Arbetsordning för Folkpensionsanstalten från och med 1.6.2022

Med stöd av 7 § 1 mom. 3 punkten i lagen om Folkpensionsanstalten (17.8.2001/731) har följande arbetsordning fastställts för Folkpensionsanstalten (nedan FPA). 

1 § FPA:s förvaltningsstruktur och förvaltningsorgan

I lagen om Folkpensionsanstalten stadgas om FPA:s förvaltningsstruktur och förvaltningsorgan.

FPA har fem resultatenheter och två verksamhetsenheter.

I resultatenheterna ingår enheter. En verksamhetsenhet jämställs med en enhet. I enheterna kan det ingå center och grupper. I grupperna kan det ingå team. 

För FPA:s resultatenheter uppställs mål i samband med gemensamma överenskommelser och en arbetsordning fastställs. För verksamhetsenheterna fastställs verksamhetsmål och en arbetsordning.  

2 § Ledarskap

Styrelsen leder och utvecklar FPA:s verksamhet enligt vad som stadgas i lagen om Folkpensionsanstalten.

Om generaldirektörens uppgifter stadgas i lagen om Folkpensionsanstalten och i 3 § och 5 § i denna arbetsordning. Styrelsen beslutar om arbetsfördelningen mellan generaldirektören och direktörerna.

3 § Gemensamma överenskommelser och gemensamma mål

Generaldirektören bereder årligen FPA:s verksamhets- och ekonomiplan för beslut av styrelsen.

Styrelsen kommer överens med generaldirektören om genomförandet av verksamhets- och ekonomiplanen samt gör upp ett resultatavtal tillsammans med honom eller henne. Under generaldirektörens ledning avtalas med direktörerna och resultatenheterna om hur de gemensamma målen ska uppnås.

Beträffande uppnåendet av de mål som överenskommits rapporterar generaldirektören till styrelsen, direktörerna till generaldirektören och resultatenheternas direktörer till generaldirektören och direktörerna.

4 § Föredragning av ärenden i styrelsen

Generaldirektören föredrar ärendena för styrelsen. Generaldirektören kan också delegera uppgiften att föredra ett ärende.

Styrelsen beslutar om rätten att närvara och yttra sig vid dess sammanträden.

5 § Generaldirektörens uppgifter

Utöver vad som stadgats om generaldirektörens uppgifter i 9 § 3 mom. i lagen om Folkpensionsanstalten och i 3 § i denna arbetsordning, ansvarar generaldirektören för FPA:s strategiska ledning och utveckling samt för de enheter som styrelsen tilldelat generaldirektören ansvaret för och för de ärenden som hänför sig till dessa.

Generaldirektören beslutar om arbetsordningarna för de enheter som denna har ansvaret för samt, på föredragning av direktörerna, om arbetsordningarna för övriga resultatenheter. Vid oklarhet om vilken resultatenhet eller verksamhetsenhet som ska ha ansvaret för ett visst ärende avgörs behörighetsfrågan av generaldirektören.

Generaldirektören beslutar om FPA:s processer som helhet.

6 § Direktörernas uppgifter

Direktörerna ansvarar för ledningen och planeringen för de resultatenheter för vilka de tilldelats ansvaret av styrelsen och för de ärenden som hänför sig till dessa. Direktörerna rapporterar till generaldirektören.

Direktörerna är ställföreträdare för varandra i enlighet med styrelsens beslut. Ställföreträdare för generaldirektören är den direktör som utsetts för uppgiften.

7 § Ledningsgrupper   

FPA:s ledningsgrupp verkar under ledning av generaldirektören. 

Ledningsgruppen består av generaldirektören, direktörerna, direktörerna för resultatenheterna, direktörerna för verksamhetsenheterna och andra av generaldirektören utsedda medlemmar. 

Ledningsgruppen bereder enligt styrelsens riktlinjer FPA:s vision, strategi och en enhetlig syn på de strategiska målen som stöd för generaldirektören. Ledningsgruppen säkerställer genomförandet av de strategiska målen och FPA:s lyckade helhetsresultat. Dessutom behandlar ledningsgruppen de centrala ärenden som föredras för styrelsen, de riktlinjer som gäller FPA och andra ärenden som kräver en mer omfattande granskning än det enskilda verksamhetsområdet samt fungerar som stöd för generaldirektören och direktörerna.

Varje resultatenhet och verksamhetsenhet har sin egen ledningsgrupp.  

