Muut Kelan tietosuojaselosteet | Tietoa Kelasta | KelaSiirry sisältöön

Muut Kelan tietosuojaselosteet

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteista, voit ottaa yhteyttä kyseisessä tietosuojaselosteessa mainittuun henkilöön.

Rekisterin henkilötietoja käytetään Kelan sisäisissä ja ulkoisissa rekrytoinneissa. Henkilötietoja käytetään työhakemusten vastaanottamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen sekä valintapäätöksen tekemiseen ja hakijoiden informointiin. Käsittely perustuu työnhakijoiden suostumukseen, joka annetaan palveluun rekisteröityessä.

Sähköisen työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12
00250 HELSINKI
Puh. 020 634 11 http://www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Henkilöstöpalvelut
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Sähköinen työnhakijarekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisterin henkilötietoja käytetään Kelan rekrytoinneissa. 

Henkilötietoja käytetään työhakemusten vastaanottamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen sekä valintapäätöksen tekemiseen ja hakijoille tiedottamiseen.

Käsittely perustuu työnhakijoiden suostumukseen, joka annetaan palveluun rekisteröityessä.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on sekä haettavia tehtäviä koskevia tietoja että hakijaa koskevia tietoja.

Hakijasta tallennetaan seuraavat tiedot:

  • etu- ja sukunimi, kutsumanimi, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, maa ja puhelinnumero
  • koulutus ja työkokemus
  • kielitaito
  • rekrytointiprosessiin liittyvät eri toimenpiteet (esimerkiksi esivalinta, haastattelut ja soveltuvuusarvioinnit)
  • hakemuksen tila -tiedot (käsiteltävänä, peruutettu, ei-valittu)
  • hakijan hakuhistoria
  • muut hakijan ilmoittamat tiedot (ansioluettelo, hakukirje, muut liitteet)
  • Hakemusten käsittelyyn liittyvät, käsittelijöiden kirjaamat tiedot
  • videohaastattelun kuva- ja videomateriaali.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan hakijalta itseltään, kun hän rekisteröityy rekrytointisovellukseen tai täydentää työpaikkahakuihin liittyviä asiakirjoja.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Henkilötietoja voidaan erityisissä tapauksissa siirtää sellaiselle soveltuvuusarvioinnin ja suorahaun palveluntuottajalle, joka käsittelee henkilötietoja Kelan puolesta. Rekisteröidylle kerrotaan henkilötietojen käsittelystä joko työpaikkailmoituksessa tai henkilökohtaisessa haastattelussa.

Soveltuvuusarvioinnin palveluntuottajalle annetaan ehdokkaan nimi ja puhelinnumero. Mikäli hakuprosessissa käytetään suorahaun palveluntuottajaa, hakemustiedot (hakemus ja ansioluettelo) toimitetaan suorahaun palveluntuottajalle.

Mikäli ehdokas kutsutaan videohaastatteluun, ehdokkaan nimi ja sähköpostiosoite siirretään videohaastattelusovellukseen, jotta hänelle voidaan lähettää kutsu videohaastatteluun. Videohaastattelusovellukseen rekisteröityessä hakijan on hyväksyttävä kyseisen palvelun oma tietosuojaseloste.

Kela teettää Suojelupoliisilla turvallisuusselvityslain mukaisia turvallisuusselvityksiä. Turvallisuusselvityksen tekemiseen pyydetään valittavan henkilön suostumus, joka annetaan Suojelupoliisin asiointipalvelussa.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Hakemusasiakirjat säilytetään kahden vuoden ajan.

Henkilötiedot anonymisoidaan, kun edellisestä kirjautumisesta työnhakupalveluun on kulunut kaksi vuotta.

Anonymisoinnissa tunnistettava tieto muutetaan tietokannassa tunnistamattomaksi. Anonymisoinnin jälkeen henkilöä ei voi järjestelmässä hakea hakutoiminnoissa, tunnistaa tositteilta, tapahtumilta tai raporteilta. Henkilöä ei voi tunnistaa myöskään muita tietoja yhdistelemällä tai päättelemällä. Tehtyä anonymisointia ei voi peruuttaa, eli tietoja ei voi palauttaa haettavaksi tai nähtäväksi.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kelassa tietoturva ja henkilötietojen suojaus huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä. Kela käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Kaikki Kelan henkilötietojen käsittelijät antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterin tietoja käyttävät vain näitä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Näitä henkilöitä voivat olla Kelan työntekijöiden lisäksi palveluntuottajat, joilla on sopimukseen perustuva käyttöoikeus tietoihin.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hän voi itse tarkastella profiilinsa tietoja ja profiilin liitteitä kirjautumalla työnhakupalveluun. Vaihtoehtoisesti hän voi pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hän voi itse korjata profiilinsa tietoja ja profiilin liitteitä kirjautumalla työnhakupalveluun. Vaihtoehtoisesti hän voi pyytää tietojen korjaamista Kelasta.

Kelaan toimitettavassa pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. 

Rekisteröity voi itse poistaa sekä tietonsa että hakemuksensa aikaisemminkin kuin kohdassa 9 on säilytysajoista kerrottu. Tiedot pääsee poistamaan kirjautumalla työnhakupalveluun. Omien tietojen poistaminen anonymisoi henkilö- ja hakemustiedot palvelussa.

