Kuntoutuspalvelujen laskutus

Ennen verkkolaskutuksen käyttöönottoa selvitä

• onko laskutusjärjestelmässäsi verkkolaskutusmahdollisuus
• sisältääkö käyttämäsi järjestelmän verkkolasku kaikki Kelan vaatimat laskun maksamiseen liittyvät tiedot, eli XML-sanoman pakolliset tiedot ja pdf-laskun pakolliset tiedot.

Jos verkkolaskutus on mahdollista ja lasku sisältää kaikki Kelan edellyttämät tiedot, sovi verkkolaskutukseen siirtymisestä järjestelmätoimittajasi kanssa. Tarvittaessa voit tiedustella verkkolaskutukseen siirtymisen mahdollisuuksista myös käyttämäsi laskutusjärjestelmän asiakastuesta.

Laskussa pitää olla sekä XML-sanoman että pdf-laskun pakolliset tiedot. Tarvittavat tiedot ovat samat kuin paperilomakkeilla ilmoitettavat tiedot.

Kaikissa verkkolaskutusjärjestelmissä ei ole mahdollista ilmoittaa Kelan vaatimia tietoja. Tällöin Kela ei voi käsitellä verkkolaskua. Ole yhteydessä verkkolaskun järjestelmätoimittajaan, jos verkkolaskua on tarpeen muokata.

XML-sanoman pakolliset tiedot ovat

• Laskun vastaanottajan y-tunnus
• Laskun vastaanottajan nimi
• Laskun numero
• Viitenumero
• Laskuttajan viite
• Laskuttajan Y-tunnus
• Palveluntuottajan Y-tunnus
• Sähköpostiosoite

Kelan Y-tunnus on 0246246-0.

Ilmoita pdf-laskulla laskun varsinaiset tiedot:

• Ensimmäisellä sivulla ilmoitetaan laskuttajaa ja palveluntuottajaa koskevat tiedot.
• Toisella sivulla ilmoitetaan laskutettavat tiedot kuntoutuspalveluittain.

Pdf-laskulla ilmoitettavien tietojen on vastattava Kelan paperilomakkeilla ilmoitettavia tietoja.

• Kuntoutuslasku KU 201 (pdf)
• Terapialasku – Vaativa lääkinnällinen kuntoutus KU 203 (pdf)
• Terapialasku – Kuntoutuspsykoterapia – Harkinnanvarainen kuntoutus KU 205 (pdf)

Tarkistathan verkkolaskulle muodostettujen tietojen oikeellisuuden ennen laskun lähettämistä Kelaan!

Katso esimerkkejä pakollisten tietojen ilmoittamisesta (pdf).

Noudata verkkolaskutuksessa tämän sivun yleisiä laskutusohjeita.

Lähetä kuntoutuksen tilityslaskut Kelaan verkkolaskuina Finvoice 3.0 -standardin mukaisesti. Kelan verkkolaskutustiedot:

• Vastaanottaja: Kela, Kava
• Verkkolaskutusosoite: 00370246246030004
• Välittäjätunnus: 003703575029
• Välittäjä: Telia Finland Oyj (Telia/CGI)

Lähetä verkkolaskun tiedot aina sekä xml-sanomana että pdf-laskuina. Älä lähetä liitelomakkeita.

Älä ilmoita asiakkaiden henkilötunnuksia verkkolaskussa. Henkilötunnukset pitää korvata kuntoutuspäätösten päätöstunnisteilla.

Kela maksaa verkkolaskutuksella haetut kuntoutuskustannukset maksuehtolain (Laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista, 30 /2013) mukaisessa maksuajassa. Maksuaika on enintään 30 päivää siitä, kun lasku tai tilitys saapuu Kelaan.

Kela voi maksaa laskun maksuajan puitteissa vain, jos palveluntuottajan lähettämässä verkkolaskussa on samat tiedot kuin paperilomakkeilla. Kela ottaa yhteyttä palveluntuottajaan, jos riittäviä tietoja tai selvityksiä ei ole.

