo- ja omaisuustiedot
- eläkehakemistotiedot
- eläkevakuutuksen historiatiedot
- työeläke-, tapaturma-, sotilasvamma- ja liikennevahinkotiedot, vapaaehtoisten eläkkeiden tiedot ja ansioturvan tiedot
- takaisinperintätiedot (sairauspäiväraha, sairaanhoitokorvaukset, vanhempainpäiväraha, lastenhoidon tuki, lasten kotihoidon tuki, työttömyysturvan peruspäiväraha, työvoimapoliittinen aikuiskoulutus, työmarkkinatuki, kuntoutusetuudet, eläke-etuudet, maahanmuuttajan erityistuki, opintotuki, korkoavustus, koulumatkatuki, sotilasavustus ja yleinen asumistuki)
- elatusapusaatavan määrä ja perintä ja maksuvapautuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu- ja käsittelytiedot
- korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksun perinnän toimeenpanoon liittyvät tiedot sekä maksuunpano- ja oikaisuvaatimuspäätöksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu- ja käsittelytiedot
- Eurooppalaisen sairaanhoitokortin tilaustiedot
- kuvattoman Kela-kortin/sv-kortin tilaustiedot
- henkilökorttien tilaustiedot
- vuosi-ilmoitustiedot
- lisäselvityspyyntötiedot
- yrittäjien työterveyshuollon hakemus-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- vakuuttamiseen ja ulkomailla oleskeluun liittyvät tiedot
- oleskelulupatiedot
- lisätietotiedot
- henkilöaktitiedot
- sähköisen asiakirjahallinnan asiakirjatiedot
- teknisiä rekisteritietojen korjaustietoja
- perustoimeentulotuki
- kotoutumistuki
- matka-avustus
- vuorottelukorvaus
- liikkuvuusavustus
11. TILASTOTIEDOT
- eläkevakuutuksen ja maahanmuuttajan erityistuen tilastotiedot
- sairausvakuutusetuuksien tilastotiedot
- työttömyysturvaetuuksien tilastotiedot
- opintoetuuksien tilastotiedot – perhe-etuuksien tilastotiedot
- korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksun tilastotiedot
- kuntoutusetuuksien tilastotiedot
- muun sosiaaliturvan tilastotiedot
- vakuuttamistiedot
- perustoimeentulotuen tilastotiedot
Näiden tilastotiedostojen tietosisältö on sama kuin edellä kunkin etuuslajin yhteydessä on eritelty.
12. MANUAALINEN AINEISTO
- Henkilöaktit (toimistoittain aakkosjärjestyksessä)
- Etuushakemukset liitteineen
- Eräitä muita etuusasioiden hoitoon liittyviä suppeita asiakirjasarjoja.
Liite 2: etuusrekisterin säädösluettelo
- Laki Kansaneläkelaitoksesta 2 §
- Kansaneläkelaki 3 §
- Laki takuueläkkeestä 6 §
- Laki eläkkeensaajan asumistuesta 3 §
- Laki maahanmuuttajan erityistuesta 3 §
- Laki eräiden pitkäaikaisesti työttöminä olleiden henkilöiden eläketuesta 21 §
- Rintamasotilaseläkelaki 14 §
- Laki ulkomaille maksettavasta rintamalisästä 8 §
- Laki vammaisetuuksista 3 §
- Sairausvakuutuslaki 1 luku 3 § ja 15 luku 1 §
- Työttömyysturvalaki 1 luku 4 §
- Laki julkisesta työvoimapalvelusta 12 luku 3 §
- Vuorotteluvapaalaki 16 §, 21 §
- Laki maahanmuuttajien kotouttamisesta ja turvapaikanhakijoiden vastaanotosta 7 §, 17 §
- Laki kuntouttavasta työtoiminnasta 4 §, 5 §
- Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta 8 §
- Lapsilisälaki 3 §
- Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 1 §
- Asumistukilaki 11 §
- Äitiysavustuslaki 4 §
- Sotilasavustuslaki 5 §
- Opintotukilaki 8 §
- Laki korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta 6 §, 7 §, 30 §
- Elatustukilaki 3 §
- Laki lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden koulumatkatuesta 7 §, 14 §
- Laki asumiseen perustuvan sosiaaliturvalainsäädännön soveltamisesta 2 §
- Laki aikuiskoulutustuesta 4 §
- Asetus Kansaneläkelaitoksen tehtävistä toimeenpantaessa asetuksen (ETY) N:o 1408/71 eräitä säännöksiä 2 §
- Sosiaaliturvasopimukset
- Laki toimeentulotuesta 4 §
- Eläketukilaki 24 §
- Laki perustulokokeilusta 2 §
- Laki rajat ylittävästä terveydenhuollosta 15 §
- Henkilökorttilaki