Profiilin poistaminen kesken hakuprosessin tulkitaan hakemuksen perumiseksi.

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hän voi pyytää tietojen poistamista myös Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisteriä käytetään hallinnollisten asioiden kirjaamiseen ja asiakirjojen tallentamiseen.

Hallinnollisten asiakirjojen kirjaamis- ja arkistointijärjestelmä

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jarmo Partanen
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Hallinnollisten asiakirjojen kirjaamis- ja arkistointijärjestelmä

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään hallinnollisten asioiden kirjaamiseen ja asiakirjojen tallentamiseen sekä hallinnollisten asiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on tietoja vireillä olevista ja päätetyistä asioista, niihin liittyvät asiakirjat sekä vireille panijoiden ja asian käsittelyyn liittyvien henkilöiden ja organisaatioiden yhteystiedot. Asian käsittelyyn liittyvistä henkilöistä ja organisaatioista säilytetään seuraavia tietoja:

  • nimi
  • osoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • yhteyshenkilö
  • organisaatio
  • toiminimike.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin saadaan tietoja yksityishenkilöiden, yhteisöjen tai viranomaisten lähettämistä asiakirjoista sekä Kelassa laadituista hallinnollisista asiakirjoista sekä rekisteröidyiltä itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysajat on määritelty Kansallisarkiston ohjeiden, lakien ja asetusten mukaisesti.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisteriä käytetään hankintalain mukaisen julkisen hankinnan kilpailutusprosessin läpiviemiseen. Tietoja käytetään kussakin kilpailutusprosessissa kuvattuun käyttötarkoitukseen, esim. tarjouksessa esitettyjen tietojen varmistamiseen.

Hankintarekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12
00250 HELSINKI
020 634 11
http://www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hannamaija Haiminen

Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Hankinta-asioiden rekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään Lain julkisista hankinnoista 1397/2016 tai Lain julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista 1531/2011 mukaisten julkisen hankinnan kilpailutusprosessin läpiviemiseen. Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään kussakin kilpailutusprosessissa kuvattuun käyttötarkoitukseen, esim. tarjouksessa esitettyjen tietojen varmistamiseen.

Muut käsittelytilanteet voivat perustua hankintapäätöksiin liittyviin muutoksenhakumenettelyihin tai hankinta-asiakirjoja koskeviin tietopyyntöihin. Käsittelyperuste on siten rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

Kelalla on soveltuvin osin tarve hyödyntää tämän rekisterin tietosisältöä myös hankintalain soveltamisalan ulkopuolisiin kilpailutusprosesseihin (pienhankintoihin). Kelalla on tällöin yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi peruste käsitellä henkilötieto- ja hankinnassa Kelan lakiin perustuvien tehtävien suorittamiseksi.

5 Rekisterin tietosisältö

Kelan hankintamenettelyissä käsiteltävät henkilötiedot käsittävät pääsääntöisesti tarjoajien yhteyshenkilöiden nimiä, edustettua organisaatiota, asematietoja edustamassaan organisaatiossa, puhelinnumeroita, osoitetietoja sekä sähköpostiosoitteita.

Tarjoajayritysten vastuuhenkilöiden osalta käsiteltäviin tietoihin saattaa kuulua edellä mainittujen tietojen lisäksi myös Verohallinnon Harmaan talouden selvitysyksikön velvoitteiden hoitoselvitykseltä tai tilaajavastuuraportilta ilmenevä syntymäaika sekä hankintalain mukaisin edellytyksin vastuuhenkilöiden rikosrekisteriotetietoja.

Tapauskohtaisesti saatetaan käsitellä myös tarjoajien henkilöstön koulutus- ja työkokemustietoja (esimerkiksi kilpailutuksissa, joissa tarjoaja nimeää jo tarjousvaiheessa esim. konsultin ja esittää tämän koulutuksen ja työkokemuksen).

Tarjouspyynnöillä tapauskohtaisesti pyydettyjen referenssien osalta saatetaan käsitellä referenssikohteen yhteyshenkilön nimeä, edustettua organisaatiota, asematietoja edustamassaan organisaatiossa, puhelinnumeroita, osoitetietoja, sähköpostiosoitteita sekä referenssikohteen tietoja.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan hankintalain mukaisen kilpailutuksen yhteydessä Kelan julkisiin hankintoihin osallistuneilta tai tarjonneilta tarjoajilta tai ehdokkailta. Tarjoaja tai ehdokas itse toimittaa Kelalle nämä tiedot. Rikosrekisteriotteet Kela saa tarjoajalta itseltään pyydettäessä.

Velvoitteidenhoitoselvityksen tiedot saadaan Verohallinnon Harmaan talouden selvitysyksiköltä perustuen Lakiin Harmaan talouden selvitysyksiköstä 1207/2010.

Kela saa tietoja myös yleisistä lähteistä, mukaan lukien Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä kaupparekisteristä, Vastuu Group Oy:n ylläpitämästä luotettava kumppani –palvelusta (tilaajavastuuraportti) sekä Suomen Asiakastieto Oy:n ja Bisnode Finland Oy:n yritysluottotietorekistereistä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia. Tietoja voidaan kuitenkin tapauskohtaisesti luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Viranomaisen tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin lainsäädäntö velvoittaa.

Säilytysajat perustuvat arkisto- ja erityislakeihin, sekä toiminnan tarpeeseen dokumentoida ja taata sekä viranomaisen että yksityisen henkilön ja yhteisön oikeusturva.

