Arbetsordning för Folkpensionsanstalten från och med 1.3.2016

Med stöd av 7 § 1 mom. 3 punkten i lagen om Folkpensionsanstalten (17.8.2001/731) har följande arbetsordning fastställts för Folkpensionsanstalten (nedan FPA).

1 §
FPA:s förvaltningsstruktur och förvaltningsorgan

I lagen om Folkpensionsanstalten stadgas om FPA:s förvaltningsstruktur och förvaltningsorgan. FPA har sex resultatenheter. I resultatenheterna ingår enheter. Ett försäkringsdistrikt jämställs med en enhet. I enheterna kan det ingå handläggningscenter, kompetenscenter och grupper. I grupperna kan det ingå team. FPA:s lokalförvaltning utgörs av fem försäkringsdistrikt som ingår i Resultatenheten för förmånstjänster. För FPA:s resultatenheter uppställs resultatmål och fastställs en arbetsordning.  

2 §
Ledarskap

Styrelsen leder och utvecklar FPA:s verksamhet enligt vad som stadgas i lagen om Folkpensionsanstalten.

Om generaldirektörens uppgifter stadgas i lagen om Folkpensionsanstalten och i 3 § och 5 § i denna arbetsordning. Styrelsen beslutar om arbetsfördelningen mellan generaldirektören och direktörerna.

3 §
Resultatstyrning

Generaldirektören bereder årligen FPA:s verksamhets- och ekonomiplan för beslut av styrelsen.

På basis av verksamhets- och ekonomiplanen ingår styrelsen resultatavtal med generaldirektören. Generaldirektören ingår resultatavtal med de resultatenheter som denna fått ansvaret för, och varje direktör ingår resultatavtal med de resultatenheter som direktören i fråga fått ansvaret för.

Beträffande uppnåendet av de mål som överenskommits i ett resultatavtal rapporterar generaldirektören till styrelsen, direktörerna till generaldirektören och resultatenheternas direktörer till generaldirektören och direktörerna.

4 §
Föredragning av ärenden i styrelsen

Generaldirektören föredrar ärendena för styrelsen. Generaldirektören kan också delegera uppgiften att föredra ett ärende.

Styrelsen beslutar om rätten att närvara vid dess sammanträden.

5 §
Generaldirektörens uppgifter

Utöver vad som stadgats om generaldirektörens uppgifter i 9 § 3 mom. i lagen om Folkpensionsanstalten och i 3 § i denna arbetsordning, ansvarar generaldirektören för FPA:s strategiska ledning och utveckling samt för de enheter som styrelsen tilldelat generaldirektören ansvaret för och för de ärenden som hänför sig till dessa.

Generaldirektören beslutar om arbetsordningarna för de enheter som denna har ansvaret för samt, på föredragning av direktörerna, om arbetsordningarna för övriga resultatenheter. Vid oklarhet om vilken resultatenhet som ska ha ansvaret för ett visst ärende avgörs behörighetsfrågan av generaldirektören.

Generaldirektören beslutar om FPA:s processer som helhet.

6 §
Direktörernas uppgifter

Direktörerna ansvarar för ledningen och planeringen för de resultatenheter för vilka de tilldelats ansvaret av styrelsen och för de ärenden som hänför sig till dessa. Direktörerna rapporterar till generaldirektören.

Direktörerna är ställföreträdare för varandra i enlighet med styrelsens beslut. Ställföreträdare för generaldirektören är den direktör som utsetts för uppgiften.

7 §
Ledningsgrupper

FPA:s ledningsgrupp och FPA:s utvidgade ledningsgrupp verkar under ledning av generaldirektören. I ledningsgruppen ingår generaldirektören, direktörerna och av generaldirektören utsedda medlemmar. Ledningsgruppen handlägger centrala ärenden som ska föredras för styrelsen, liksom även andra ärenden som kräver en vidare granskning utöver den ifrågavarande verksamhetssektorn.

I den utvidgade ledningsgruppen ingår utöver medlemmarna i ledningsgruppen även direktörerna för resultatenheterna och andra av generaldirektören utsedda medlemmar. Den utvidgade ledningsgruppen behandlar ärenden och riktlinjer som gäller FPA samt fungerar som stöd för generaldirektören och direktörerna.

Varje resultatenhet har en egen ledningsgrupp, vars uppgifter definieras närmare i respektive arbetsordning.