Tarkempia ohjeita verkkolaskutukseen:

• Finvoice 3.0 -soveltamisohje (pdf)

• Esimerkkejä pakollisten tietojen ilmoittamisesta (pdf)

Jos käyttämässäsi verkkolaskutusjärjestelmässä ei ole mahdollista ilmoittaa Kelan vaatimia tietoja, olethan aina yhteydessä verkkolaskun järjestelmätoimittajaan. Kela ei pysty vaikuttamaan siihen, mitä tietoja verkkolaskutusjärjestelmässä on mahdollista ilmoittaa.

Jos haluat kysyä muuta laskutukseen liittyvää, voit olla yhteydessä sähköpostitse kuntoutus_jarjestelmat@kela.fi.  

Verkkolaskutuksesta on palveluntuottajalle useita hyötyjä:

• Pääset eroon paperisten laskujen lähettämisestä Kelaan.
• Laskut saapuvat luotettavasti ja nopeammin Kelaan. 
• Säästät postituskuluja ja ympäristöä.
• Laskutuksen ja laskujen hallinta helpottuu.   

Kun laskutat, noudata

• Kelan antamia laskutusohjeita 
• allekirjoittamasi sopimuksen laskutusperusteita 
• hintaliitteen mukaisia laskutusperusteita
• palvelukuvauksen laskutusohjeita.

Laskuta arvonlisävero arvonlisäverolain mukaisesti. Voit käyttää apuna ohjetta terveyden- ja sairaanhoidon arvonlisäverotuksesta (vero.fi). Huomioi erityisesti ohjeen kohta 3.8., joka kertoo kuntoutuspalveluista. Siinä kerrotaan, miten veroja pitää maksaa ammatillisesta ja lääkinnällisestä kuntoutuspalvelusta sekä kuntoutukseen osallistuvan läheisen majoituksesta ja ravinnosta.

Laskutusohjeiden mukaisen laskun tekeminen ja toimittaminen ovat palveluntuottajan vastuulla. 

Jos palveluntuottajan laskut poikkeavat ohjeista jollain olennaisella tavalla tai toistuvasti, palveluntuottajalle voi aiheutua seuraamuksia. Esimerkiksi sopimukseen perustuvissa palveluissa puutteellinen laskutus voi johtaa sopimuksen purkamiseen. 

Lähetä lasku 2 kuukauden kuluessa siitä, kun asiakas on ollut kuntoutuspalvelussa. Jos toimitat laskun myöhässä, kerro myöhästymisen syy.

Jos asiakkaan kuntoutus on pitkäkestoinen tai koostuu useista jaksoista, laskuta kustannukset kesken kuntoutuksen tai jaksojen päätyttyä.

Lue verkkolaskutuksen ohjeet.

Jos toimitat laskun paperisena, katso postiosoitteet kuntoutustilityksille ja kuntoutuspalautteille.

Älä peri kuntoutujalta asiakasmaksua, omavastuumaksua tai muuta lisämaksua palvelukuvauksen mukaisesta kuntoutuksen toteuttamisesta.

Kela maksaa hyväksytyn laskun viimeistään 30 päivän kuluttua siitä, kun lasku on tullut Kelaan (laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista 30/2013). 

Laskuttajana toimii sopimuksen allekirjoittanut palveluntuottaja tai muu laskuttaja, jonka palveluntuottaja on ilmoittanut Kelan sopimushallintaan. Alihankkija laskuttaa palveluntuottajaa heidän keskinäisen sopimuksensa mukaisesti. Palveluntuottaja puolestaan laskuttaa Kelaa.

Jos laskuttajana toimii ryhmittymä, Kelalle ilmoitetaan ryhmittymän päävastuullisen jäsenen tiedot. Hänen kauttaan hoidetaan laskutus, maksaminen ja yhdenpito Kelaan. 

Kela korvaa vain toteutuneesta kuntoutuksesta aiheutuneet kustannukset. Jos kuntoutus keskeytyy, Kela korvaa palveluntuottajalle kustannukset, jotka ovat aiheutuneet kuntoutuksen järjestämisestä sen keskeytymiseen saakka. Lue tarkemmat ohjeet palvelukuvauksessa ja hintaliitteestä.
 

Lähetä Kelaan lomake Tilitys kuntoutuskustannuksista KU 206 (pdf) ja asiakaskohtainen laskutuslomake, joka on jokin seuraavista:

• lomake KU 201 kuntoutuslasku (pdf)
• lomake KU 205 neuropsykologinen kuntoutus ja kuntoutuspsykoterapia (pdf)
• lomake KU 203 vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen terapiat (pdf). 

