Tilaus kannattaa tehdä hyvissä ajoin. Kun teet tilauksen, se kirjataan välitysjärjestelmään. Tulkkihaku käynnistetään aikaisintaan 4 viikkoa ennen kuin tarvitset tulkkausta. Jos teet tilauksen aikaisemmin, se kirjataan järjestelmään ja otetaan käsittelyyn viimeistään 4 viikkoa ennen tulkkausta. Joissain tilanteissa tulkkihaku käynnistetään aiemmin (esim. jos tarvitset tulkkia ulkomaanmatkalle tai leirille).
Sinulle sopivaa tulkkia etsitään välitysjärjestelmän avulla. Palveluntuottajilla ja tulkeilla on järjestelmässä kalenteri, joka on auki aina vähintään 4 viikkoa eteenpäin. Vammaisten tulkkauspalvelukeskus näkee kalenterista tulkkien vapaat ajat ja sen, miten he ovat käytettävissä tulkkaustyöhön.
Jos sopiva tulkki on käytettävissä, hänet varataan sinulle. Jos tulkkeja ei ole käytettävissä, tilauksen käsittely kestää pidempään. Tulkin etsimistä voidaan jatkaa eri tavoilla, esimerkiksi laajentamalla hakua alueellisesti tai kysymällä palveluntuottajilta, löytyisikö tilaukseen tulkkia.
Jos tulkkia ei kaikesta huolimatta löydy, sinulle ilmoitetaan mahdollisimman pian.
Kun välittäjä ottaa tulkkitilauksen käsittelyyn, hän näkee sen hetken tulkkitilanteen. Esimerkiksi jos kaikki oman tulkkilistasi tulkit ovat tilauksen käsittelyhetkellä lomalla etkä halua tilaukseesi muita tulkkeja, tilaukseen ei löydy tulkkeja. Tämä ilmoitetaan sinulle hyvissä ajoin siksi, että voit tarvittaessa tehdä muutoksia suunnitelmiisi.
Jos haluat, tulkkihakua voidaan kuitenkin vielä jatkaa. Tällöin Kela etsii tulkkia siihen saakka, kun viimeistään tarvitset tiedon tulkista. Tulkki voi löytyä myöhemmin, jos tulkki esimerkiksi päättää, ettei haluaakaan olla lomalla tai vapaalla.
Sinulle välitetään tulkki joko omalta tulkkilistalta tai ilmoittamiesi asiakastietojen perusteella. Asiakkaiden tarpeissa ja tiedoissa on eroja, jotka voivat vaikuttaa tilaukseen.
Asiakkaiden yhteydenotot ja tilaukset käsitellään alueittain. Käsittelyjärjestykseen vaikuttaa esimerkiksi se, onko tilaus kiireellinen. Vammaisten tulkkauspalvelukeskus käsittelee kaikki tilaukset mahdollisimman nopeasti huomioiden mm. tilauksen alkamisajankohdan.
Kela voi valita tilaukseen vain sellaisen tulkin, joka on ilmoittanut olevansa käytettävissä. Joskus tulkki ei ole käytettävissä tai hänet on jo varattu toisen asiakkaan tilaukseen. Tulkit ja heidän työnantajansa päättävät, miten paljon tulkit tekevät tulkkaustyötä ja miten paljon pitävät vapaata. Palveluntuottaja on kuitenkin sitoutunut tuottamaan tulkkausta Kelalle tekemänsä tarjouksen mukaisesti. Kelan ja palveluntuottajien välinen sopimus edellyttää, että tulkin tulee olla käytettävissä myös iltaisin ja viikonloppuisin.
Tulkki voi myös palauttaa tilauksen Vammaisten tulkkauspalvelukeskukseen tai kieltäytyä vastaanottamasta työtä, jos hänelle tulee este tai hän kokee tilauksen liian haastavana.
Kun teet tilauksen, on tärkeää, että kerrot, mihin tarvitset tulkkausta ja miten pitkäksi aikaa. Tulkkauspalvelun järjestäminen edellyttää aina, että tiedät tarpeesi etukäteen. Voit ilmoittaa tarpeesi esim. näin: ”vakuutusyhtiössä käynti”, ”koulun kevätjuhla”.