8 §
Samarbete vid beredningen av ärenden

Det processinriktade arbetssättet vid FPA förutsätter ett välfungerande samarbete över enhetsgränserna. Vid beredningen av ärenden ska resultatenheterna och personalen hålla kontakt genom att förhandla och informera och på andra lämpliga sätt.

Direktören för den resultatenhet som ansvarar för beredningen ska se till att reglerna och bestämmelserna om samarbete följs vid beredningen av ärenden.

9 §
Servicenät  

Styrelsen beslutar om försäkringsdistrikten samt om inrättande och indragning av serviceställen.  
Direktören för Resultatenheten för kundrelationstjänster beslutar om samservice och andra serviceformer.  

10 §
FPA:s resultatenheter

FPA har följande resultatenheter:

  1. Resultatenheten för kundrelationstjänster   
  2. Resultatenheten för förmånstjänster    
  3. Resultatenheten för utvecklingstjänster   
  4. Resultatenheten för ICT-tjänster          
  5. Resultatenheten för gemensamma tjänster     
  6. Resultatenheten för stabstjänster 

11 §
Internrevisionen

Internrevisionen lyder under generaldirektören. Instruktionen för internrevisionen fastställs av styrelsen.

12 §
Ansvarsområdena och de funktionella helheterna för Resultatenheten för kundrelationstjänster 

Resultatenheten för kundrelationstjänster ansvarar för att kundservicen i alla servicekanaler är smidig och av hög kvalitet och för rådgivning och handledning för kunderna enligt deras behov.  

De funktionella helheterna för Resultatenheten för kundrelationstjänster är:  

  1. ledning och utveckling av kundrelationerna
  2. ledning och utveckling av servicen
  3. kundservicen i olika servicekanaler och vid olika sätt att uträtta ärenden  
  4. kommunikationen till kunder, samarbetspartner och intressentgrupper

13 §
Ansvarsområdena och de funktionella helheterna för Resultatenheten för förmånstjänster  

Resultatenheten för förmånstjänster ansvarar för att handläggningen av förmånsärenden håller hög kvalitet, är smidig, enhetlig och effektiv och svarar mot kundernas behov samt för att aktivt ge kundorienterade förslag till utveckling av förmånslagstiftningen.

De funktionella helheterna för Resultatenheten för förmånstjänster är:  

  1. ledning och utveckling av förmånsprocesserna
  2. förmånshandläggning och avgörandearbete samt ledning och utveckling av dessa
  3. fastställande och utveckling av förmånsprodukternas innehåll
  4. uppgörande av förslag till utveckling av förmånslagstiftningen. 

14 §
Ansvarsområdena och de funktionella helheterna för Resultatenheten för utvecklingstjänster   

Resultatenheten för utvecklingstjänster ansvarar för att kund- och förmånsprocesserna samt datasystemen och tjänsterna i anslutning till dem utvecklas och fortlöpande förbättras på ett kundnära och kostnadseffektivt sätt och för hanteringen av projektverksamheten.
 
De funktionella helheterna för Resultatenheten för utvecklingstjänster är:  

  1. utveckling och fortlöpande förbättring av kund- och förmånsdatasystemen samt de processer och tjänster som ansluter sig till dem
  2. hantering av projektverksamheten
  3. dataförvaltningsfunktionerna
  4. arkitekturer samt metoder och redskap för utveckling av verksamheten  
  5. utveckling av informationsutbyte och dataresurser
  6. kvalitetssäkring och testning
  7. beställaransvar för datasystemen.       

15 §
Ansvarsområdena och de funktionella helheterna för Resultatenheten för ICT-tjänster 

Resultatenheten för ICT-tjänster ansvarar för att ICT-tjänster levereras till kunderna, intressentgrupperna och personalen på ett ansvarsfullt och kostnadseffektivt sätt.
      
De funktionella helheterna för Resultatenheten för ICT-tjänster är:  

  1. ledning och utveckling av ICT-tjänster
  2. beställarsamarbete
  3. ICT-serviceproduktion  
  4. ICT-anskaffningar och -avtal

Vid Resultatenheten för ICT-tjänster verkar enheten för Kanta-tjänster, vars uppgift är att ansvara för utveckling och underhåll av de riksomfattande informationssystemstjänsterna för social- och hälsovården.     