Hankinta-asiakirjoja (mukaan lukien tarjoukset) säilytetään lähtökohtaisesti 10 (kymmenen) vuoden ajan, ellei lainsäädännössä tai viranomaisohjeissa toisin määritetä.

Lainsäädäntöön perustuen asiakirjoja voidaan säilyttää myös pidempään, kuten esimerkiksi:

  • Valittu tarjous liitteineen säilytetään aina vähintään hankintasopimuksen ja siihen perustuvien velvoitteiden voimassaolon ajan.
  • Muutoksenhakuprosesseihin liittyvät hankinta-asiakirjat (mukaan lukien tarjoukset) säilytetään aina vähintään muutoksenhakuprosessin keston muutoksenhakuprosessin lopputuloksen edellyttämien toimenpiteiden vaatiman ajan.

Rikosrekisteriotteita koskevia tietoja ei tallenneta tai säilytetä, vaan ne palautetaan tai hävitetään välittömästi otteiden tarkastuksen päätteeksi.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisteri sisältää toimittaja- ja asiakastietoja Kelan myynti- ja ostolaskujen käsittelyä ja arkistointia varten. Tietojen avulla maksetaan ostolaskuja yhteisöille ja yksityishenkilöille, henkilöstöhallinnon laskuja toimihenkilöille sekä laskutetaan yhteisöjä ja yksi-tyishenkilöitä. Rekisterin tietoja käytetään laskutusraportoinnissa.

Ostoreskontran toimittajarekisterin ja myyntilaskujen asiakas-tietorekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450
00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12
00250 HELSINKI
020 634 11
http://www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jarkko Malinen

Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Ostoreskontran toimittajarekisteri ja myyntilaskujen asiakastietorekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteri sisältää toimittaja- ja asiakastietoja Kelan myynti- ja ostolaskujen käsittelyä ja arkistointia varten. Tietojen avulla maksetaan ostolaskuja yhteisöille ja yksityishenkilöille, henkilöstöhallinnon laskuja toimihenkilöille sekä laskutetaan yhteisöjä ja yksityishenkilöitä. Rekisterin tietoja käytetään laskutusraportoinnissa.

Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen sekä sopimusten täytäntöönpanoon.

5 Rekisterin tietosisältö

Saajan tiedot (yhteisö tai yksityishenkilö):

  •  nimi
  •  pankkitili
  •  verkkolaskuosoite
  •  Y-tunnus
  •  yhteystiedot
  •  maatunnus
  •  asiakastiliryhmä, toimittajatiliryhmä
  •  EPR-voimassaolo
  •  maksutiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Ostoreskontran toimittajat tallennetaan rekisteriin toimittajan itsensä antamien tieto-jen (esim. laskulla) ja viranomaisrekistereistä (esim. www.ytj.fi) saatavien tai tarkistettujen tietojen yhdistelmänä.

Kelan henkilökunta tallennetaan toimittajiksi ja tarvittaessa asiakkaiksi henkilöstöhallinnon tietojen perusteella.

Myyntilaskutuksen asiakkaat tallennetaan rekisteriin asiakkaan itsensä antamien tieto-jen perusteella.

Osa myyntilaskutuksen asiakas- ja ostoreskontran toimittajatiedoista tallennetaan muista Kelan järjestelmistä saatavilla tiedoilla.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Ostoreskontran toimittaja- ja myyntilaskutuksen asiakastieto säilytetään kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  •  mikä tieto on virheellinen
  •  millä perusteella se on virheellinen
  •  miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Käsittelyn tarkoituksena on uutiskirjeiden lähettäminen Kelasta uutiskirjeiden tilaajalle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä kaupallisiin markkinointitarkoituksiin.

Kelan uutiskirjeiden osoiterekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450
00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12
00250 HELSINKI
020 634 11
http://www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Heidi Blomqvist

Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan uutiskirjeiden osoiterekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Käsittelyn tarkoituksena on uutiskirjeiden lähettäminen Kelasta uutiskirjeiden tilaajalle.  Rekisteri koostuu mm. uutiskirjeen tilauslomakkeen kautta tulleista tilauksista (ks. kohta 6). Uutiskirjeen tilatessaan tilaaja antaa suostumuksen tietojensa käsittelylle.

Uutiskirjeväline seuraa pikseleiden avulla uutiskirjeen ja linkkien avaamista uutiskirjeiden kehittämiseksi:

  • mitä aiheita uutiskirjeistä on luettu  
  • minä päivinä ja ajankohtina uutiskirjettä on luettu. 

Tietoja voi seurata henkilötasolla. Vain uutiskirjeiden tekijöillä on vastuutehtäviensä mukaisesti oikeus seurata tilastoja.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä kaupallisiin markkinointitarkoituksiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot asiakkaista: sähköpostiosoite ja taustaorganisaatio. Lisäksi linkkien avausseuranta hyödyntää IP-osoitteita.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri koostetaan Kelan viestinnän yhteistyökumppaneiden osoitetiedoista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä ja uutiskirjeen tilauslomakkeen kautta tulleista tilauksista.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tiettyä uutiskirjettä julkaistaan. Henkilötiedot poistuvat, jos tilaaja peruuttaa kaikki uutiskirjetilauksensa. Henkilötiedot poistuvat myös, jos sähköpostiosoite ei ole enää toiminnassa.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.

