Rättelse av inköpet
När du markerar ett inköp som expedierat (= kvitterar inköpet) skickar apotekssystemet automatiskt inköpet till FPA:s mottagningstjänst för uppgifter om läkemedelsinköp och redovisningsdata. Då uppdateras uppgifterna om kundens hittills betalda initial- och årssjälvriskbelopp i realtid i FPA:s e-tjänst för förfrågan om direktersättningsuppgifter.
För att uppgifterna i förfrågningstjänsten ska vara uppdaterade krävs att överföringen av uppgifter om läkemedelsköpen är i realtid och att uppgifterna om de inköp som skickats till FPA är korrekta. På FPA, på apoteken och i Receptcentret måste det alltid finnas uppdaterade uppgifter om kundens inköp. När du expedierar läkemedel måste du se till att uppgifterna om expedieringen motsvarar den faktiska köptransaktionen (se Fel som upptäckts i ett inköp).
Ett felaktigt inköp ska rättas genast när felet upptäcks. Då kan uppgifterna om kundens hittills betalda initialsjälvrisk- och årssjälvriskbelopp korrigeras i förfrågningstjänsten och kunden får rätt ersättningar i framtiden. Rättelser ska alltid göras enligt systemleverantörens och FPA:s anvisningar.
Rättelse av inköpet under samma dygn
Du kan ta bort eller rätta uppgifterna om ett inköp som skickats till mottagningstjänsten fram till klockan 01.00 följande dygn utan att du behöver kontakta FPA. Observera att raderingar och rättelser av inköp som inverkar på uppgifterna om ersättning (till exempel läkemedelsmängd som ska expedieras, preparatets pris eller ersättningsklass) också kan inverka på uppgifterna om kundens hittills betalda initialsjälvrisk- och årssjälvriskbelopp i förfrågningstjänsten.
Lägg vikt vid följande:
- Radera eller rätta ett felaktigt inköp innan du skickar det på nytt eller gör ett nytt inköp.
- Hämta uppgifterna från förfrågningstjänsten på nytt när du börjar rätta ett felaktigt inköp.
- Du kan söka uppgifter om en kund i förfrågningstjänsten om direktersättningsuppgifter bara om kunden har gett sitt samtycke till det. Informera kunden om ändringarna.
Rättelse av inköpet i efterhand under samma dag
Det är fråga om kundens första läkemedelsinköp för året och du får från förfrågningstjänsten veta att kunden behöver betala 50 € i initialsjälvrisk och att det hittills betalda årssjälvriskbeloppet är 0 €. Kunden köper ett läkemedel som han eller hon behöver betala 65 € för. Du behandlar inköpet och kvitterar det som expedierat till kunden. Inköpet överförs till mottagningstjänsten och förfrågningstjänsten uppdateras genast med uppgiften om att kunden har betalat initialsjälvrisken och att det hittills betalda årssjälvriskbeloppet är 65 €.
Vid kassan märker kunden att han eller hon inte har råd att betala självrisken på 65 €. Ni kommer överens med kunden om att läkemedlet byts ut mot en mindre förpackning som kunden betalar 40 € för. Du öppnar inköpet för ny behandling. Du rättar inköpet och hämtar på nytt också uppgifterna i förfrågningstjänsten. Därefter markerar du inköpet som expedierat (= kvitterar inköpet) varvid inköpet åter överförs till mottagningstjänsten och uppgifterna om kundens självrisker åter uppdateras i förfrågningstjänsten (40 € har betalats i initialsjälvrisk, det hittills betalda årssjälvriskbeloppet är 40 €).
Rättelse av inköpet under följande dygn eller senare
- Ring FPA:s telefontjänst genast när du har upptäckt felet. Ange i telefon inköpets nummer, inköpsdatum, personbeteckning, uppgift som ska rättas och orsaken till rättelsen.
- På din begäran kommer FPA antingen att
- nollställa ersättningsuppgifterna för inköpet varvid du vid behov kan göra ett nytt inköp eller
- nollställa ersättningsuppgifterna för inköpet och passivera inköpet varvid du själv kan rätta inköpet och skicka samma inköp på nytt till FPA. (När FPA passiverar inköpet kan apoteket skicka det till mottagningstjänsten på nytt med samma inköpsnummer.)
Först efter dessa åtgärder kan du göra ett nytt inköp eller rätta ett tidigare inköp. FPA meddelar per telefon när inköpet nollställts och passiverats. När du rättar ett inköp ska du hämta kundens uppgifter på nytt från e-tjänsten för förfrågan om direktersättningsuppgifter så att uppgifterna om kundens hittills betalda självriskbelopp och ersättningar uppdateras korrekt i inköpet.
Vid behov kan FPA begära en skriftlig utredning över rättelsen av apoteket.
Förutom att FPA per telefon ger rättelsetillstånd informerar FPA apoteket om rättelsen också med ett brev.
Ingen kontakt mellan Receptcentret och FPA:s apoteksredovisningssystem
Observera att redovisningsuppgifterna om ett läkemedel som har expedierats med elektroniskt recept inte förmedlas till FPA:s direktersättningssystem via Receptcentret. Detta beror på att Receptcentret och FPA:s apoteksredovisningssystem är separata system. Om du direkt i Receptcentret korrigerar uppgifterna om en läkemedelsexpediering som ersättning betalats för (utan att uppgifterna om det egentliga inköpstillfället korrigeras) måste du anmäla de korrigerade uppgifterna separat till FPA. I oklara fall kan du kontrollera hos FPA om uppgifterna om inköpet som visas i apoteksredovisningssystemet är korrekta.