Jos kustannuksia ei laskuteta Kelan lomakkeilla, palveluntuottajan omissa lomakkeissa täytyy olla kaikki samat tiedot samassa järjestyksessä kuin Kelan lomakkeissa.

Lähetä Kelaan Tilitys kuntoutuskustannuksista KU 206 (pdf)  ja lomake Avo- ja laitoskuntoutus- sekä kuntoutuskurssit KU 201 (pdf) sekä erikseen asiakkaan läsnäolotodistus ja lyhyt kuntoutuspalaute

Palveluntuottaja voi lähettää verkkolaskuja Kelaan vuoden 2024 alussa.  Lue verkkolaskutuksen ohjeet.

Joissakin ammatillisen ja harkinnanvaraisen kuntoutuksen palveluissa on käytössä hintalaji kilometrikorvaus. Tällöin matkakustannukset laskutetaan kilometrikorvaus hintalajilla.

Merkitse laskuun seuraavat tiedot:

• tarkat osoitteet lähtö- ja saapumispaikasta
• matkakilometrit pyöristettynä ylöspäin seuraavaan alkavaan kilometriin.

Esimerkki

Valmentaja matkustaa asiakkaan tapaamiseen. Valmentajan lähtöpiste on 4,6 km

päässä tapaamispaikasta ja hän palaa takaisin lähtöpisteeseen tapaamisen jälkeen.

Laskuun merkitään

• tarkat osoitteet: Terapiatie 1, 0000 Helsinki – Kotikatu 2, 0000 Helsinki – Terapiatie 1, 0000 Helsinki
• kilometrit pyöristettynä seuraavaan alkavaan kilometriin: 4,6 km + 4,6 km = 9,2 km eli pyöristettynä 10 km
• korvauksen määrä: 10 km x kilometrikorvaus x,xx e/km = x,xx euroa

Lisää esimerkkejä palvelukohtaisten hintalajien käytöstä on palvelukohtaisessa hintaliitteessä.

Toteutumattomat tapaamiset voi laskuttaa, jos peruuntumisen syy on jokin seuraavista:

• Nuori ei osallistu tapaamiseen äkillisen sairastumisen takia. Tarkemmat ohjeet löydät palvelukuvauksen yleisen osan luvusta 17.3 ”Kuntoutuspalvelun toteuttaminen ja laskuttaminen, kun nuori sairastuu äkillisesti”.
• Nuori sairastuu äkillisesti tapaamisen aikana.
• Valmentaja toteaa tapaamisen aluksi, että nuoren toimintakyky ei ole päihtymyksen vuoksi riittävä siihen, että tapaaminen voitaisiin toteuttaa.

Kela ei korvaa muista syistä peruuntuneita käyntikertoja.

Ryhmämuotoiset kuntoutusjaksot toteutetaan majoituksella tai ilman majoitusta. Asiakas voi valita, osallistuuko hän ryhmämuotoisille kuntoutusjaksoille ilman majoitusta vai majoituksella palveluntuottajan laitosyksikössä tai erillisessä majoitustilassa. Jos asiakas majoittuu kuntoutuksen aikana palveluntuottajan tiloissa tai erillisessä majoitustilassa, Kela maksaa palveluntuottajalle yöpymisestä majoituksen hinnan.

Asiakas ei yleensä voi vaihtaa kuntoutuksen toteutusmuotoa (kuntoutus majoituksella, kuntoutus ilman majoitusta) kesken kuntoutuksen. Toteutusmuotoa voi vaihtaa vain perustelluista, poikkeuksellisista syistä. Tällaisessa tilanteessa asiakkaan täytyy ottaa yhteyttä Kelan asiakaspalveluun ja kuntoutuksen palveluntuottajaan. Vaihto on mahdollinen vain, jos Kela hyväksyy sen.

Jos asiakas tarvitsee majoituksen, Kela korvaa palveluntuottajalle majoituksen ja ruokailun niille määriteltyjen kiinteiden hintojen mukaisesti. Jos asiakas saapuu majoituspaikkaan kuntoutusta edeltävänä päivänä, Kela ei korvaa yöpymisen kustannuksia. Asiakas voi hakea yöpymisen kustannuksiin yöpymisrahaa.