8 § Samarbete vid beredningen av ärenden

FPA:s arbetssätt förutsätter ett välfungerande samarbete över enhetsgränserna.  Vid beredningen av ärenden ska resultatenheterna, verksamhetsenheterna och personalen hålla kontakt genom att förhandla och informera och på andra lämpliga sätt.

Direktören för den resultatenhet eller verksamhetsenhet som ansvarar för beredningen ska se till att reglerna och bestämmelserna om samarbete följs vid beredningen av ärenden.

9 § Servicenät  

Styrelsen beslutar om kriterierna för upprätthållandet av serviceställen. Generaldirektören beslutar om ordnandet och utvecklandet av tjänstehelheten efter att ha hört samarbetsdelegationen i enlighet med de kriterier som styrelsen har godkänt om ordnandet och utvecklandet av tjänstehelheten. Generaldirektören rapporterar årligen till styrelsen om ordnandet av servicehelheten för bedömning av riktlinjerna. 

Direktören för resultatenheten för närservice till kunder beslutar om samservice och andra serviceformer. 

10 § FPA:s resultatenheter och verksamhetsenheter

FPA har följande resultatenheter:

  1. resultatenheten för närservice till kunder
  2. resultatenheten för riksomfattande kundrelationstjänster
  3. resultatenheten för IT-tjänster
  4. resultatenheten för informationstjänster
  5. resultatenheten för gemensamma tjänster.

Dessutom har FPA två funktionella enheter: enheten för ledningsstöd och kommunikationsenheten. De lyder under generaldirektören. Generaldirektören fastställer en verksamhets- och ekonomiplan för dem.

11 § Internrevisionen 

Internrevisionen lyder under generaldirektören. Instruktionen för internrevisionen fastställs av styrelsen.

12 § Ansvarsområden för resultatenheten för närservice till kunder 

Resultatenheten för närservice till kunder ansvarar för ordnandet och genomförandet av den personliga kundservicen och det servicenät som ansluter sig till den samt för separat avtalad skötsel av kundrelationer och förmånshandläggning. Resultatenheten ansvarar för utvecklingen av tjänsterna, kundrelationerna och servicekanalerna tillsammans med resultatenheten för riksomfattande kundrelationstjänster.

13 § Ansvarsområden för resultatenheten för riksomfattande kundrelationstjänster

Resultatenheten för riksomfattande kundrelationstjänster ansvarar för de kundrelationer som sköts på riksnivå, för riksomfattande behandling av förmåner, för webbtjänsterna och för utarbetandet av förslag till utveckling av förmånslagstiftningen. Resultatenheten ansvarar för utvecklingen av tjänsterna, kundrelationerna och servicekanalerna tillsammans med resultatenheten för närservice till kunder.

14 § Ansvarsområden för resultatenheten för IT-tjänster

Resultatenheten för IT-tjänster ansvarar för produktion, utveckling och underhåll av IT-tjänster som FPA:s verksamhet förutsätter i samarbete med andra enheter vid FPA. Resultatenheten producerar IT-tjänster utgående från lagstiftning och avtal också för andra aktörer enligt avtal som ingåtts av FPA. Resultatenheten möjliggör FPA:s verksamhet i samhället genom att ansvara för kontinuiteten, driftssäkerheten och säkerheten när det gäller FPA:s IT-tjänster.

15 § Ansvarsområden för resultatenheten för informationstjänster

Resultatenheten för informationstjänster ansvarar för styrning och utveckling av informationshanteringen och dataarkitekturen. Resultatenheten ansvarar för gemensamma datalager, register och förädling av dem, för nationellt och internationell datautbyte samt för utvecklingen av informationstjänsternas kundrelationer och servicekanaler. Resultatenheten producerar tjänster för kunskapsbaserad ledning, forskning, statistikföring, datamaterial och analys för samhällets och FPA:s behov. Resultatenheten ansvarar för Kanta-tjänsterna och informationstjänster inom social- och hälsovården.

16 § Ansvarsområden för resultatenheten för gemensamma tjänster

Resultatenheten för gemensamma tjänster ansvarar för att producera och utveckla tjänster som möjliggör verksamheten i FPA:s enheter och de FPA-anställdas arbete, välbefinnande och utveckling. Därtill ansvarar enheten för säkerheten och beredskapen vid FPA. Resultatenheten producerar centrala tjänster i anslutning till FPA:s förmånsverksamhet, till exempel utbetalningar och indrivning.

