Rapporter och fakturering
Tolkarna ska rapportera utförda tolkningsuppdrag, studietolkningsuppdrag och eventuella kostnader som uppkommit för annullerade beställningar i förmedlingssystemet genast efter utfört tolkningsuppdrag. Serviceproducenten fakturerar FPA per kalendermånad utgående från serviceproducentens månadsrapport från förmedlingssystemet.
Vid problem med rapporteringen bör du ta kontakt på adressen vatu.tukipalvelut@kela.fi.
Serviceproducentens månadsrapport
Serviceproducenten ska som bilaga till fakturan skriva ut serviceproducentens månadsrapport. Av månadsrapporten framgår alla beställningar under föregående månad. Rapporten kan skrivas ut från förmedlingssystemet.
FPA låser föregående månads beställningar den 6 dagen i varje månad. Efter att beställningarna låsts kan rapporteringen av beställningarna inte längre ändras. Serviceproducenten kan skriva ut månadsrapporten från förmedlingssystemet tidigast den 7 dagen i månaden.
Serviceproducenten ska se till att de tolkar som arbetar för serviceproducenten rapporterar sina tolkningsuppdrag från föregående månad i god tid innan beställningarna låses. Serviceproducenten ska också se till att rapporterna är korrekta innan de låses.
Serviceproducenten kan låsa de beställningar som denne granskat redan före den dag FPA låser beställningarna, och då kan tolken inte längre ändra rapporteringen. Serviceproducenten kan inte öppna beställningar som låsts.
Dokumentering av studietolkningsuppdrag och rapport över studietolkningsuppdrag
Vid studietolkning grundar sig anordnandet av tjänsten på en läsordning som läroanstalten gjort upp för den studerande, en studieplan, eller en tidtabell för arbetspraktiken som praktikstället gjort upp eller ett annat motsvarande dokument.
Om anordnandet av tjänsten grundar sig till exempel på en läsordning ska serviceproducenten foga läsordningen till den första registreringen för månaden av kundens studietolkningsbeställning.
Studietolkningsarbetet syns inte i serviceproducentens månadsrapport. Serviceproducenten ska spara studietolkningsrapporten i förmedlingssystemet. Studietolkningsrapporten fogas inte som bilaga till fakturan. Studietolkningsarbetet och annat tolkningsarbete faktureras med separata fakturor.
Godkännande av kostnader på över 50 euro
Om serviceproducenten i samband med ett tolkningsuppdrag betalar kostnader på över 50 euro för till exempel inträdesavgifter ska producenten på förhand lägga fram kostnaderna för Centret för tolktjänst för personer med funktionsnedsättning. Om Centret för tolktjänst för personer med funktionsnedsättning godkänner kostnaderna kan serviceproducenten i efterhand fakturera kostnaderna av FPA.
Serviceproducenten ska lägga fram kostnaderna på blanketten Resplan/Godkännande av kostnader (Excel-fil).
Som bilaga till fakturan ska finnas följande:
- den godkända blanketten Resplan/Godkännande av kostnader (Excel-fil)
- en kopia av kostnadsverifikatet.
Av verifikatet ska framgå vad som ingår i kostnaden. Serviceproducenten ska se till att verifikaten är godtagbara ur bokföringssynpunkt.
Inkvarteringskostnader i Finland och inkvarteringstillstånd
Skötseln av arbetsuppgifterna kan förutsätta att tolken inkvarteras.
För att inkvarteringskostnaderna ska ersättas förutsätts att FPA har bedömt behovet av övernattning och på förhand gett tillstånd att tolken inkvarteras (s.k. inkvarteringstillstånd). Inkvarteringstillstånd behöver inte begäras separat om tolken måste bege sig iväg till tolkningsstället före kl. 5.00. Då registrerar Centret för tolktjänst för personer med funktionsnedsättning uppgiften om behov av övernattning i beställningens tilläggsuppgifter.
Beviljandet av inkvarteringstillstånd grundar sig alltid på kundens behov. Inkvarteringstillstånd beviljas inte av orsaker som beror på tolken.
Av de inkvarteringskostnader som serviceproducenten haft i och med tolkens utförande av sina arbetsuppgifter i Finland ersätter FPA högst 150 euro per dygn i huvudstadsregionen och 110 euro per dygn annanstans i Finland.
Serviceproducenten ska lämna en utredning om behovet av inkvartering på blanketten Resplan/Godkännande av kostnader (Excel-fil). Sänd blanketten per e-post till adressen vatu.laskutus@kela.fi. Rubriken för e-postmeddelandet är ”Inkvarteringstillstånd i Finland, beställningsnummer”.
När Centret för tolktjänst för personer med funktionsnedsättning har behandlat blanketten med resplanen skickar Centret uppgift om avgörandet till serviceproducenten per e-post.
Som bilaga till fakturan ska finnas följande:
- den godkända blanketten Resplan/Godkännande av kostnader (Excel-fil)
- en kopia av kostnadsverifikatet.
Av verifikatet ska framgå vad som ingår i kostnaden. Serviceproducenten ska se till att verifikaten är godtagbara ur bokföringssynpunkt.
Att skriva faktura
Tolkningsarbetet och studietolkningsarbetet faktureras med separata fakturor. Arbete som utförts inom olika upphandlingsområden faktureras med separata fakturor.
För faktureringen används blanketten Fakturablankett för tolktjänst för personer med funktionsnedsättning TU 55r (pdf) eller serviceproducentens egen blankett.
Kundens personuppgifter får inte framgå av fakturan eller dess bilagor.
Serviceproducentens faktura för månaden, månadsrapporten och övriga nödvändiga bilagor ska skickas till FPA högst en gång i månaden.
De ska skickas senast inom en månad från utgången av månaden för tillhandahållandet av tolkningen. Fakturan ska vara FPA till handa senast den sista dagen i månaden efter den månad då tolkningen genomfördes.
Betalningsvillkoret för fakturan är 21 dagar räknat från fakturans datum. Datumet för fakturan kan vara tidigast den dag då rapporten skrivits ut.
Om serviceproducenten inte har fått alla kostnadsverifikat i anslutning till en beställning senast vid faktureringsperiodens utgång, kan den andel som hänför sig till det verifikat som inkommer senare faktureras i efterhand i samband med den månatliga faktureringen.
Sändande av faktura
Adressen för pappersfakturor är
Folkpensionsanstalten
PB 830
00038 CGI
Fakturans referens: ET VATU STY
Adressen för nätfakturor är
0037024624603000, Telia OYJ CGI
Förmedlarkod (operatörskod): 003703575029
Fakturans referens: ET VATU STY
Fakturor kan inte skickas per e-post.
FPA kan begära tilläggsutredningar och kopior av kvitton i samband med att fakturan granskas. Om fakturan inte innehåller felaktigheter betalas den till serviceproducenten på förfallodagen.
Granskning av fakturan vid Centret för tolktjänst för personer med funktionsnedsättning
Om man märker fel eller brister i fakturan eller rapporteringen tar Centret för tolktjänst för personer med funktionsnedsättning kontakt per e-post med serviceproducentens kontaktperson för faktureringen.
Serviceproducenten ska granska innehållet i den felaktiga fakturan och skriva en ny faktura med nytt fakturanummer och nytt fakturadatum. För den felaktiga fakturan ska man alltid skicka en kreditnota.
Serviceproducenten kan fråga om faktureringen per e-post på adressen vatu.laskutus@kela.fi
Begäran om rättelse av rapporter och tillägg kan skickas till adressen vatu.tukipalvelut@kela.fi.