Avomuotoisten päivien (eli ryhmämuotoisten avovuorokausien) ajalta Kela korvaa palveluntuottajalle ruokailukulut kiinteällä, hintaliitteen mukaisella hinnalla. 

Ryhmäjaksoa ei ole tarkoituksenmukaista sijoittaa heti avopäivän jälkeen. Jos avopäivä on poikkeuksellisesti juuri ennen ryhmäjaksoa ja jos majoittuva asiakas on ilmoittanut yöpyvänsä ryhmäjaksoilla palveluntuottajan tiloissa, Kela maksaa palveluntuottajalle majoituksen hinnan. Majoituksen hintaa ei kuitenkaan makseta silloin, jos asiakas on ilmoittanut, ettei hän yövy ryhmäjaksoilla palveluntuottajan tiloissa.

Jos asiakas osallistuu Kiila-kuntoutukseen ja majoittuu palveluntuottajan tiloissa, Kela korvaa myös lähtöpäivältä ruokailu majoittuville -hinnan. Esimerkiksi jos asiakas on ryhmäjaksolla tiistaista perjantaihin, hinnat korvataan seuraavasti:

• ti–to: kuntoutuspalvelu, asiakas, majoitus ja ruokailu majoittuville
• pe: kuntoutuspalvelu, asiakas ja ruokailu majoittuville.

Jos asiakas on majoittunut torstain ja perjantain välisen yön, korvataan perjantailta ruokailu majoittuville -hinta riippumatta siitä, mihin aikaan asiakas lähtee. Perjantain kuntoutusohjelman täytyy kestää koko päivän. Majoitus korvataan 3 yöltä tiistaista perjantaihin.

Jos asiakas ei majoitu palveluntuottajan tiloissa ryhmäjakson aikana, korvataan kuntoutuspalvelun hinnan lisäksi ruokailu ei-majoittuville -hinta.

Kun kurssin toteutus on alkanut ennen vuotta 2024, voit laskuttaa

• palvelukuvauksen mukaiset kuntoutuspäivät
• ensimmäisen sairauspäivän, kun asiakas tai kuntoutukseen osallistuva omainen sairastuu äkillisesti
• lauantain, jos asiakas osallistuu palvelukuvauksen mukaiseen kuntoutusohjelmaan ja lähtee tämän jälkeen pois kuntoutuksesta
• sunnuntain, jos asiakas
  • on läsnä ja päivä kuuluu palvelukuvauksen mukaiseen kuntoutukseen
  • palaa kuntoutukseen klo 16 mennessä ja saa siellä päivällisen, iltapalan ja seuraavan yön majoituksen.

Äkillisen sairastumisen ensimmäiseltä päivältä laskutettava korvaus kuluttaa myönnettyjä kuntoutuspäiviä tai -kertoja.

Kun kyse on harkinnanvaraisesta yksilökuntoutuksesta tai kursseista, joiden toteutus on alkanut vuoden 2024 jälkeen, voit laskuttaa palvelukuvauksen mukaiset toteutuneet kuntoutuspäivät. Palvelukuvauksen yleisessä osassa kappaleessa ”Kuntoutuspalvelun toteuttaminen ja laskuttaminen” ohjeistetaan, miten toimitaan, jos asiakas tai läheinen sairastuu äkillisesti kuntoutusta edeltävänä iltana klo 16 jälkeen tai kuntoutuspäivän aamuna.

Et voi laskuttaa

• kuntoutusta edeltävää päivää, jolloin asiakas on saapunut kuntoutuspaikkaan eli laitosyksikköön
• sairauspäiviä, jotka seuraavat välittömästi ensimmäistä sairauspäivää
• poissaolopäiviä, jotka johtuvat jostain muusta syystä kuin äkillisestä sairastumisesta.

Voit laskuttaa vain toteutuneet käynnit.

Jos terapia toteutuu kaksoiskäyntinä, kirjataan samalle päivälle kaksi eri käyntikertaa. Kaksoiskäynnit ovat mahdollisia yksilö- tai ryhmäterapiassa.

Lisätietoja voit lukea dokumentista Menettelyohjeita terapeuteille Kelan kuntoutuspsykoterapian toteuttamiseen liittyen 5/2021 (pdf). 