Tilaaja voi korjata virheelliset tiedot uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tilaaja voi peruuttaa uutiskirjetilauksen, jolloin tiedot poistuvat rekisteristä. Tiedot voidaan poistaa rekisteristä myös uutiskirjeen tilaajan pyynnöstä, samalla tilaus loppuu. Lähetä pyyntö tietojen poistosta osoitteeseen viestinta(at)kela.fi.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Käsittelyn tarkoituksena on lehdistötiedotteiden lähettäminen ePressi-palvelun kautta. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä kaupallisiin markkinointitarkoituksiin.

Kelan tiedotejakelun tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ville Korhonen
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan tiedotteiden vastaanottajat

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Käsittelyn tarkoituksena on tiedotteiden lähettäminen ePressi-palvelun kautta. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.

Käsittelyn perusteena on yleistä etua ajavan tehtävän suorittaminen (tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan e-alakohta; tietosuojalain 4. §). Lisäksi käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää sähköpostiosoitteita.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri koostetaan Kelan viestintäyksikön yhteistyökumppaneiden osoitetiedoista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä ja Kelan viestintäyksikköön tulleista tilauksista.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tiedotejakelulistaa käytetään.

Henkilötieto poistetaan, jos tilaaja peruuttaa tiedotejakelun tilauksen. Henkilötieto poistetaan myös, jos sähköpostiosoite ei ole enää voimassa.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Elämässä.fi-sivuston käyttöä koskevia tilastotietoja kerätään Kelan omien evästeiden ja palveluntarjoajien evästeiden avulla. Elämässä.fissä käytetään tilastotietojen keräämisessä Piwik Pro -analytiikkatyökalua.

Elämässä.fin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee vain Elämässä.fi-sivustoa. Elämässä.fi on Kelan verkkomedia henkilö- ja työnantaja-asiakkaille. Elämässä.fi tuottaa Kelan asiakkaille ihmisläheisiä asiakastarinoita sekä blogeja, kyselyjä ja testejä, jotka täydentävät kela.fin asiasisältöä.

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450
00101 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12
00250 HELSINKI
020 634 11
www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Viestintäpäällikkö Minna Latvala
puh. 020 634 1418, etunimi.sukunimi(at)kela.fi.

3 Rekisterin nimi

Elämässä.fin tietosuojaseloste

4 Mitä tietoja kerätään ja miten tietoja kerätään?

Elämässä.fi-sivuston käyttöä koskevia tilastotietoja kerätään Kelan omien evästeiden ja palveluntarjoajien evästeiden avulla. Elämässä.fissä käytetään tilastotietojen keräämisessä Piwik Pro -analytiikkatyökalua. Tällaista tietoa on esimerkiksi

  •  kuinka paljon sivustolla on kävijöitä
  •  millä päätelaitteilla Elämässä.fi-sivustoa on käytetty
  •  mistä verkko-osoitteesta kävijät ovat saapuneet sivustolle
  •  yksittäiset sivut, joilla kävijät ovat vierailleet.

Tutustu myös Elämässä.fin evästekäytöntöihin. Analytiikkatyökalun keräämät tiedot eivät koskaan sisällä henkilön nimeä, henkilötunnusta tai muuta vastaavaa yksilöivää tietoa. Esimerkiksi käyttäjän IPosoite pseudonymisoidaan osana verkkoanalytiikkatyökalun käyttöä.

Kela ei koskaan pyri tunnistamaan yksittäistä sivustolla kävijää tämän tiedon perusteella. Elämässä.fin käyttäjiltä voidaan ZEF-kyselytyökalun avulla kysyä ja kerätä seuraavia tietoja:

  •  nimi
  •  sähköpostiosoite
  •  kotiosoite
  •  puhelinnumero
  •  ikä
  •  syntymäaika
  •  koulutus ja pätevyys
  •  yhteystiedot
  •  muut vastaajan tiettyyn kyselyyn antamat henkilötiedot.

Näiden tietojen kerääminen perustuu käyttäjän suostumukseen. Rekisteri koostetaan ainoastaan niiden tietojen perusteella, joita kyselyihin vastaavat Elämässä.fin lukijat kuhunkin kyselyyn itse antavat. Kela määrittää vastaajilta kerättävät henkilötiedot kussakin kyselyssä. Kela voi myös tehdä kyselyn siten, ettei vastaajilta kerätä henkilötietoja. Lisäksi verkkosivuston normaalin ylläpidon yhteydessä Kela kerää tietoja, jotka tallentuvat Elämässä.fin lokitietoihin. Eri lähteistä kerättyjä tietoja ei yhdistellä.

5. Mihin käyttötarkoitukseen tietoja kerätään?

Kela käyttää keräämiään tietoja Elämässä.fi-sivuston teknisen toimivuuden ja tietoturvan varmistamiseen. Lisäksi tietoja käytetään verkkoanalytiikan tuottamiseen sekä kävijämäärien, sisällön kiinnostavuuden ja palvelun käyttötapojen analysointiin sekä verkkosivuston kehittämiseen. ZEF-kyselytyökalulla kerättyjä henkilötietoja käytetään ainoastaan mahdollisen arvottavan palkinnon toimittamiseen. Tietoa ei käytetä muuhun, ja tiedon keruu on rajattu tätä tarkoitusta varten.