17 § Ansvarsområden för enheten för ledningsstöd  

Enheten för ledningsstöd ansvarar för tjänster för strategisk ledning, som möjliggör genomförande av FPA:s strategi och strategisk ledning av personal och ekonomi samt kunskapsbaserad ledning. Enheten ansvarar för strategiska tjänster gällande arbetsgivarverksamhet, hållbarhet och placeringsverksamhet och producerar lagstadgade administrativa tjänster och tjänster gällande samhällsrelationer som stöd för ledningen.   

18 § Ansvarsområden för kommunikationsenheten

Kommunikationsenheten ansvarar för strategisk kommunikation, riktlinjer för kommunikation och stöd för ledningens och enheternas kommunikation. Enheten ansvarar för den centraliserade kommunikationen till FPA-anställda, kunder, samarbetspartner och intressentgrupper samt för utvecklingen av kommunikationskanaler och medier. Kommunikationen planeras och genomförs i samarbete med de andra enheterna.

19 § Resultatenheternas och verksamhetsenheternas organisation och uppgifter 

Närmare bestämmelser om resultatenheternas och verksamhetsenheternas organisation och uppgifter finns i arbetsordningen för resultatenheten och verksamhetsenheten.

20 § Uppgifter och behörighetsvillkor för resultatenheternas direktörer

Direktören för en resultatenhet ansvarar för ledningen av resultatenhetens verksamhet och för planeringen och utvecklandet i fråga om de ärenden som resultatenheten har ansvaret för. Chefen för internrevisionen rapporterar till generaldirektören; direktörerna för resultatenheterna rapporterar till direktören för respektive verksamhetsområde.

Det kan dessutom ingå bestämmelser om rapportering i resultatenhetens egen arbetsordning. 

Direktören för en resultatenhet ska ha avlagt en lämplig högre högskoleexamen och vara förtrogen med resultatenhetens verksamhetsområde och med ledningsuppgifter.

De bestämmelser som gäller direktörerna för resultatenheterna tillämpas även på chefen för internrevisionen.

21 § Uppgifter och behörighetsvillkor för direktörer för verksamhetsenheter och för enhetschefer

Direktörer för verksamhetsenheter och enhetschefer ansvarar för ledningen av enhetens verksamhet och för planeringen och utvecklandet i fråga om de ärenden som enheten har ansvaret för. Chefen för en enhet rapporterar till direktören för respektive resultatenhet. Direktören för en verksamhetsenhet rapporterar till generaldirektören. Det kan dessutom ingå bestämmelser om rapportering i verksamhetsenhetens arbetsordning.

Direktörer för verksamhetsenheter och enhetschefer ska ha avlagt en lämplig högre högskoleexamen och vara förtrogna med enhetens verksamhetsområde och med ledningsuppgifter.

De bestämmelser som gäller cheferna för enheterna tillämpas även på direktörerna för serviceenheterna 

22 § Behörighetsvillkor för andra anställda

Om behörighetsvillkoren för andra anställda än dem som nämns i 20–21 § bestäms separat.  

23 § Bestämmande av arbetsfördelning i särskilda fall

Viktiga ärenden som hör till två eller flera resultatenheters eller verksamhetsenheters uppgiftsområde behandlas i FPA:s ledningsgrupp.

Resultatenheterna och verksamhetsenheterna kan i ett enskilt ärende eller en enskild grupp av ärenden komma överens om en arbetsfördelning som avviker från denna arbetsordning, om detta är ändamålsenligt med tanke på handläggningen av ärendet.

När ett ärende som ska handläggas vid en resultatenhet eller en verksamhetsenhet även rör en annan enhets verksamhet, ska vid beredningen av ärendet förhandlingar föras med enheten i fråga.

24 § Föredragning av ärenden

FPA:s administrativa beslut fattas huvudsakligen i föredragning i enlighet med bestämmelserna i styrelsens beslut om behörighet i administrativa ärenden. Utan föredragning kan ett ärende avgöras om ärendet inte har någon vittomfattande betydelse och det grundar sig på vedertagen praxis vid FPA. Ett ärende kan föredras av en anställd som utsetts till föredragande av generaldirektören, en direktör, en direktör för en resultatenhet eller en direktör för en verksamhetsenhet.

25 § Ikraftträdande 

Denna arbetsordning träder i kraft den 1 juni 2022. Genom denna arbetsordning upphävs den arbetsordning som utfärdats den 16 december 2021.

Sådana nödvändiga åtgärder som verkställigheten av arbetsordningen förutsätter får vidtas innan den träder i kraft.