Vammaisten tulkkauspalvelukeskus arvioi tilauksesi perusteella, miten tulkkaus kannattaa järjestää ja miten monta tulkkia tilaukseesi tarvitaan. Tilauksessa pitää ilmoittaa tilanne ja tulkkauksen tarve sekä aika ja paikka, jossa tapaa tulkin. Näin oikea tulkki löytää oikeaan paikkaan ja tietää, miten tilanteessa toimitaan.
Vaativiin tulkkaustilanteisiin voi tarvita 2 tulkkia. Vaativia tulkkaustilanteita ovat esimerkiksi teatteriesitykset ja kongressit.
Tulkkauspaikan osoite pitää ilmoittaa myös siksi, että tilaus voidaan kirjata välitysjärjestelmään. Kela ei saa tietoja tulkilta. Myös tulkin työnantaja tarvitsee tiedon.
Jos sinulla on henkilökohtainen tulkkilista, voit nimetä tietyn tulkin esimerkiksi harrastukseen. Näin voit itse vaikuttaa siihen, että paikalle tulee tulkki, joka tietää, miten toimia.
Jos sinulla on hätätilanteeseen liittyvä kiireellinen tulkkauksen tarve, voit ottaa yhteyttä suoraan tulkkiin tai palveluntuottajaan kaikkina vuorokaudenaikoina ja viikonpäivinä (myös pyhäpäivinä). Näin voit toimia myös Vammaisten tulkkauspalvelukeskuksen ollessa auki. Hätätilanteeseen liittyvä kiireellinen tulkkauksen tarve tarkoittaa äkillisesti syntynyttä tilannetta, jossa asiakkaan tai hänen lähisukulaisensa henki, omaisuus tai turvallisuus on uhattuna.
Kannattaa etukäteen selvittää, onko käyttämäsi tulkki käytettävissä kiireellisiin tilanteisiin, ja tallentaa yhteystiedot.
Hätätilanteessa hätäilmoituksen voi tehdä tekstiviestillä suoraan hätäkeskukseen.
Jos huomaat tulkkaustilanteessa, että tarvitset tulkkausta pidemmäksi aikaa kuin osasit ennalta arvioida, voit ottaa yhteyttä Vammaisten tulkkauspalvelukeskukseen ja tehdä uuden tilauksen ylimenevälle ajalle.
Jos tilattu tulkkausaika ylittyy henkeen, terveyteen, turvallisuuteen, työhön, viranomaisasiointiin tai muuhun vastaavaan liittyvän tilanteen vuoksi, tulkki voi jatkaa tulkkausta, ellei hänellä ole alkamassa toista tulkkaustilausta. Asiakkaan ei näissä tilanteissa tarvitse tehdä uutta tilausta. Kela korvaa palveluntuottajalle ylimenneen ajan.
Tulkin saaminen ei riipu siitä, kuka tilauksen välittää. Kaikkiin tilauksiin etsitään tulkkia huolellisesti. Välittäjät noudattavat tilausten välityksen ohjetta, kun he etsivät tulkkia tilaukseen. Joskus vapaana olevien tulkkien määrä voi muuttua nopeastikin, koska tulkit merkitsevät järjestelmään eri aikoina, milloin he ovat käytettävissä. Tilanne saattaa muuttua esimerkiksi sen jälkeen, kun tilaukseen on yritetty löytää tulkkia ensimmäisen kerran.
Et voi tilata tulkkia kuulevalle ystävällesi, koska hänellä ei ole oikeutta tulkkauspalveluun. Oikeus tulkkauspalveluun perustuu lakiin, ja sen voi saada kuulo-, kuulonäkö- tai puhevammainen henkilö, joka tarvitsee tulkkauspalvelua kommunikoidakseen muiden henkilöiden kanssa.
Voit tilata yleisötulkkausta tapahtumaan, jos olet tapahtuman yhteyshenkilö. Yhteyshenkilön pitää toimittaa saamansa valtuutukset tulkkauspalveluun oikeutetuilta asiakkailta Vammaisten tulkkauspalvelukeskukseen .
Kun yhteyshenkilö tilaa tulkit, hänen pitää ilmoittaa
- tulkkausmenetelmät (esim. viittomakielen tulkkaus, viitotun puheen tulkkaus tai kirjoitustulkkaus)
- tulkkauksen ajankohdat (päivät ja kellonajat)
- arvion, kuinka monta tulkkia tarvitaan
- tapahtuman sisällön (ohjelma, kurssiohjelma tms.)