6 Tietojen siirto EU:n tai Etan ulkopuolelle

Kela ei pääsääntöisesti luovuta Elämässä.fi-sivuston kävijöitä koskevia tietoja muille rekisterinpitäjille. Kelan käyttämillä palveluntarjoajilla (kuten verkkolehden tuottajalla) voi kuitenkin olla pääsy Elämässä.fi-sivuston käytön yhteydessä kertyviin tietoihin. Palveluntarjoajat saavat käyttää näitä tietoja vain Kelan tarpeisiin. Kela voi tässä yhteydessä siirtää käsittelemiään henkilötietoja EU- tai Eta-alueen ulkopuolelle voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen.

7. Miten tiedot suojataan?

Kelassa tietoturva ja henkilötietojen suojaus huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä. Henkilötietojen tietoturvallisuus ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Kela käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki Kelassa henkilötietoja käsittelijät antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterin tietoja käyttävät vain kyseisiä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Tietoja käsittelevät myös Kelan ulkopuoliset kumppanit erillisten sopimusten mukaisesti. Tällöin ulkopuoliset kumppanit toimivat tietojenkäsittelijän roolissa.

8. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Kun Kela ei enää tarvitse keräämiään henkilötietoja, tiedot tuhotaan turvallisesti.

9. Mitä oikeuksia verkkopalvelun käyttäjällä on?

Kävijällä on oikeus tarkistaa hänestä kerätyt tiedot ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Kävijä voi tarkastaa tai oikaista henkilötietonsa lähettämällä sitä koskevan pyynnön Kelalle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mikä tieto on virheellinen, millä perusteella se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Pyynnön voi esittää puhelimitse, verkkoasioinnin Viestit-toiminnolla, toimittamalla kirjallisen pyynnön Kelan kirjaamoon tai asioimalla henkilökohtaisesti Kelan palvelupisteessä. Yhteystiedot ovat kohdassa 1.

10. Muutokset

Kela voi tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ilman erillistä ilmoitusta.

Evästeiden avulla kerätään tietoa siitä, miten ja milloin sivustoa käytetään. Näiden tietojen avulla voidaan parantaa verkkosivujen käytettävyyttä sekä kohdentaa markkinointiviestejä sosiaalivakuutus.fi -sivustolla vierailleille.

Sosiaalivakuutus.fi-verkkosivuston evästekäytännöt

Tiivistelmä

Kela on sitoutunut suojaamaan verkkosivustojensa käyttäjien sekä asiakkaidensa yksityisyyttä.

Nämä evästekäytännöt koskevat sosiaalivakuutus.fi-verkkosivustoa. Sosiaalivakuutus-verkkolehti on Kelan sidosryhmäjulkaisu. Se nostaa keskusteluun yhteiskunnallisia aiheita etenkin sosiaaliturvasta. Siinä julkaistut tekstit eivät vastaa Kelan virallista kantaa.

Näissä evästekäytännöissä kuvamme, miten Kela ja sen kumppanit käyttävät sosiaalivakuutus.fi-sivustolla evästeitä sekä muita vastaavia seuranta- ja kohdentamisteknologioita (jäljempänä yhteisesti evästeet). Evästeiden avulla kerätään tietoa siitä, miten ja milloin sivustoa käytetään. Näiden tietojen avulla voidaan parantaa verkkosivujen käytettävyyttä sekä kohdentaa markkinointiviestejä sosiaalivakuutus.fi -sivustolla vierailleille.

Kela ei voi tunnistaa keräämistään tiedoista käyttäjää henkilökohtaisesti, sillä se ei kerää sivustolla käyttäjän nimeä, yhteystietoja tai henkilötunnusta. Sosiaalivakuutus.fi-sivustolla kerättyä käyttäytymistietoa ei yhdistetä muihin käyttäjän henkilökohtaisesti tunnistaviin tietoihin, joita Kela mahdollisesti muussa yhteydessä käsittelee.

Käyttäjä voi antaa suostumuksen evästeiden käyttöön ns. evästebannerin kautta. Käyttäjä voi olla antamatta suostumusta tai milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen.

Lue lisää (sosiaalivakuutus.fi)

Rekisteriä käytetään niiden lausuntopyyntöjen kirjaamiseen ja käsittelyyn, jotka on lähetetty Kelan tutkimuseettiselle toimikunnalle eettistä ennakkoarviota varten. Rekisteriä käytetään myös asiakirjojen tallentamiseen.

Kelan tutkimuseettisen toimikunnan tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Seita Soininen
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan tutkimuseettisen toimikunnan lausuntopyyntöjen rekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään niiden lausuntopyyntöjen kirjaamiseen ja käsittelyyn, jotka on lähetetty Kelan tutkimuseettiselle toimikunnalle eettistä ennakkoarviota varten. Rekisteriä käytetään myös asiakirjojen tallentamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen (ks. laki Kansaneläkelaitoksesta 2 §).

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • hankkeen vastuututkijan nimen, tehtävänimikkeen, koulutuksen, keskeiset työtehtävät, organisaation, osoitetiedot, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron
  • muiden hankkeeseen osallistuvien tutkijoiden nimet, koulutukset, tehtävänimikkeet, organisaatiot sekä keskeiset työtehtävät.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyiltä itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta muille kuin Kelan tutkimuseettisen toimikunnan jäsenille.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Lausuntopyyntöasiakirjat arkistoidaan pysyvästi.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Kelassa käytetään kameravalvontajärjestelmää Kelan asiakkaiden ja työntekijöiden hengen ja terveyden, omaisuuden ja tiedon suojaamiseksi.