Voit laskuttaa vain toteutuneet käynnit.

Voit laskuttaa

• palvelukuvauksen mukaiset kuntoutuspäivät
• ensimmäisen sairauspäivän, kun asiakas tai kuntoutukseen osallistuva omainen sairastuu äkillisesti
• lauantain, jos asiakas osallistuu palvelukuvauksen mukaiseen kuntoutusohjelmaan ja lähtee tämän jälkeen pois kuntoutuksesta
• sunnuntain, jos asiakas
  • on läsnä ja päivä kuuluu palvelukuvauksen mukaiseen kuntoutukseen
  • palaa kuntoutukseen klo 16 mennessä ja saa päivällisen, iltapalan ja seuraavan yön majoituksen.

Äkillisen sairastumisen ensimmäiseltä päivältä laskutettava korvaus kuluttaa myönnettyjä kuntoutuspäiviä tai -kertoja.

Et voi laskuttaa

• kuntoutusta edeltävää päivää, jolloin asiakas on saapunut kuntoutuspaikkaan eli laitosyksikköön
• sairauspäiviä, jotka seuraavat välittömästi ensimmäistä sairauspäivää
• poissaolopäiviä, jotka johtuvat jostain muusta syystä kuin äkillisestä sairastumisesta.

Yksilöterapia voidaan toteuttaa asiakkaan kotona, koulussa, päiväkodissa tai muussa arjen ympäristössä. Tämä ei koske allas- ja ratsastusterapiaa.

Ryhmäterapiassa ei voi toteuttaa kotikäyntejä.

Palveluntuottajalle voidaan korvata kotikäyntilisä silloin, kun palveluntuottajalle aiheutuu matka 

• yksilöterapiakäynnistä, joka toteutuu asiakkaan kotona, koulussa tai päiväkodissa 
• yhteistyökäynnistä enintään neljä kertaa vuodessa 
• liikuntamuodon kokeilusta ja harrastuksiin ohjauksesta enintään viisi kertaa vuodessa 
• ohjauskäynneistä, jotka on myönnetty kuntoutuspäätöksellä.

Palveluntuottajalle ei korvata asiakkaan kuljettamisesta aiheutuneita kustannuksia. 

Kotikäyntilisä on terapiakäynnin keston mukainen hinta korotettuna  

• 50 %:lla, jos edestakainen matka on alle 36 kilometriä
• 70 %:lla, jos edestakainen matka on 36–70 kilometriä
• 100 %:lla, jos edestakainen matka on yli 70 kilometriä.

Jos kotikäynneistä aiheutuu vain yhdensuuntaisia matkoja, noudatetaan edellä mainittuja kilometrimääriä ja kotikäyntilisiä.

Kun saman käynnin yhteydessä toteutetaan useamman asiakkaan kuntoutus samassa paikassa, esimerkiksi palvelutalossa, maksetaan kotikäyntikorotus vain yhden asiakkaan osalta. Muiden asiakkaiden osalta maksetaan perushinta, koska palveluntuottajalle ei synny erillisiä matkakustannuksia siirtymisistä muiden asiakkaiden osalta. 

Palveluntuottajalle maksetaan kotikäyntikorotuksen lisäksi erillinen matkakorvaus, kun yhden kotikäyntinä toteutuvan terapiakerran yhdensuuntainen matka ylittää 100 kilometriä. Erillinen korvaus maksetaan erikseen sekä meno- että paluumatkalta Verohallinnon voimassa olevien kilometrikorvausten mukaisesti.

Esimerkki

Palveluntuottaja lähtee Oulun toimipisteestään toteuttamaan terapiaa Kajaaniin asiakkaan kotiin. Palveluntuottajan matka toimipisteestä asiakkaan kotiin on yhteen suuntaan 180 kilometriä. Kela korvaa terapiakäynnin kotikäyntikorotuksella (100 %), minkä lisäksi palveluntuottaja saa 80 kilometrin osalta erillisen korvauksen per suunta (meno–paluu), eli 80 km x 0,53 euroa x 2 (Verohallinnon kilometrikorvaus vuonna 2023). 

Kotikäyntien matkoja laskutettaessa täytyy ottaa huomioon, mistä matka aloitetaan ja mihin matka päättyy. 