- ehdotuksen tilaisuuden tulkkausjärjestelyistä.
Voit pyytää ennen synnytystä, että sinulle muodostetaan varallaolorinki. Varallaolorinki on ryhmä tulkkeja, jotka päivystävät neljän viikon ajan niin, että päivystys alkaa kaksi viikkoa ennen laskettua aikaa ja päättyy kaksi viikkoa sen jälkeen. Päivystysvuorossa oleva tulkki tulee mukaan synnytykseen tulkkaamaan. Varallaolorinki tilataan Vammaisten tulkkauspalvelukeskuksesta samaan tapaan kuin muutkin tilaukset. Varallaolorinki voidaan muodostaa tulkkauspalveluun oikeutetulle odottavalle äidille tai synnyttäjän puolisolle.
Ilmoita tilausta tehdessäsi
- kenelle varallaolorinki muodostetaan
- toivetulkit
- laskettu aika
- synnytyssairaalan osoite.
Jos lääkäri on todennut, että ennenaikainen synnytys on mahdollinen, varallaolo voidaan aloittaa 4 viikkoa ennen laskettua aikaa.
Jos sinulla ei ole toivetulkkeja, Vammaisten tulkkauspalvelukeskus etsii varallaolorinkiisi sopivat tulkit. Varallaoloringissä olevat tulkit ovat valmiudessa myös silloin, kun Vammaisten tulkkauspalvelukeskus on kiinni. Voit siis ottaa yhteyttä suoraan päivystysvuorossa olevaan tulkkiin. Muina aikoina voit tehdä tilauksen normaalisti. Tilaukseen pyritään aina järjestämään tulkki varallaoloringistä.Jos sinulle ilmoitetaan, että tilaukseesi välitetty tulkki on estynyt, hänen tilanteensa on muuttunut eikä hän pääsekään tulemaan. Tulkki voi estyä monesta syystä. Hän voi esimerkiksi sairastua tai hänen autonsa voi rikkoutua matkalla tulkkaukseen. Kela ei voi valitettavasti kertoa tulkin puolesta syytä estymiseen.
Tulkki voi vaihtua monesta syystä. Joskus tulkki on sairastunut tai hänelle on tullut muu este. Joskus Kela joutuu vaihtamaan tulkin, jotta jokaiselle asiakkaalle saadaan tulkki.
Tilaukseesi pyritään aina välittämään oman tulkkilistasi tulkki. Jos oman tulkkilistasi tulkit eivät ole käytettävissä, sinulla voidaan välittää joku muu vapaa tulkki. Vammaisten tulkkauspalvelukeskus tarvitsee kuitenkin sinulta luvan ja kysyy siksi, voidaanko tilaukseesi välittää tulkkilistan ulkopuolinen tulkki. Jos vastaat kyllä, tulkin hakua voidaan jatkaa.
Jos sinulle sopii, että tulkkia voidaan aina tarvittaessa etsiä myös listan ulkopuolelta, voit ilmoittaa siitä Vammaisten tulkkauspalvelukeskukseen, jolloin sinulta ei kysytä lupaa uudestaan.
Joskus tulkki voi tarvita perehdytystä asiakkaan kommunikaatioon. Tämä koskee useimmiten puhevammaisia asiakkaita. Esimerkiksi jos tulkki ei ole aiemmin tulkannut sinulle, on hyvä, että hän tutustuu sinuun ja kommunikaatioosi ennen tulkkausta. Näin hän varmistaa sen, että hän pystyy tulkkaamaan sinua.
Asiakas voi puolestaan perehtyä siihen, miten tulkkauspalvelu toimii. Jos olet uusi asiakas ja haluat ymmärtää, miten palvelu toimii, voit pyytää Vammaisten tulkkauspalvelukeskusta järjestämään sinulle perehdytystä. Saat sitä tulkeilta. He kertovat, mitä tulkkauspalvelu on, miten se toimii ja mihin sitä voi käyttää. Tulkit tulevat toivomaasi paikkaan, esimerkiksi kotiisi. Perehtyminen ei ole pakollista: palvelun käytön voi aloittaa myös ilman sitä.