Kameravalvonnan tallenteiden tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)

PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI

020 634 11,  www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Juha Takala

juha.takala@kela.fi

Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kameravalvonnan tallenteet

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Kelassa käytetään kameravalvontajärjestelmää Kelan asiakkaiden ja työntekijöiden hengen ja terveyden, omaisuuden ja tiedon suojaamiseksi.

Kameravalvonnasta saatavia henkilötietoja käsitellään, jotta Kelan työntekijöiden ja asiakkaiden elintärkeitä etuja voidaan suojata ja jotta yleistä etua ja julkista valtaa voidaan toteuttaa. Kameravalvonnan käyttäminen perustuu lakiin yksityisyyden suojasta työpaikalla (13.8.2004/759), 5. luvun 16. §:ään.

5 Rekisterin tietosisältö

Kameravalvontajärjestelmällä kerätään ja säilytetään videomateriaalia kaikista Kelan kameravalvonnalla valvottuun toimitilaan tulevista ihmisistä. Nämä ihmiset ovat tunnistettavissa suoraan tai välillisesti ulkonäkönsä perusteella. Kameravalvonnassa käsitellään myös tietoa henkilön läsnäolosta ja käyttäytymisestä valvotussa tilassa.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tieto kerätään automaattisesti valvontajärjestelmään liitetyillä valvontakameroilla. Tietojen tallennus perustuu liiketunnistukseen.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille Suomen lainsäädännön mukaisesti. Kelan organisaation sisällä tietoja voidaan luovuttaa rikosten ja turvallisuuspoikkeamien selvittämiseksi.

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle eikä suoramarkkinointiin.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään 30 vuorokautta. Säilytysajan pituudella pyritään varmistamaan, että mahdolliset kameravalvontajärjestelmän taltioimat turvallisuuspoikkeamat ehditään havaita ja selvittää. Kameravalvontajärjestelmä tuhoaa tallenteet automaattisesti säilytysajan päätyttyä.

Tallenteita, joita käytetään turvallisuuspoikkeamien selvittämiseen tai esitutkintalain mukaiseen esitutkintaan, säilytetään selvitysprosessin, esitutkinnan ja siitä seuraavan oikeusprosessin keston ajan. Oikeusprosessin kestoon sisältyvät myös valitusajat.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä. Sen voi myös lähettää viestinä OmaKelassa osoitteessa www.kela.fi/omakela.

13 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tiedoissa on virheitä.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä. Sen voi myös lähettää viestinä OmaKelassa osoitteessa www.kela.fi/omakela.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten tai muun oikeutetun etunsa toteuttamista varten. 

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto.

Pyynnön voi lähettää myös viestinä OmaKelassa osoitteessa www.kela.fi/omakela. Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Tutkimusrahoitushakemusten käsittely. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.

KKRL12§-tutkimusrahoitushakemusrekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  http://www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sari Miettinen
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

KKRL12§-tutkimusrahoitushakemusrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Tutkimusrahoitushakemusten käsittely. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Tutkimusrahoitusrekisteri sisältää

  • tutkimussopimuksen allekirjoittajan nimen;
  • hankkeen vastuututkijan nimen, tehtävänimikkeen, koulutuksen, organisaation, osoitetiedot, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron;
  • muiden hakemuksessa ilmoitettujen tutkijoiden nimet, tehtävänimikkeet, ja organisaatiot sekä
  • vastuututkijan ja mahdollisesti muiden tutkimusryhmän jäsenten ansioluettelon ja julkaisuluettelon.   

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan hakijoilta itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Asiakirjat säilytetään joko pysyvästi tai määräajan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Myös henkilötietojen säilytysajat on määritelty arkistonmuodostussuunnitelmassa.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisteriä käytetään painettujen Kelan tutkimusjulkaisujen lähettämiseen niille tahoille tai henkilöille, jotka ovat tilanneet painetun julkaisun ja ilmoittaneet osoitteensa sen lähettämistä varten yhteyshenkilölle, joka pitää listaa Kelan tutkimusjulkaisujen jakeluosoitteista.

Kelan tutkimusjulkaisujen jakeluosoitteiden tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tarja Hyvärinen
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Tutkimusjulkaisujen jakeluosoitteet

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään painettujen Kelan tutkimusjulkaisujen lähettämiseen niille tahoille tai henkilöille, jotka ovat tilanneet painetun julkaisun ja ilmoittaneet osoitteensa sen lähettämistä varten yhteyshenkilölle, joka pitää listaa Kelan tutkimusjulkaisujen jakeluosoitteista.

Julkaisut lähettää kirjapaino Punamusta. Kelalla on kirjapaino Punamustan kanssa sopimus tutkimusjulkaisujen jakeluosoitteiden asianmukaisesta käsittelystä. Punamusta tai Kela ei luovuta osoitteita markkinointitarkoituksiin. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröityjen suostumukseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan nimi ja postiosoite

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin sisältämät osoitteet on saatu asiakkailta itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaista luovutusta.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin julkaisutilaus on voimassa. Tiedot poistetaan, kun asiakas peruuttaa julkaisutilauksen.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisteriä käytetään Kelan painettujen tutkimus- ja tilastojulkaisujen lähettämiseen niille tahoille tai henkilöille, jotka tilaavat julkaisuja joko sähköpostitse tai Helsingin yliopiston kirjaston digitaalisen arkiston Heldan kautta.