Terapeutti voi aloittaa matkan esimerkiksi toimipisteeltä tai kotoaan.

• Jos palveluntuottajan ilmoittama osoite ei ole sopimuksen tehneen vakuutuspiirin alueella, Kela korvaa terapian toteuttamisesta aiheutuneet matkakustannukset sopimuksen tehneen vakuutuspiirin rajalta.
• Terapeutti laskuttaa matkakustannukset sopimuksen tehneen vakuutuspiirin rajalta auton matkamittarin mukaisesti asiakkaan luokse. Matka sopimuksen tehneen vakuutuspiirin rajalle asti on normaalia työmatkaa. 
• Lue lisää palvelukuvauksen liitteestä 1.

Kotikäyntilisät laskutetaan seuraavasti:

1. matka: Terapeutti lähtee toimipisteeltään asiakkaan A luo. Matka on yhteensä 3 km, jolloin kotikäyntilisä on 50 %.

2. matka: Terapeutti menee asiakkaan A luota asiakkaan B luo ja sieltä terapeutin toimipisteelle. Matka on yhteensä 9 km, jolloin kotikäyntilisä on 50 %.

Esimerkissä molemmat asiakkaat ovat Kelan asiakkaita. 

Kotikäyntilisä laskutetaan seuraavasti, jos matka asiakkaan luo on kotoa lyhyempi kuin toimipisteestä:

• Terapeutti lähtee toimipisteeltään asiakkaan A luo. Matka terapeutin toimipisteeltä asiakkaan kotiin on 20 km ja sieltä takaisin terapeutin kotiin, jonne matka on 10 km. Terapeutin matka kotiin on siis lyhyempi kuin matka toimipisteeseen. Laskutettava edestakainen matka on yhteensä 30 km, jolloin kotikäyntilisä on 50 %.

Koska todellinen kuljettu matka on lyhyempi kuin laskennallinen matka asiakkaan A luota toimipisteelle, laskutetaan todellinen kuljettu matka.

Kotikäyntilisä laskutetaan seuraavasti, jos matka kotoa on pidempi kuin toimipisteestä:

• Terapeutti lähtee toimipisteeltään asiakkaan A luo. Matka terapeutin toimipisteeltä asiakkaan kotiin on 10 km ja sieltä terapeutin kotiin, jonne matka on 30 km. Matka toimipisteeseen on siis lyhyempi kuin matka kotiin. Laskutettava edestakainen matka on yhteensä 20 km ja kotikäyntilisä on 50 %.

Jos asiakas ei ole Kelan asiakas, menomatkaa hänen luokseen ei voi laskuttaa Kelalta. Kotikäyntilisät laskutetaan seuraavasti:

• Terapeutti lähtee toisen tahon asiakkaan luo, jonne matkaa on 10 km ja siirtyy sieltä Kelan asiakkaan luo, jonne on matkaa 40 km. Terapeutti lähtee takaisin omalle toimipisteelleen, jonne matkaa on 65 km. Laskutettava yhdensuuntainen matka on yhteensä 105 km, kotikäyntilisä on 100 %.

Jos terapeutilla on matkan varrella muitakin kuin Kelan asiakkaita, kotikäyntilisä maksetaan vain niistä matkoista, jotka ovat aiheutuneet Kelan asiakkaan terapiasta. 

Terapeutti kirjaa esimerkiksi julkisen tahon asiakkaan osoitteen niin, että asiakasta ei voi tunnistaa sen perusteella, esimerkiksi Isokatu, Oulu. 

Kun saman käynnin yhteydessä samassa katuosoitteessa, esimerkiksi palvelutalossa, toteutetaan useamman henkilön kuntoutusta, kotikäyntilisä maksetaan vain yhden henkilön laskussa. 

Kelan asiakkaiden osoitteet kirjoitetaan tarkkuudella kadunnimi, talon numero ja paikkakunta. 

Muiden kuin Kelan asiakkaiden osoitteet kirjoitetaan tarkkuudella kadun nimi ja paikkakunta. 

Terapeutin kotiosoitetta ei kirjoiteta laskuun yksityisyyden suojan varmistamiseksi. Kirjaus ”koti” riittää. Tarvittaessa Kela pyytää tarkentamaan tietoa.