16 §
Ansvarsområdena och de funktionella helheterna för Resultatenheten för gemensamma tjänster 

Resultatenheten för gemensamma tjänster ansvarar för att gemensamma tjänster som möjliggör verksamheten produceras och levereras på ett ekonomiskt och effektivt sätt utgående från kundernas behov.
 
De funktionella helheterna för Resultatenheten för gemensamma tjänster är:  

  1. ledning och utveckling av gemensamma tjänster  
  2. förvaltnings- och lokaltjänster
  3. upphandlings- och juridiska tjänster  
  4. personaltjänster  
  5. ekonomiska tjänster
  6. tjänster för produktion av fakta och information.  

17 §
Ansvarsområdena och de funktionella helheterna för Resultatenheten för stabstjänster

Resultatenheten för stabstjänster ansvarar för tjänster som stöder ledarskapet vid genomförandet av FPA:s strategi och säkerställandet av ett lyckat helhetsresultat samt stöder ledningen i det strategiska ledandet av tjänsterna.

De funktionella helheterna för Resultatenheten för stabstjänster är:  

  1. ledning och utveckling av FPA  
  2. ekonomi och personal
  3. resultatstyrning
  4. samhällelig påverkan och kommunikation  
  5. juridiska ärenden, förvaltningsorgan och säkerhet.     

18 §
Resultatenheternas organisation och uppgifter

Om resultatenheternas organisation och uppgifter finns närmare bestämmelser i arbetsordningen för respektive resultatenhet.

19 §
Uppgifter och behörighetsvillkor för resultatenheternas direktörer

Direktören för en resultatenhet ansvarar för ledningen av resultatenhetens verksamhet och för planeringen och utvecklandet i fråga om de ärenden som resultatenheten har ansvaret för. Direktören för Resultatenheten för stabstjänster och chefen för internrevisionen rapporterar till generaldirektören. Direktörerna för de övriga resultatenheterna rapporterar till direktören för respektive verksamhetsområde.

Det kan dessutom ingå bestämmelser om rapportering i resultatenhetens egen arbetsordning.  
Direktören för en resultatenhet ska ha avlagt en lämplig högre högskoleexamen och vara förtrogen med resultatenhetens verksamhetsområde och med ledningsuppgifter.

De bestämmelser som gäller direktörerna för resultatenheterna tillämpas även på chefen för internrevisionen.

20 §
Enhetschefernas uppgifter och behörighetsvillkor

Chefen för en enhet ansvarar för ledningen av enhetens verksamhet och för planeringen och utvecklandet i fråga om de ärenden som enheten har ansvaret för. Chefen för en enhet rapporterar till direktören för respektive resultatenhet.

Chefen för en enhet ska ha avlagt en lämplig högre högskoleexamen och vara förtrogen med enhetens verksamhetsområde och med ledningsuppgifter. De bestämmelser som gäller cheferna för enheterna tillämpas även på direktörerna för försäkringsdistrikten.  

21 §
Behörighetsvillkor för andra anställda

Om behörighetsvillkoren för andra anställda än dem som nämns i 19–20 § bestäms separat.   

22 §
Bestämmande av behörighet i vissa fall

Ett ärende som hänför sig till två eller flera resultatenheters uppgiftsområde handläggs vid den enhet till vars uppgiftsområde ärendet huvudsakligen hör. Resultatenheterna kan i ett enskilt ärende eller en enskild grupp av ärenden komma överens om en arbetsfördelning som avviker från denna arbetsordning, om detta är ändamålsenligt med tanke på handläggningen av ärendet.

När ett ärende som ska handläggas vid en resultatenhet även rör en annan enhets verksamhet, ska vid beredningen av ärendet förhandlingar föras med enheten i fråga.

23 §
Föredragning av ärenden

FPA:s administrativa beslut fattas på föredragning i enlighet med bestämmelserna i styrelsens beslut om behörighet i administrativa ärenden. Ett ärende kan föredras av en anställd som utsetts till föredragande av generaldirektören, en direktör eller en direktör för en resultatenhet.

24 §
Information till generaldirektören

Generaldirektören ska hållas informerad om alla viktiga ärenden som hänför sig till FPA:s verksamhet.

25 §
Ikraftträdande  

Denna arbetsordning träder i kraft den 1 mars 2016. Genom denna arbetsordning upphävs den arbetsordning som utfärdats den 11 juni 2015.  

Sådana nödvändiga åtgärder som verkställigheten av arbetsordningen förutsätter får vidtas innan den träder i kraft.