Kelan tutkimus- ja tilastojulkaisujen tilausten tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Kansaneläkelaitos (Kela)
PL 450, 00056 KELA
020 634 11, www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tutkimus- ja tilastojulkaisupalvelut, julkaisut@kela.fi
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan tutkimus- ja tilastojulkaisujen tilausosoitteet

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään Kelan painettujen tutkimus- ja tilastojulkaisujen lähettämiseen niille tahoille tai henkilöille, jotka tilaavat julkaisuja joko sähköpostitse tai Helsingin yliopiston kirjaston digitaalisen arkiston Heldan kautta. Osoitetietoja käytetään myös maksullisten julkaisujen laskuttamiseen. Osoitetietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä markkinointitarkoituksiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan nimi, postiosoite ja sähköpostiosoite.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin sisältämät osoitteet on saatu asiakkailta itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaista luovutusta.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot hävitetään tilauksen toimittamisen tai päättymisen jälkeen.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on valvoa lainsäädännöllä asetetun edullisimman biologisen lääkkeen tai biosimilaarin määräämistä koskevan velvoitteen noudattamista.

Biologisten lääkkeiden ja biosimilaarien määräämisen valvonnan rekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Monika Fuss
laakevalvonta@kela.fi

3 Rekisterin nimi

Biologisten lääkkeiden ja biosimilaarien määräämisen valvonnan rekisteri.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on valvoa lainsäädännöllä asetetun edullisimman biologisen lääkkeen tai biosimilaarin määräämistä koskevan velvoitteen noudattamista. Tätä tehtävää Kela toteuttaa valvomalla Reseptikeskuksen kautta annettuja biologisten lääkkeiden ja biosimilaarien määräyksiä. Kelalla on oikeus saada ja käsitellä Reseptikeskukseen tallennettuja tietoja, jotka ovat välttämättömiä valvonnan suorittamiseksi. Kelalla on oikeus tallentaa tietoja erilliseen rekisteriin, jonka rekisterinpitäjänä se toimii.
Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Velvoite perustuu seuraavaksi lueteltuihin lainkohtiin.

Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007:

  • 5 a § Biologisten lääkkeiden määrääminen
  • 24 b § Biologisten lääkkeiden määräämisen ohjaus ja valvonta
  • 26 a § Seuraamukset 5 a §:n laiminlyönnistä
  • 15 § Tietojen luovuttaminen viranomaisille ja tieteelliseen tutkimukseen

5 Rekisterin tietosisältö

Valvontatehtävässä käytettävät tiedot:

  • Reseptikeskuksesta saadut sähköisten lääkemääräysten tiedot
  • lääkkeen määrääjältä saadut tiedot, kuten selvitykset, viestit ja yhteystiedot, mukaan lukien biologisen lääkkeen tai biosimilaarin käyttäjän potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot potilaan terveydentilasta tai sairaudesta
  • Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastosta (Valvira) saatu lääkkeen määrääjän nimi, yksilöintitunnus ja kotiosoite
  • sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain 26 a §:n mukaisiin valvontatoimenpiteisiin liittyvät tiedot, kuten kuulemiskirjeet, huomautukset, määräykset ja oikeudenkäyntiasiakirjat
  • uhkasakon täytäntöönpanoon liittyvät asiakirjat
  • tiedot itsenäisenä ammatinharjoittajana toimivista lääkkeen määrääjistä, jotka käyttävät tietojärjestelmää, joka ei täytä sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain 5 b §:n edellytyksiä.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterissä olevia tietoja saadaan Reseptikeskuksesta, lääkkeen määrääjiltä, Valvirasta ja Oikeusrekisterikeskuksesta.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kela luovuttaa rekisterissä olevia tietoja valvonta-asiassa asianosaisena olevalle lääkkeen määrääjälle sekä Oikeusrekisterikeskukselle uhkasakon täytäntöönpanoa varten.

Jos Kelan valvonnassa käy ilmi, että itsenäisenä ammatinharjoittajana toimiva lääkkeen määrääjä käyttää tietojärjestelmää, joka ei täytä sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain 5 b §:n edellytyksiä, Kela voi ilmoittaa asiasta toimivaltaiselle aluehallintovirastolle (Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 24 b §).

8 Tietojen siirto EU- tai Eta-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai Eta-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Lääkkeen määrääjille lähetetyt ja heiltä saadut asiakirjat, muutoksenhakuasiakirjat sekä uhkasakon täytäntöönpanoon liittyvät asiakirjat säilytetään 70 vuotta asiakirjan laatimisesta tai saapumisesta Kelaan.

Tiedot itsenäisenä ammatinharjoittajana toimivista lääkkeen määrääjistä, jotka käyttävät tietojärjestelmää, joka ei täytä sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain 5 b §:n edellytyksiä, säilytetään yhden vuoden ajan tiedon ilmoittamisesta aluehallintovirastolle.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai sen voi lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai sen voi lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto.
Pyynnön voi lähettää myös viestinä OmaKelassa. Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Teamsin käyttö yhteistyökumppaneiden kanssa

Microsoft Teams on viestintäsovellus tiimityöskentelyyn: kokoustamiseen, pikaviestintään ja tiedostojen jakamiseen. Teams on osa Microsoftin pilvipalvelukokonaisuutta. Kela käyttää Teamsia videokokouksissa sekä yhteistyöhön ulkopuolisten henkilöiden kanssa.

Rekisterinpitäjiä ovat Kela ja Microsoft. Käsittelemme henkilötietoja palveluiden käytön mahdollistamiseksi sekä mahdollisten häiriö- ja virhetilanteiden selvittämiseksi. Lisäksi käytämme anonymisoituja Teamsin käyttötietoja palveluiden analysointiin ja kehittämiseen. Kun käytät Teamsia yhteistyöhön ja viestintään Kelan kanssa, suostut henkilötietojesi käsittelyyn palvelussa.

Lisätietoja Microsoftin suorittamasta henkilötietojen käsittelystä saat seuraavan linkin takaa: Microsoftin tietosuojalauseke – Microsoftin tietosuoja

Henkilötiedot

Palveluun tallentuvat seuraavat käyttäjätiedot: nimitiedot, sähköpostiosoite, profiilikuva ja IP-osoite. Lisäksi Teamsiin tallennetut tiedostot tai Teamsissa kirjoitetut keskustelut voivat sisältää henkilötietoja.

Kokouksessa tallentuvia henkilötietoja ovat videokuva, jos pidät kameraa päällä sekä ääni, jos käytät mikrofonia. Lisäksi kokouksessa käyty keskustelu voi sisältää henkilötietoja. Kokouksen järjestäjä voi tallentaa kokouksen, jos siihen on erityinen syy, kuten tarve kokouksen katselemiseen jälkikäteen. Kokouksen järjestäjä ilmoittaa kokouksen alussa, jos kokous tallennetaan sekä tallentamisen syyn ja tallenteen käyttötarkoituksen. Kaikkia kokouksia ei tallenneta.

Säilytämme Teamsissa mahdollisia henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja enintään kuusi vuotta.  Säilytämme kokoustallenteita oletusarvoisesti kolmen vuoden ajan.

Teams-tiimeissämme työskentelevien Kelan ulkopuolisten henkilöiden tulee uusia käyttöoikeutensa aina kun 90 päivän määräaika umpeutuu.

Tietojen luovutus

Tietoja ei normaalitilanteessa luovuteta EU tai ETA –alueen ulkopuolelle. Teamsin käyttöä koskevia henkilötietoja voi kuitenkin joissakin tilanteissa siirtyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Älä käsittele salassa pidettäviä tietoja Teamsissa

Älä ilmaise (keskustele, kirjoita, esitä tai tallenna) salassa pidettäviä tietoja Teamsissa. Salassa pidettäviä tietoja ovat esimerkiksi Kelan asiakkaan tiedot tai turvallisuusjärjestelyihin liittyvät tiedot.

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen

Voit lähettää pyynnön Kelan kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@kela.fi

Microsoftin henkilötietojen käsittelystä saat tietoa seuraavan linkin takaa Microsoftin tietosuojalauseke – Microsoftin tietosuoja

Kela tilaa esitteitä ja lomakkeita yhteistyökumppaneilleen Kelan sopimustoimittajan verkkokaupan kautta. Osoitetiedot siirtyvät toimittajalle tilauksen yhteydessä, jolloin toimittajalle muodostuu osoiterekisteri. Lisäksi jotkin yhteistyökumppaneiden lomaketilaukset edellyttävät lääkäriluvan tarkistamista. Luvan tarkistaa Kela, eikä siitä jää merkintää lomakkeiden sopimustoimittajan rekisteriin.

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)

PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI

020 634 11,  www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Riitta Keskitalo

Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan esite- ja lomaketoimittajan osoiterekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietoja käytetään vain esitteiden ja lomakkeiden toimittamiseen. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisen tehtävän hoitamiseen. Kelan yhteistyökumppaneilla on oikeus saada paperisia lomakkeita veloituksetta Kelalta.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on seuraavat yksilöintitiedot:

  • yrityksen nimi/tilaajan nimi
  • osoite
  • puhelinnumero (toimituksia varten)

Rekisterissä on lisäksi muita tietoja

  • lomakekoodi/lomakkeen nimi
  • tilatut lomakemäärät
  • esitteen nimi
  • tilatut esitemäärät

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan asiakkailta itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan asiakkaan antaman suostumuksen perusteella sopimustoimittajalle. Tietoja luovutetaan vain esitteiden ja lomakkeiden toimittamista varten ja vain tilausten yhteydessä.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Esite- ja Lomaketoimittaja säilyttää tietoja koko sopimuskauden, jonka jälkeen hävittää tiedot.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä. Sen voi myös lähettää viestinä OmaKelassa osoitteessa www.kela.fi/omakela.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

  • mikä tieto on virheellinen
  • millä perusteella se on virheellinen
  • miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä. Sen voi myös lähettää viestinä OmaKelassa osoitteessa www.kela.fi/omakela.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto.

Pyynnön voi lähettää myös viestinä OmaKelassa osoitteessa www.kela.fi/omakela. Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Sivu päivitetty 29.1.2024

Mitä mieltä olet sivusta?